小议高校档案管理的信息化建设

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1、小议高校档案管理的信息化建设：21世纪的今天，世界早已经入了信息化时代。高校档案管理工作的信息化建设也早已有了专业的模式和规范。但是，如何更好地进行高校档案管理，是我们今天讨论的主题。　　Abstract:The21stcentury'stoday,theationizationtimeearly.Theuniversityrecordsmanagementationizationconstructionalsoalreadyhadthespecializedpatternandthestandard.But,ho

2、anagementanagementInformationizationCountermeasure　　简介：贾秀琴（1959.1）女，北京市门头沟区人，毕业于北京师范大学文秘专业，助理馆员。现就职于大同电力高级技工学校，主要研究方向：档案管理、创新　　　　一、随着X络时代和信息化的日趋深入，档案管理工作的信息化改造的优点也日益体现　　1、档案信息数字化、X络化是时代发展的要求。实践表明，数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间。只需有一台联X的电脑就可进入档案管理系统查阅所需要

3、的档案信息。高校档案信息数字化、X络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段，而且还能提高档案的管理效率。　　2、高校档案信息化是高校管理现代化的必然要求。高校档案部门为了提高工作效率，节省人力物力，普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、磁盘存储。这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，存储在电脑里，任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、X络化管理是高校档案工作发展的必由之路，是高校管理现代化的

4、必然要求。　　二、但是，在档案管理的信息化改造过程中，一些问题也日益凸显了出来　　1、基础设施配备不到位。信息化建设所需的硬件设备和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和X络，也就根本无法实现档案管理的信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、X路设备，软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。笔者调查发现，我国多数高校档案馆不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存在误区，认为仅仅

5、是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就可以算是信息化了。　　2、馆藏档案信息数字化进展缓慢。大家知道，对日常教学、科研和行政管理工作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容易，但是如果把高校几十年形成的全部的纸质档案进行数字化，建立起一套档案全文数据库，就是一件非常困难的事情了，需要大量的人力物力。　　3、档案管理信息化系统没有统一的标准。要实现高校档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准，这个标准不是单一某个方面的，而是一个标准体系，既要有高校档案管理X站信息系统设计和管理软件的应用标准，

6、也要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理标准，此外，高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联的工作标准等也需要统一。目前，国家至今没有统一的发展规划和标准，各高校档案馆各自为政，档案管理信息化发展存在着很大盲目性。这种状况如果长期持续下去，势必给档案X络化建设和资源共享造成隐患，严重阻碍档案管理信息化的进程。　　4、严重缺乏档案信息化专业人才。当前，各高校档案管理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。现在的档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼职做档案管理工作，导致高校档案人员普遍缺乏非

7、常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因素之一。　　三、从以下几点出发，切实抓好高校档案管理工作的信息化建设　　1、强化对高校档案管理信息化重要性的认识。要带头学习有关档案管理的法律法规，学习上级档案管理部门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息化工作重要性的认识。　　2、加强硬件和数据库建设。档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物

8、质条件是高校档案信息化的基础和前提。首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费。　　3、充分利用X络技术，建立档案管理信息化运行机制毋庸置疑，档案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现