《办公室工作手册》word版

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1、上海工程技术大学第五届研究生会办公室工作手册上海工程技术大学研究生会办公室工作手册上海工程技术大学研究生会办公室（制）2013年12月29日上海工程技术大学第五届研究生会办公室工作手册一概况1.1部门简介上海工程技术大学第五届研究生会办公室是由第四届秘书部改名而来，成立于2013年9月。办公室作为研究生会的中枢职能部门，其责任上传下达，统筹调度，协助主席团处理研究生会的日常事务，协调并配合各部门开展工作；制订研究生会规章制度并起草相关文件；编辑各部门工作情况简报，定期向主席团汇报；负责研究生学院会务安排，学生干部

2、培训、考核，财务、档案管理等工作。1.2部门职能1.2.1负责传达团委和研究生会主席团的决议。1.2.2协助主席团完善工作制度建设及部门建设。1.2.3协调、配合各部门的关系和工作。1.2.4协助主席团和各部等筹备规模较大的会议安排会议场地及各种必需施，通知开会人员并组织签到，分发会议材料，负责各项会议记录。1.2.5负责研会干部的考核和管理，起草、制定学生会有关文件，学生会文件和通知的发放。1.2.6整理、保管学生会工作档案，对学生会日常活动进行记录并整理归档，负责保管活动经费、文件、会议记录等。1.2.7负责

3、研会办公用品采购、保管和分配使用，定期整理办公室各部门物品使用情况。1.2.8定期向研会主席汇报有关工作，及时向各部门传达主席团的有关工作部署。1.2.9在研会管理决策过程中，发挥着咨询、建议，参谋的作用，促进学生会各项工作的顺利开展。1.2.10完成主席团交办的其他工作。1.3部门设置部门内部具体分为文案组、组织组、内务组等三个部门，按照部门人数及自愿原则进行分组。1.3各小组职责1.3.1文案组上海工程技术大学第五届研究生会办公室工作手册①材料整理；②各种会议、通知模板；③其他部门提交的活动策划审核；④推进表

4、的汇总、提交；⑤部门交代的其他工作。1.3.2组织组①各种文件、制度的起草；②活动监督；③部门交代的其他工作。1.3.3内务组①各部门材料分类整理；②固定资产清点、申请购买；③卫生、考勤等工作的安排；④部门交代的其他工作；⑤办公室相关材料使用和办公室使用情况。注：详细资料见附表。二部门规章为提高校研究生会办公室工作效率以及配合各部门工作，现制定本制度，望本部成员严格遵守。2.1认真贯彻学习上级部门的领导精神，服从工作安排，协助主席团开展工作，协调各部的关系和工作。2.2细致了解本部本职工作，认真落实、完成各项任务

5、。2.3时刻关注研究生会特别是办公室的工作动态，做好及时的计划安排。2.4采取例会制度，每单（或双）周召开一次例会，在例会中，总结前两周的工作，相互交流工作经验，并讨论、布置近期的工作计划或总结，传达校院的有关精神；如有特殊情况，可召开本部的紧急会议讨论相关事宜。2.5上海工程技术大学第五届研究生会办公室工作手册部内议事采取公平、公正、民主的原则，即部内成员对工作事务可各抒己见，遇到意见不一致时，采取少数服从多数原则，正确意见统一后，各成员务必服从并认真贯彻实行。2.6本部成员对待工作要积极热情、认真负责，在保证

6、工作质量的前提下按时完成工作计划和工作总结。2.7日常工作中需密切跟主席团和辅导员多联系沟通，并借鉴其他院系办公室的管理经验，取长补短，以便更好的工作。2.8完善本部的建设工作，公正、公平地招收得力干事，定期进行部内培训，选拔优秀接班人。三制度建设3.1例会制度例会是研究生会工作组织和自我管理的一项重要内容。通过会议可以及时的制定安排和总结工作，并及时发现和解决工作中存在的问题和不足，及时传达学校学院的工作安排和有关通知精神。3.1.1会议安排①办公室两周召开一次例会。部门负责人传达常委会会议精神，汇报本部门一周

7、工作情况，就部门工作中出现的问题做相应的讨论和总结，并做下阶段工作部署。②各小组组长汇报本小组一周的工作情况，提出工作中出现的问题，部门成员讨论解决；③临时性的工作部署。3.1.2会议通知及签到①部门负责人决定开会时间地点，通知各小组组长，由小组组长通知本组组员；②由考勤人员或会议记录人员签到，并备份，以便考核使用。3.1.3会议进行①与会人员应该严肃认真，不得大声喧哗及谈论与会议无关的内容；②不得翻阅与会议无关的书籍、报纸，不得做与会议无关的内容；③各项会议由专人负责会议记录。3.1.4职责要求上海工程技术大学

8、第五届研究生会办公室工作手册①提前五分钟到会，不迟到、不早退、不旷会；②请假必须得到批准，不得由他人代请；③按会议通知内容的要求，积极准备，会上踊跃发言，缩短会议时间，提高会议效率；④出席会议时全体到会成员必须自带笔记本和笔，并做好会议记录（会议记录人员应固定为某人）。3.1.5请假制度①确有原因不能参加会议者，应在会前做出书面请假，不得会后请假或口头请假，否则视为无故缺