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1、浅论科技档案的现实效用科技档案的现实性特点就是指科技文件在归档成为科技档案之后仍然具有现行效用。科技档案的现实性是科技档案价值的特殊表现,从其作用来看,它不仅可以作为历史查考的凭证,还可以发挥现行的效用。一、“现行档案”的内涵提供了科技档案现实性的理论依据近年来,在我国档案学界兴起“现行档案”这一概念,但如何界定其涵义却有着以下几种观点:第一,认为“现行档案”是指保存在档案室中的档案。王霞、杨宪萍在《文件生命周期论的局限》一文中指出:“在我国,文件从形式上看是一个事物发展的两个阶段,即文件阶段和档案阶段。档案阶段又可分为
2、现行档案阶段和非现行档案阶段,相应地将文件称之为现行文件、现行档案、档案(或历史档案)”,相应地保存在文书部门、档案室、档案馆。第二,认为“现行档案”是指处在暂时保存阶段上的文件。暂时保存阶段的文件已转化为档案,不宜再称其为文件而只能称其为档案,或称现行档案、现行机关档案。第三,认为“现行档案”是指主要用于本机关、本单位利用的那部分档案。刘东斌在《试论档案运动周期与档案价值周期――兼论文件生命周期理论不适合我国档案工作实际》中指出:“文件基本上完成了本身的现实使命,不再经常被用于日常事务,但其中有许多文件在日后的工作、生
3、产、科研等活动中,需要查考利用,这样就立卷归档,形成档案,移交到档案室保管。这时主要是本机关、单位的利用,与本机关的工作很密切,所以称之为现行档案阶段。”第四,认为“现行档案”是指那些依然能呈现现行价值的档案。马静的《“现行档案”概念探析》认为:“‘现行档案’是立卷归档后仍然具有一定现行效用性保存在一定档案机构的档案。”以上四种观点,前三种观点虽然有合理因素,但是不够准确。第一种和第二种从时间阶段上来认定“现行档案”是不妥的。现行档案不等于档案室中的所有档案。通常,在一个档案室中只会有一部分是现行档案,相当一部分不是现行
4、档案。现行档案也并非只是档案室中的档案或暂存的档案。已不保存于档案室的档案,只要它在行政上或工作中还有现行作用,也可称其为现行档案,所以不能排除保存在档案馆中的档案。第三种认识虽与前两种认识的表述不同,但并无本质区别,同样指的是“移交到档案室保管”的档案,所以也不恰当。第四种观点是较为合理的。马静从档案所能呈现的价值形态上来描述,指出“现行档案”呈现现行价值,具有现行效用性。这种认识从档案的价值和作用入手,较为正确地提出了现行档案的本质。二、归档制度是产生科技档案现实性特点的直接原因我国的归档制度是指各单位的文件处理部门
5、或业务部门及文书工,将工作、生产活动中形成并处理完毕的文件,整理立卷,定期移交给单位档案室集中保存的一项制度。完成“立卷归档”手续,进入档案室阶段的文件,我们一般就将其称之为档案了。也就是说,我国档案学界一般认为,一份文件改称为档案是从立卷归档开始的,也就是文件经过文书处理程序完毕之后就可称为档案了。由我国的归档制度演化而来的对于文件和档案的划分在一般的文书档案的运用中发挥了积极的作用,这类文件材料归档以后,是基本上完成了现行功能,多半是用来进行历史查考的。但运用于科技档案时,却出现了一些矛盾的现象。我们发现许多归档进入
6、档案部门的科技档案材料,不但没有退出现行的使用过程,而且正处于发挥现行效用的活跃时期。它们或是进行现行设计不可缺少的条件,或是产品生产,设备使用、维护等的现行依据,总之在一定时期,甚至较长时期内一直发挥着现行效用,从而导致科技档案表现出现实性较强的特点。从归档制度看,我国档案的外延宽泛,与西方文件生命周期理论相比,包括了外国档案学界所说的“半现行文件”和现行文件”。西方的文件生命周期理论认为文件的生命周期可以划分为形成和使用阶段、暂存阶段、永久保存阶段,处于三个不同阶段的文件分别是现行文件、半现行文件和非现行文件。而非现
7、行文件即是档案。文件生命周期理论把文件作为档案的属概念,用是否具有现行作用作为区分现行文件与档案的标准。三、科技档案工作的特殊性使科技档案现实性的特点愈发突出一方面,相当一部分科技档案部门不同程度地承担着现行科技文件管理工作,使得这些科技档案部门实际上管理着两种文件材料,即现行科技文件和科技档案,客观上就容易造成尚未处理完毕的现行科技文件被当成科技档案管理。比如,目前我国大多数工程设计单位把设计文件的晒印工作交由科技档案部门负责,由科技档案管理人员承担底图的配套、复制和蓝图的分发工作,即承担了部分现行科技文件工作。其中,
8、接收晒印的底图是成套的,就同接收归档工作同时进行,即科技文件一旦形成,便由档案部门接收、晒印并归档。另一方面,由于科技文件的归档时间更灵活,大部分不必等到项目结束就可归档。如大型项目或较长周期的项目,其所形成的科技文件可按工作阶段、子项(子课题)结束时间、年度逐步归档。甚至相当一部分科技档案是随时归档的,包括外来文件
