公路局秘书工作管理制度

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1、公路局秘书工作管理制度公路局秘书工作管理制度第一章秘书的任务第一条办公室秘书的任务是代替公路局局长处理可以由其他人完成的工作和为局长的工作做好准备。第二条办公室秘书的工作内容：①传达；②运转；；③助手；④书籍文件整理；⑤室内整理；⑥代行事务；⑦调查；⑧记录；⑨接待。第三条以上工作的内容以及份量根据局长的意图和各项工作的具体内容决定。第二章秘书的工作内容第四条传达事务的工作内容具体如下：1.接待来访来访者各有不同，事有大小，秘书要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室（接待室）或局长办公室。不论对方要求见面还是仅仅预约，对不宜会见的人，在

2、请示局长后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报局长后接受答复。1.收听电话收听电话时一定要先声明“这里是东平县公路局”等，然后记下对方的姓名、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说局长是否在。2.转达需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，根据情况问清楚并准确、迅速地转达。3.文件的收发及分送收到的邮件或送来的文件首先要区别是要直接送呈局长的，还是需秘书再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示局长），需局长办理的要直接送交局长。局长不在时如果有与局长直接有关的留言、电报、快递

3、，可用电话告知。第五条U常运转工作内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面1.曰程的设计及其安排对所确定的局长应处理的事项，如会见、出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助局长制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记K预定内容和变更情况。1.准备及安排有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的吋间限制，因此必须提前做好适当的准备。第六条用品的整理秘书应将局长工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。1.在办公室内平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计

4、一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。2.局长外出吋局长外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应注意事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询fnj过局长后制作一张明细表事先贴在那里以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询局长意图以准备好所需用品。3.文件、资料的准备首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。第七条文件整理业务1.为使局长处理

5、完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据局长意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件；2.整理工作的关键是分类项目的确定，保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善；3.业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种；4.经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取局长意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上便

6、于参照。第八条整理、清扫工作此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：1.清理桌面台历和墙上挂的円历要每天调整FI期。桌了要擦抹干净。常用品要准备好，并按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。1.室内的物品都要放在固定的地方2.根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘第九条代行业务秘书可以代行的事务主要有：1.参加庆典、丧礼等仪式这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。2.转达局长意见或命令表达局长意见要完整准确，注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向

7、局长汇报。第十条会计事务该项事务是指由局长直接使用的几种账目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账0记录及管理。1.关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据局长及副局长的要求拿出报表。2.处理资产状况还应注意以下几点：①支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让局长过目；①日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开

8、出支票；②开具支票需有收