浅谈数字信息化背景下的高校基层档案管理方法与措施

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1、浅谈数字信息化背景下的高校基层档案管理方法与措施【摘要】随着社会的发展与科技的进步，社会迎来了数字信息化的发展趋势，并将其广泛运用于我国科教事业多个领域，形成了较为合理的系统，整体上提高了服务水平与竞争力。在教育领域的高校基层档案管理中，数字信息化也为档案管理工作带来了巨大的便利，推动档案管理措施与有效方法的探索创新。【关键词】数字信息化背景；高校；基层档案管理；方法措施在高校的管理工作中，档案管理具有一些特征，强调系统性、综合性与社会性，对师生教学科研活动等都有直接的反映，并且将管理结果直接服务于社会，具有很高的参考价值

2、。长期以来，人们对档案的管理工作都非常重视，而在数字信息化背景下，更是实现了高校档案管理的创新与高效。1.要提高高校基层档案管理者的管理理念随着信息化时代的到来，信息技术与科技手段已经深入到高等教育学院的各项工作中，在档案的管理方面发挥了重要的作用，代表着优秀文化技术传播与教育先进性的高校更是及时跟随了时代发展的步伐，管理者改进创新各种管理技术，提升管理理念，并努力提高档案管理工作的管理效率与整体水平。纵观高校基层档案管理方法的转变，首先在于管理理念的提升，思想上对数字信息化的认识与运用，促进了管理的有效性。但不可否认，当

3、前还有少数高校管理者，尤其是高校基层档案管理工作还运用传统的档案管理方法，校领导对信息技术运用的不重视，严重影响了档案管理的完整性与高效性。有的管理者将档案管理的工作重心放在数据的整理以及编目的检索上，并没有对全局性的管理展开深入的思考与规划。由此可见，高校基层的档案管理者还要尽快渗透对信息化技术的应用，强化信息化理念的学习，通过多种培训以及讲座的形式展开，积极引进新技术，并掌握如何将技术彻底贯彻应用的要点，在条件允许的前提下，还可以邀请专业人士入校进行最直观地讲解与灌输。1.要积极引入高新数字化档案技术与手段高校的档案管

4、理是一项繁琐复杂的工作，过去采用的陈旧管理方式会严重影响资料档案管理的工作效率，而管理效率低下也是当前我国很多高校基层档案管理工作上出现的问题。在具体的档案管理工作中，包含的档案存储、档案记录以及快速检索，这些都需要高新技术支撑。过去管理的档案都属于纸质，在整理过程中占用太多的时间与人力，其准确率也得不到保障。数字信息化背景下，高新技术与手段的运用是档案管理发展的必然趋势，也是档案管理效率提高的必要措施［1］。在数字化信息技术运用以后，高校的档案管理以信息技术为支撑，建立电子档案库，只要符合需要，就可以针对具体的内容进行选

5、择性的公开，例如进入到档案的记录期与完善期，就可以对师生开放，师生自主完善自身的档案信息，再交由院系档案管理责任人审核，只要合格即刻生效，最后保存管理。这样的流程与方法极大地提高了档案管理的效率，也大大降低了档案管理者的工作强度，对档案的准确性与质量有较高的保障，师生在其中环节的加入也使其对档案资料更为熟知，保证了档案信息填写的准确度，对日后档案的利用有很大的促进作用。而过去传统的档案管理形式，尤其如在学生毕业阶段频繁提取与存放过程中非常不便。实行信息化的管理方式，能够很好地解决上述问题，将复杂的存放提取过程简单化，比如利

6、用条形码或二维码的方式给每位学生的毕业证或学位证进行标注，当学生有需要提取档案时，通过扫码就可以完成操作，出于安全性方面考虑，还可以适当地增加一些环节，如在信息入口页码中设置密码等。总之，在数字信息化背景下，高校基层档案管理工作实现了从复杂到便捷的转变，摆脱了过去传统的繁琐管理过程，为管理者与信息使用者提供了便利，一定程度上提高了信息的准确性。1.档案管理创新方法与措施在数字信息化背景下实现高校基层档案管理方法的创新，更进一步提高管理效率，就要求更深入地应用信息化技术，针对档案管理工作遇到的各种实际问题收集反馈意见，研究改

7、进，真正落实到档案标识、存储、查询、管理等各个环节。比如在高校教学科研改革创新形势严峻的背景下，充分考虑到档案管理工作的需求与调度频繁等因素，全面提高校方的档案管理服务水平，加大服务力度，完善数字信息化技术的服务方式，实现被动化主动的服务流程，全面提升数字信息化技术在高校档案管理的功能与价值P］。除了从档案管理的具体流程分析数字信息化技术的运用创新以外，高校管理者还要从自身的管理工作上进行改进。比如要全面提高档案管理水平，同时还要以学校自身的科学管理机制为保障，因为档案管理自动化与信息化的实现势必对管理工作准确性要求更高，

8、因此科学的管理机制便成为了高校档案管理工作开展的基础条件。在很多时候，高校档案管理者都会将档案信息的搜集与管理区分，尤其是搜集工作，更是被认为不在职责范围内，于是缺乏了深入的创新与研宄，在这种情况下，高校管理者必须从学校本身的管理实际出发，在管理水平的基础上建立档案信息管理机制，保障机制的建立能够调动管