浅谈档案管理工作的重要性和管理方法

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1、浅谈档案管理工作的重要性和管理方法云南普洱市图书馆赵婵【摘要】人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等,是干部个人自身成长历史的真实记载,为单位的组织工作、人力资源管理工作的决策提供了可靠的依据。文章结合作者几年来档案管理的实践,就如何做好单位人事档案管理工作谈了几点体会。【关键词】人事档案重要性现状管理方法一、人事档案的重要性人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况，是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，因此具有原始性、真实性和完整性。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为

2、个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。在人们的工作生活中，人事档案扮演着重要的角色，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是学习经历、工作经历的记录。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面：人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它

3、与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，以个人为单位组合起来，以备日后查考的文件材料。人事档案的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效力。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。二、人事档案管理的现状　　人事档案与每个人的工作、生活密切相关，但它不是时刻都在发挥作用。人们往往在用的时候想起了它，不用的时候不闻不问。领导不重视，工作人员责任淡薄，人事档案管理工作处于被动应付的局面。由于认识不到位，服务观念不强，人事档案管理发展缓慢，跟不上档案服务信息化、网络化的要求。观念陈旧，服务意识差

4、，管理水平相对落后，造成档案管理混乱，严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。当前，档案工作人员普遍存在的问题有三点：　　2.1用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被看重。许多单位把人事档案管理工作简单化，不可能把优秀人才放在档案管理岗位，也没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的档案员，导致一些档案员不胜任信息时代的档案工作。2.2缺少专职人员。人事档案管理的处境如同鸡肋，负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心，兼职档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，工作中难免出现纰漏。2.3人员不稳

5、定。人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱，给档案利用带来很多麻烦，一些人因档案中缺少证明材料，涨不了工资，办不了社保，享受不到社会福利待遇，人才流动受阻等，让当事人产生诸多不满，成为影响社会和谐的因素。三、加强人事档案工作的基础建设3.1档案的收集、整理。对收集来的材料严格按照《干部人事档案整理规范》规定，逐份鉴别，认真筛选，并进行分类、排序、编目和精心加工，直至装订成卷。在整理档案材

6、料过程中做到：对照标准，仔细研究，依据人事档案材料的内容特征准确分类；对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工；按照类别排列顺序，逐份逐页输入目录，做到材料与目录相符，材料形成时间填写无误，材料份数和页码计算准确；装订做到四边齐，保证不压字、不损伤材料内容。3.2单位干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。3.3加强人事档

7、案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级单位人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档