excel在舰船物资招标采购中的应用

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1、Excel在舰船物资招标采购中的应用摘要：舰船物资采购由其产品的特殊性，具有复杂性、时延性等特点，本文探讨了应用Excel电子表格来处理舰船物资招标采购中遇到的问题，将Excel强大的制作表格、处理数据、分析数据等功能，引入到招标采购中，提高工作效率。　　关键词：Excel招标采购　　　　招标采购一般是在企业集中招标采购的基础上，遵循招标采购的原则，在“三公”即公开、公平、公正的前提下，由物资采购单位根据生产计划实施的动态招标采购活动。　　由于舰船的生产周期较长，期间会伴随有技术进步和对舰船功能的改进要求，经常会发生动态招标采购，而舰船的材料需求通常有品种较多，数量

2、不多，繁琐复杂，容易出错，期间经常出现各种问题，最终导致生产期延后或者成本激增。因此迫切需要一种简单、实用，可以有效控制成本的规范化软件。　　Excel是微软公司系列办公软件中的套件之一，在电子表格的处理上应用较多，它拥有大量专业的计算和数据分析统计功能，在制作财务报表和数据分析上具有非常突出的优势。因此舰船的采购工作利用Excel来完成帐目管理可以事半功倍。　　在物资招标的流程中，首先采购单位根据自己的生产中所需的品种，使用量、规格、技术要求等情况，建立excel表格，其次向社会公开需求招标采购的方式，最终确定若干家供应企业为本单位拟供货企业。这时供需双方签订产品

3、质量保证协议书。按生产企业订单所需物资的情况，由采购部提供采购计划的excel表，通常按月或季度出具短中期材料动态招标采购计划表，既保证企业正常生产交付任务，又不致造成物资库存积压。这样Excel的数据处理功能就可以确保产品质量，保障产品的供应量，最终提高物资招标采购工作效率，并降低物资招标采购成本。　　Excel表格在舰船物资招标采购中的使用步骤　　1、舰船材料招标采购计划表的生成　　根据船舶研发企业和制造企业的订单情况，运用生产管理系统确定生产物资的最低库存数量，并根据生产进度自动按季度或月份生成船舶物资采购计划表，并据此制作成Excel表格，经主管采购的部门审

4、批后确定招标采购正式计划表。　　2、Excel格式的生产物资招标采购计划表　　生产物资招标采购计划表项目列中应该包括名称，技术指标、单位、数量、报价和报价企业等内容，这里面技术指标和报价是关键设置，因为舰船由于其用途的特殊性，必须在满足技术指标的前提下尽量降低报价，不能单纯的为了降低费用，而造成重大的责任事故。　　3、招标采购计划表的发送以及回收　　招标采购计划表确定后，由采购部门将生产材料招标采购计划表分发给若干家供货企业报价，要求供货企业在收到邮件后，仍然在原始Excel中填写报价和报价企业名称，填写好的报价计划表以加密的电子表格形式回发给生产制造企业。收到报价

5、计划邮件后，按照报价供货商名称命名Excel文档，进行原始资料的备份存档。然后将每份报价计划表内容复制粘贴到同份空白的动态招标采购计划表上，实现所有报价计划表内容。　　4、合并报价计划表并按照数据排序　　报价招标采购计划表内容全并后，利用Excel功能对表格内容实施数据排序。首先，点击菜单栏中“数据”菜单，显示数据菜单下拉列表；其次，在数据拉列表中点击“排序”，弹出“数据排序”对话框；再次，在对话框“主要关键字”复选框中选中“序号”，点选“升”序，最后在数据排序对话框中点击“确定”即可完成表格数据排序。合并后的报价采购计划表内容按照序号大小升序排列，按照报价高低降序

6、排列。　　在信息化时代，各种信息和价格要求规范化，采购类软件要实现功能的全面化，使用的易操作化，尤其在舰船生产上牵扯到的行业和部门非常庞大，需要处理的数据异常繁杂，必须推行信息化建设，而Excel中制作采购计划表非常简捷，与传统人工方式相比，不仅省时经济，而且准确可靠。不需要另设专门组织机构，由库管、采购、会计人员利用正常工作时间即可完成动态采购一系列工作。并且Excel表格在实际工作中，有助于保持舰船材料的的相对稳定，有利于生产制造企业制造质量稳定的产品，为国家的国防建设做出贡献。　　综上所述，Excel具有强大的数据排序功能，可实现电子表格中各种数据的排序操作，

7、操作比较简单，工作人员都能掌握，在一定程度上杜绝了手工操作所产生的误差，可大大提高工作效率，而且便于资料保存核查。因此运用Excel表格制定采购计划表，其优势显而易见，值得推广应用。