《如何打造九段秘书》.pdf

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1、2017如何打造•秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在，才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。•在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。——全球第一CEO杰克.韦尔奇TEMPLATE老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了……电话打完就可以了吗？TEMPLATETEMPLATE我们会说：我忘记了！我们会说：我通知了！我

2、们会说：我不知道！我们会说：我不会做！总是很忙，可总是提供不了领导要的结果！本想帮领导分担一些事情，谁知却有更多问题问领导，TEMPLATE最后领导变成了秘书的助理！①递资料——帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。②做提醒——递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。③审资料——递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。④汇工作——递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结

3、果和计划汇总起来及时提交领导。⑤做分析——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议。⑥帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。⑦追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。⑧追结果——递资料,排行程、做提醒

4、，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导。⑨做流程——把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。有追求负责任重视细节为什么做秘书比如何做好秘书更重要！•年薪1200万的“打工皇后”，和记黄埔独立非执行董事洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。——李嘉诚原秘书洪小莲结果思维“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个

5、人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。1段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知抓落实重检查勤准备细准备做记录定责任追结果做流程发通知，落实首先会用电发通知之后,发通知，落发通知，落实发通知，落实发通知，落实发通知，落实把上述过程做到人后，第二子邮件发个再打一通电实到人，会到人，会前通到人，会前通到人，会前通到人，会前通成标准化的会议通知,通天在会前30分前通知后，知，测试设备，知，测试设备，知，也测试了知，也测试了“会议”流程，话给参加会知开会的相钟提醒参会者，再测试会议还先了解这个了解会议性质？设备，了解会设备，

6、了解会让任何一个秘议的相关人确定有没有变关人员之后上使用的投会议的主题和提供相关会议议性质？提供议性质？提供书都可以根据再准备好相等确认,确动，对临时有影仪、电脑、性质是什么？资料，还应该相关会议资料，相关资料，做这个流程，把保每人被及急事不能参加做好会议记录，好会议记录，关会议用品,麦克等工具领导的议题是在会议过程中会议服务的结时通知到会议的人，立整理好记录并整理记录、下并参加会议。是否工作正什么？然后给详细做好会议果做到九段，即汇报给领导把记录发给相发记录，确定常，并在会参会者发去过记录（在得到形成不依赖于知悉缺席会议关人员，将会任务，一对一议室门上贴去与这个议题允许的情况下，任何能

7、人的会者的情况，也议上确定的各落实，当事人上小条：此相关的资料，做一个录音备议服务体系,通给领导确定缺项任务，一对确认后、形成会议室明天供他们参考份），整理好过建立一个培席者是否必须一地落实到相书面备忘录，几点到几点会议记录并把养九段秘书的参加会议留下关责任人，然交给领导与当有会议记录发给相关机制来复制和时间后经当事人确事人一人一份，人员认后，形成书并每天或每周超越自己!面备忘录，交跟踪各项任务给领导与当事的实际完成情人一人一份况，