【行政管理】文件和资料控制程序

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1、远大·程序文件文件和资料控制程序文件号Y-Ⅱ-05版次C编制颜利宇审核李涛批准张跃共2页第1页日期98.12.31日期98.12.31日期98.12.31生效日期99.1.1更改记录标记处数更改单号更改人更改日期更改记录标记处数更改单号更改人更改日期天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：1755696321目的和适用范围远大宣言指出：“我们信守万事求源的工作态度，实行以过程为中心的管理原则和以制度为行动指南的管理方针。”制度的具体表现形式

2、就是文件，每一个远大员工的一切工作必须围绕文件的编制、执行、修改进行。这样才能使我们：部门之间衔接可靠，员工之间沟通顺畅；工作质量及产品质量稳定；老员工及能力强的员工的经验和智慧得以保存和传播；新员工能迅速熟悉工作；低能力员工能迅速符合岗位要求。文件能使我们工作差错最少、效率最高。文件是远大生存的第一条件。为了对文件实行统一、有效的控制，特制定本程序。本程序适用于公司所有文件和资料的控制。2职责2.1总经办负责全公司文件和资料的归口管理。2.2总经办资料室（简称资料室）负责所有文件和资料的发放和记录。3文件

3、和资料的分类3.1按文件级别依次分为远大宣言、质量手册和程序文件、管理文件和技术文件、外来资料。——远大宣言是公司一切工作的行动纲领；——质量手册是质量体系的纲领性文件，支持远大宣言；程序文件是描述各部门为实施质量体系要素进行的活动程序，支持质量手册；——管理文件和技术文件是具体活动的操作规范（或规定），直接支持远大宣言或支持程序文件。其中管理文件分为生产类、营销类、服务类、行政类等。技术文件分为设计文件、工艺文件；——外来资料是非本公司编制的资料，补充和支持公司其他文件，包括外来引用资料和外来参考资料；3

4、.2按文件类别分为基础文件、通用文件、衔接文件、部门文件、暂行文件。——基础文件是规定文件写作、编号和控制等的文件；——通用文件是使用人数多，适合多个部门或公司所有部门的文件；——衔接文件是两个或几个部门共同遵守的文件；——部门文件是部门内部使用的文件；——暂行文件是指明确知道执行期很短（一般指1个月或几个月）的文件。4文件编制4.1任何人均可提出或参与编制文件。4.2各部门必须完成职责范围内文件的编制。4.3编制时务必参考旧文件及其他相关文件。5文件审核5.1总经办负责组织远大宣言、质量手册、程序文件的审

5、核。5.2技术课负责机械部分设计文件的审核。开发课负责电气部分设计文件和工艺文件的审核。品管课负责检验规程/标准的审核。工艺室负责其他工艺文件的审核。5.3其他文件不限审核部门，但以相应职责部门为主。5.4文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。6文件的批准6.1远大宣言、质量手册由总经理批准；程序文件由管理者代表批准。6.2机械部分设计、工艺文件分别由总经办和直燃机厂厂长批准，电气部分设计、工艺文件由用户中心主任批准。6.3销售公司经理、直燃机厂厂长、行政部部长、用户中心主任可批准本部门内部使用的管理文件。机

6、密/绝密文件、跨部门的文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件，一律由总经办批准。6.4文件批准时应呈报旧文件及其他相关文件。重要文件或牵涉面大的文件，应附有参与会审的人员签名。7文件的标识7.1文件编号(图纸除外）按《文件编号规定》执行。7.2机械类图纸的编号按《图纸编号规则及目录》执行。电气类图纸的编号按《电气工艺手册》执行。7.3发放的文件应有红色“受控”印章和分发号,但图纸（不含借用的图纸）、对外文件和临时性文件除外。7.4培训或修改用的文件，经人事课/总经办批准或其授权人批准后可复印，复印件上用

7、红笔注明“学习用”或“修改用”等字样。7.5试制图必须加盖“试制”印章。7.6机密和绝密文件分别在右上方注明“+”和“++”。8文件的发放8.1资料室负责编制和更新全公司《文件/资料一览表》，文件使用部门负责编制和更新本部门的《文件/资料一览表》。8.2资料室编制《质量手册发放清单》和《程序文件发放清单》，报管理者代表审批后，按清单发放质量手册和程序文件。其他文件按文件审批人/授权人审批的范围发放（图纸除外）。8.3资料室根据生产任务按工作中心发放图纸，作好发放登记。8.4资料室负责编制公司文件目录，报总经

8、办批准后，编辑公司文件总册；负责编制营销系统、服务系统、生产系统和行政系统常用文件目录，报总经办批准后，编辑营销系统、服务系统、生产系统及行政系统的常用文件分册。8.5资料室编制文件总册（分册）发放清单，报总经办批准后，按清单发放文件总册（分册）。8.6文件总册（或分册）持有人根据文件的更改情况及时修订或提出修订总册文件目录或分册文件目录。8.7文件年审后，资料室修订并发放总册和分册新的文件目录。8.8文件发放的