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时间:2018-11-13
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1、浅谈火电EPC模式下的项目文件控制环节与方法文/山东电力工程咨询院有限公司 邵甜甜【摘要】文详细阐述了火电EPC管理下文件控制的含义和特征、文件控制的环节和方法等,以期抛砖引玉。..关键词火电EPC模式;项目文件;文件控制近年来,EPC管理模式(设计、采购、施工、试运行一体化)在火电建设乃至工程建设中得到了大量的应用,成功地克服了设计、采购、施工、试运行相互制约和脱节的矛盾。对文件的有效控制在EPC项目管理中占据着重要的地位,与安全控制、质量控制、进度控制、费用控制并列为五大控制,建立完善的文件控制管理体系,掌握必要的文件
2、控制方法对文件控制工作乃至火电项目建设显得尤为重要。一、文件控制的含义与特征火电EPC模式项目文件控制是指按照项目文件控制和管理程序,采用科学的方法和手段对项目文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、系统性、高效性进行控制,使项目文件始终处于有序合理的状态,为工程的高质量建设和顺利移交服务。该体系颠覆了档案管理的静态管理模式,从招投标开始介入,过程中动态控制,结束后验收移交,实现了全过程的动态控制模式。文件控制的特征主要体现在以下几个方面:(一)动态性。文件控制有别于对档案实体的静态管理,是对项目文件整个生命周期进行
3、动态的控制,并且在过程中对偏离项以及不符合项均会作出适当的调整,实现整个生命周期的动态管理。(二)全面性。文件控制需在过程中把握文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、系统性和高效性,实现过程中文件的全面性控制。(三)过程性。文件控制的重要阶段是在项目建设的过程中,此阶段也是文件控制的最佳时期,只有在过程中控制好项目文件的准确性、规范性、完整性、系统性和高效性,才会有高水准的验收移交。(四)控制性。文件控制的灵魂在于控制,即按照统一规则或者标准行事,避免任意的活动,通过一定的控制手段使得项目文件始终保持有序可控的状态
4、。二、文件控制的环节(一)招评标。在招标文件中应纳入文件管理,将文件清单、文件管理要求等写入标书中,并在评标时占据一定的比例进行考核,实现文件的源头控制。(二)签订合同。文控人员应参与合同的编制及修订,明确文件数量、质量、时间等各方面的要求,通过合同的法律效力明确职责与分工。(三)过程控制。专业工程师对文件完整性以及文件的质量进行过程控制,在过程中及时催报、审查项目文件,对不符合的情况及时纠正或退回。文控人员对文件的规范性进行过程控制,严格以程序文件的要求编制文件,文件流转过程中监督检查,对不符合的情况及时退回。(四)费用
5、控制。应建立相对应的激励与惩罚机制,例如,为项目文件管理预留5%工程款,通过费用控制项目文件管理与移交的质量。(五)竣工验收。以单位工程为单元进行竣工文件的验收与移交,单位工程结束后,接收单位及时对竣工文件进行技术性和规范性审查,把握好最后的控制环节。需要注意的是,文件控制与文件流转是有区别的。前者是能够控制文件的力的总和,具有制约性;后者是文件生命周期中运动的轨迹,没有明显的制约力。文件流转环节一定是文件控制的节点(但有强弱之分),但文件控制的节点不一定是文件流转的环节。文件控制环节、文件流转和文件控制的工作内容关系下图
6、:三、文件控制的方法文件控制应以“过程控制文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、流转高效性;竣工控制文件的成套性、系统性、移交及时性”为重心,以“三个一(一班人员、一套程序、一个平台)”为策略,建立覆盖项目生命周期全过程的文件控制体系。(一)一班人员——全员参与理念。应建立以项目领导为总负责人,文控管理部门为归口部门,其他各部门及全体成员共同参与的文件控制管理体系,加强全员参与理念,共同控制项目文件的规范性、完整性与高效性。(二)一套程序——严格执行程序。因根据合同的要求以及项目实际情况,编制管理程序体系,并且严格
7、以程序文件为依据规范项目文件的控制和管理。(三)一个平台——文档管理系统。依托文档管理系统,实现项目信息化管理和人机统一,提高文件管理水平,确保项目文件完全数字化与共享,方便利用。需要注意的是,文件的规范性、完整性和高效性之间是制约关系,并且,并不是文件的规范性、完整性、高效性越高越好,需要文控人员寻找之间的平衡点,动态把握之间的平衡关系。..
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