传媒集团网络传真系统的设计与实施

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1、传媒集团网络传真系统的设计与实施传真是一种技术成熟、操作简单、应用广泛的通讯办公方式。传真件可作为法律公认的证据，在各行业各单位都起到非常重要的作用。传真信息流包含了大量的客户资源、业务信息、往来凭据等，是企事业单位、政府机关极为重要的一条信息往来通道。湖北日报传媒集团所属部门、分支机构众多，每间办公室都有一台甚至多台传真机，对外联系频繁，传真使用频率较高，对传真件的使用和管理非常闲难。因此，建设网络传真系统，将传真信息的管理从手工式、分散式、纸张式向自动化、集中化、网络化、信息化方向发展是现实的要求。随着集团网络信息化建设的发展，目前已经建成了较为

2、完善的网络基础平台及各种应用系统。充分利用网络信息技术，不仅是提高办公效率、提升办报水平、加强企业管理的需要，同时也是保护环境、节约资源、建设“两型”（环境友好型、资源节约型）社会的需要。湖北口报传媒集团网络传真系统，充分利用现有的电话程控交换平台和网络平台，融合网络通讯技术与程控交换技术，并采用基于UNIX内核构架的服务器，对传真文档实行数据库管理（如图）。该网络传真系统的服务器主要由两部分组成：主控单元和端口设备。主控单元主要负责用户管理、传真信息管理、网络通讯。端口设备主要负责与程控交换机、局域网及联网的实时通讯。该系统共有8个端口，通过集群堆

3、叠具有扩展功能。操作系统是基于BSD版本的、面向网络通讯和通讯安全优化的、定制的UNIX操作系统，采用实时和分布处理来保证每条线路都能同时全速处理任务。用户的使用基于WEB方式，简单方便；同时支持B/S和C/S模式，集团本部也可以采用局域网方式登录，分社、记者站等分支机构则采用WEB方式。该系统实现了多种传真收发方式互通。发传真：传真机到传真机、传真机到电子信箱、电脑到传真机、电子邮件到传真机；收传真：到电子信箱、到传真服务器、到传真机、到打印机。该系统的管理由一系列功能模块组成：系统管理模块、用户管理模块、通信录管理模块、传真管理模块。在系统管理模

4、块中，能进行邮件的设置、拨号规则等的设置。拨号规则设置了国内国际外线、内线、出错重发、传真群发等发送传真的拨号方式及其他设置。在用户管理模块中，系统可以批量创建用户、删除增加用户、修改用户设置（如给用户分配虚拟的分机号码、系统登录名、登录密码等）、转移用户、赋予不同的用户不同的权限等。用户的权限管理功能比较全，人员可以在部门间调整，主管级别可以变更，一个主管可以管理多个部门，一个部门也可以有多个主管，一个人也可属于多个部门。这种管理模式应用起来非常方便。主管有权对所在部门的下一级用户进行管理。重要传真的审批权和加盖电子印章的审批权由系统根据实际要求赋

5、予不同的用户。在用户管理的基础上，我们能够快捷地形成单位、部门、个人的通信录管理。依托这个传真通信录，系统能够方便地实现传真自动群发。在实际应用中，我们经常会遇到一份传真件需要向众多的客户发送的情况。传统的做法只能是安排专人守在传真机面前，不停地拨号，走纸，再拨号，再走纸，不停地重复，而现在可以利用系统的自动群发功能，只需将所要发送的对象在通信录中选定，点击发送就行了，系统会自己根据线路情况逐个发送。这大大地节省了人力和时间，有效地提高了工作效率。传真管理模块对传真的发送、接收和传真件存贮归档等的管理非常精细。它包括：发传真、收件箱、发件箱、垃圾箱、

6、归档夹、查找传真、查找批件、传真统计、传真审批、印章管理等等。发送传真时，用户在编好传真电子文档后，无须打印出纸，可通过传真系统直接发送到对方的传真机上。如需审批或加盖印章，则向有审批权的用户请求审批，有审批权的用户同意签发或加盖印章此传真件自动发送到目的地，如果没有通过，反馈给发件人，无需打印出纸。系统还允许用户将已经编好的WORD文档、jPG或TFF图片以附件的方式发送到对方传真机上。这一点借鉴了电子邮箱的功能。所有的传真电子文件通过不同的精度（可由用户根据要求设定），以图片的方式发送到对方传真机上。用户可以在收件箱查看已收到的传真件，根据需要进

7、行处理。接收到的传真件以电子图片的形式保存在服务器不同用户数据库中，供用户查看。普通传真件看过后可以删除掉，无需出纸，节约了资源；重要传真件一方面留存电子文档，同时也可以打印出纸保存纸质文档。可以进行出错重发、转发新号、盖章后转发、转E-mail、传真分检、编辑摘要、查看信息等。该系统与传统传真方式相比有很大的优势。该系统不仅节约了纸张资源，也无需再不停地购置传真机，同时，它还大大地提高了工作效率，节省了人力。另外，它的可移动性改变了传统的只能在办公室收发传真的模式，在家或出差在外，只要能够上网，哪怕是手机都能够随时收发传真，并且传真信息有保存，符合

8、新型管理办公模式。（湖北日报传媒集团）