医院档案借阅中存在的问题及优化对策

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1、医院档案借阅中存在的问题及优化对策一、目前医院档案借阅中存在的主要问题(一)借阅制度不完善目前在很大一部分医院档案管理工作中,对于档案的借阅都缺乏规范性的程序,再加之管理制度不健全,医院档案在借阅过程中存在着丢失的现象,同时在一些科室内,部分借阅来的档案文件随意放置,档案资料极易丢失,给医院档案的安全带来了较大的隐患。(二)职责不明,导致借阅无门目前部分档案不设置专门的档案部门,医院的档案处于分散管理的状态。医院内不同部门管理不同的档案资料,而且相互不隶属,不衔接,这样就导致归档职责不明确,在借

2、阅过程中也不知应该找哪个部门,而一旦档案丢失无法追究责任。(三)部分档案管理人员业务不精,缺乏借阅指导性作为医院档案管理人员,需要在医院档案借阅中充分的发挥专业的指导作用,不仅要对档案的分布进行熟悉,而且还要对不同专业学科的内容都要全面掌握,这样才能为借阅人员提供专业的指导。但当前医院档案管理人员多为非专业人员,而且整体素质较差,普遍年龄较大,自身知识结构老化,不愿意接受新事物,观念较为陈旧,这样导致其在借阅管理工作中无法将参谋和指导作用充分的发挥出来。(四)信息化程度不高目前部分医院信息化建设

3、速度较为滞后,档案信息化程度不高。即使在档案管理工作中已普遍使用计算机,而且开始使用电子档案,但由于受制于软件开发和设计等方面的制约,档案管理者在档案借阅管理中还无法与信息化技术进行有效的衔接,缺乏具体的应用经验。再加之目前医院档案数据库建设工作相对较为滞后,这就导致医院档案数字化并没有全面实现。(五)监管不力,造成档案丢失医院发展过程中,部分医护人员和科研人员会将借阅的档案在科研教学中随身进行携带,而且档案长期的放置在借阅人手中不归还。个别医院内部人员私自将医院档案私自外借。还有部分档案在借出

4、过程中存在被涂改、丢失的问题。这些问题的存在充分的说明了当前医院档案借阅管理工作中存在着监管不力,给档案的安全带来较大的隐患。二、优化医院档案借阅管理的对策(一)增强安全意识,优化借阅环境医院需要加强对档案的管理工作,需要将档案管理纳入到医院发展的重要内容,确保其与医院的各项规划和发展保持同步。同时还要加强医院从上到下对档案工作的重要性的认识,通过加大对医院档案的宣传力度,强化档案法律法规的学习,从而深入的对档案有一个全面、正确的认识,以便于在工作中能够更好的配合档案管理部门的各项工作。对档案的

5、安全管理重视,认识到档案对维护自身权益和服务人民群众的重要意义,从而在日常工作中重视档案的安全,避免人为疏忽而给档案资料带来的安全问题。(二)规范借阅程序,健全管理制度档案借阅是一项经常发生在医院的活动。建立完善的借阅制度,可以减少档案借阅的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据档案有关的法律法规,结合本单位档案工作实际,逐步完善档案借阅程序。同时,建立对档案的归档、保管、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度,使档案工作每个环节的运行都有章可循。(三)整合档案资源,提高借阅效率

6、建立科学的档案管理体系,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价。医院应统一规划库馆,积极促进图书、档案的一体化管理,减少机构的重复与人财物的浪费,最终在全院建立起严密、有效、快捷的查阅、借阅系统。(四)提高管理人员素质有计划、分步骤地引进和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才。加强对现有档案管理人员的业务培训,通过外出进修、专家讲学等方式,培养和打造技术精、业务强、效率高的医院档案管理队伍。建立医院档案培训长效机制,将档案人员培养纳入医院人才培养计

7、划,建立档案管理人才梯队。(五)改善借阅手段,加强硬件建设逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备,并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计,优化借阅工作。通过将档案目录和部分内容纳入局域网,利用网络系统加强各部门之间、院际之间的资源共享,实现借阅网络化、信息化。(六)理清借阅源头,消除漏洞隐患病历档案借阅人员在阅完档案后要及时归档,防止遗失。在病历档案归档时病历档案管理人员必须认真仔细清查、核对,防止错号、重号、错档及漏档的发生。如有确因工作需要,需将病历档案带出档

8、案保管室的,必须经医院分管领导签字,原则上当天归还。同时,还要加强对各级医疗保险、新农合管理机构、司法机关、医疗鉴定部门、保险公司等借阅病历档案的管理,防止由此引起法律纠纷和危害社会行为的发生。三、结束语医院档案在医院发展过程中具有非常重要的意义,所以需要确保医院档案的安全性,强化医院档案的借阅管理,通过建立健全医院档案借阅管理制度,规范借阅程序,提高全体员工档案安全意识,从而确保医院档案的安全,使其能够更好的为医院的发展及利用者提供优质的服务。