it集约化服务型数字档案馆运行模式探析

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1、IT集约化服务型数字档案馆运行模式探析【内容提要】本文基于IT服务管理的最新理念，以数字档案馆肩负着信息社会数字化档案的终极保管任务为出发点，提出IT集约化服务型数字档案馆的概念，探讨其职能、特点和运行模式。【摘要题】数字信息化【关键词】数字档案馆/数字化档案/IT集约化服务/集成平台数字档案馆的出现给现代档案管理带来了生机和活力。短短几年全国范围内的档案信息化管理成绩斐然，电子文件中心、馆藏档案数字化、档案信息网络化等广泛利用现代信息技术开展档案资源管理的热潮在档案行业得到迅速开展。档案利用者在查档、用档

2、等方面获得了前所未有的高效、快捷的优厚待遇，档案工作者也逐渐改变往日的手工粗放管理方式，开始利用网络、计算机和信息系统开展现代化管档。不可否认，档案资源的信息化与网络化给国家、机构和公众带来了巨大的社会效益，给档案事业的快速发展带来了机遇，但由于信息化管理理念与传统档案管理模式之间还需要经历更长一段的磨合期，特别是与信息技术的快速发展相比较，我国数字档案馆的建设与发展处于相对滞后的状况，信息系统的建设跟不上技术的发展，何谈信息化的有效利用与滚动发展，加之档案工作者几乎不可能投入更多的精力以了解、学习、跟踪不

3、断更新的信息技术，这无疑使档案工作者萌生了众多的困惑和忧虑。而且，数字档案馆的建设、发展与运行维护的技术复杂度、资金的持续投入、档案信息的安全保障、数字档案馆对IT人才的高度依赖性及其与传统档案馆之间的职能交叉已经开始制约着数字档案馆的发展；“双轨制”的运行模式更是给档案工作者增添了不止一倍的工作量。这些棘手的问题必须得到解决，数字档案馆才能顺利发展。基于这样的认识，本文作者基于IT服务最新理念，提出采用集约化运营模式建设数字档案馆的观点，通过IT资源的集中建设、IT服务质量的有效加强、IT技术含量的累积增

4、长，来提高数字化档案馆的社会效益，旨在以最小的成本消耗获得最大的投资回报，为构建节约型社会献计献策。1.数字档案馆建设的目的各行各业信息化及其快速发展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工作者正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增的数字化档案资源，并想借助于现代信息技术为国家、机构和社会公众提供快捷方便的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生

5、。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。建设数字档案馆的主要目的就是要记忆信息社会的发展历史。2.集约化服务型数字档案馆的职能以数字档案馆的建设目的为出发点，可以确定IT集约化服务型数字档案馆的主要职能：（1）集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的发展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和安全。（2）为传统档案馆提供滚动完善和持续发展的网络化信息技术支持与服务，以方便档案工作者通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、

6、管理、传递、处理、鉴定、编研和提供网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。（3）是政府信息公开的门户网站，为社会公众提供开放的数字化档案信息的网络化查询与检索等服务，包括当前政务公开背景下产生且移交到档案馆的行政规范性文件、档案馆内部经鉴定后允许开放的数字化档案信息等。3.集约化服务型数字档案馆的特点数字档案馆是一个以永久保存数字化档案信息为根本，以为档案工作者提供数字化档案的接收、管理、利用、鉴定、编研、展示为宗旨，以提供IT资源供应服务为主体运营模式的集成服务平台。基于此平台，档案工作者可以通过网络、计

7、算机开展档案鉴定、文件归档、档案收集、整理、分类、查询、检索、统计、编研、成果汇编以及开放档案信息发布等各项档案业务工作，不需要关注档案信息存放的物理位置，不需要担心档案信息的永久保存和安全性风险，不需要考虑如何申请信息化专项资金、组织和招聘技术人员开展档案管理信息系统的设计、开发、实施及运行维护等工作，只需要根据自己的工作需要为承担数字档案馆系统建设任务的IT工作人员提出档案管理的业务需求。IT集约化服务型数字档案馆建设的主要特点是将与信息技术相关的软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数

8、字档案馆的运行维护、滚动发展以及IT资源管理等技术性服务工作从传统档案馆中剥离出来，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的档案工作者团队，开展面向档案工作的IT集约化服务。这样一来，档案工作者就能够集中精力钻研档案业务，开展档案的精细化管理，投入更多的精力用于档案信息资源的开发，为社会提供更高效、更优质的服务。数字化档案信息的安全保障、永久保存、集成共享、传递处