科技查新档案管理的现实思考.pdf

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1、总第542期管理观察2014年5月第15期ManagementObserver下旬出版科技查新档案管理的现实思考沈娟（临沂市科技合作与应用研究院，山东临沂276001）摘要：以临沂市科技研究院查新站（以下简称我站）的档案管理为例，结合本人的工作体会，简要介绍了科技查新档案的归档、保管、借阅以及清理和公开的原则与方法，对如何做好查新档案管理提出了建议。关键词：科技查新档案管理1.科技查新档案管理的必要性管理员每装满5个袋子，就将这些袋子装入专用档案盒，在盒子上贴上标签，注明年度(如2010年)，编码(如科技查新档案，是

2、科技档案的一种，它是科技查新001—005)。再将盒子按顺序排列，放进专用档案柜。需机构或查新相关人员在科技查新活动过程中形成的各种要说明的是，归档时咨询查新、鉴定查新、立项查新和重形式的原始记录，它反映了各行业领域最新研究状况，大专项分类归档，并在档案盒上注明，如咨询档案，即在汇集了大量的科技信息资源，具有重要的保存价值和参档案盒标签上注明2010zx，后面再附上编码。档案管理员考作用。科技查新档案管理是整个科技查新工作过程中在归档的同时，还要按年度制作WORD项目汇总表，以便不可忽视的重要组成部分，科技查新工作要

3、向正规化、档案的查找。汇总表的内容包括项目类型、项目编码、项科学化发展，必须完善和规范科技查新档案的管理。目名称、委托单位、委托人、委托日期、完成日期、查新员、审核员等，查新员完成项目查新后，把查新报告电子版发2.科技查新档案的归档范围、流程和方法给档案管理员，管理员在专用计算机上将这些报告按类型、年度、编号等保存，及时上传到国家查新工作数据库中，查新档案基本分为文书档案和项目档案两大类。上级并在年度统计表中登记。同时为了防范计算被黑客、病毒单位下发给查新机构的查新规定、细则，查新机构自身制等侵袭，管理员还会及时将电

4、子文档备份在移动硬盘内，定的有关查新的规章制度，查新工作总结、查新项目登记，实现数据的异地备份。以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料都属于文书档案。对于文书档案，我站是立卷保管，3.加强查新档案管理的几点建议按年度分类归档。查新委托书、查新项目的技术报告、查新结果报告及附件(相关文献摘要和密切相关文献的全文)3.1切实遵循查新档案管理的保密性、安全性原则以及查新人员的工作纪录等属于项目档案的范畴。每个查新课题都凝聚了科研人员的心血和汗水，是我站有专人专柜专机保管查新档案。查新档案（主要科研人员辛勤

5、劳动的结晶，它代表了其行业最新的发展指项目档案）归档的原则是“一题一袋”、“五袋一盒”。动向，做好查新档案的保密工作，就如同做好了项目的“一题一袋”也就是一份查新合同（包括查新委托书和技知识产权保护，能使科研人员放心地将查新相关资料交术报告）与对应的一份查新报告归为一档，装袋保管。具给查新机构。体做法是：查新人员完成一份查新项目后，及时整理本项为了做好查新档案的保密性工作，应采取以下措施：目的查新报告书、合同以及相关附件的电子档、纸制档，3.1.1制定完善的档案管理规章制度，确保档案管提交给档案专职管理人员。管理人员

6、将接收的材料进行分理的规范化、标准化，使工作人员在查新档案的归档和类，将纸制的查新报告、合同放进专用查新档案袋，在袋管理上有章可循。子上注明项目编码、项目名称、委托单位、委托人、委托3.1.2实行岗位责任制。抽调专门查新员管理查新档案，时间、完成时间及材料内容附件。“五袋一盒”即指档案负责查新档案的归档、保管以及档案专用计算机的维护，作者简介：沈娟（1984-），女，汉族，山东省泗水县人，现在山东省临沂市科技合作与应用研究院工作，本科学历，学士学位，馆员职称。·46·5下黑白.indd462014-5-3016:33

7、:29政府与公共管理并定期对档案管理员进行培训。档案管理员不仅要有较高愈大，譬如我站每年的项目查新档案都在800项左右，的政治理论水平、奉献精神和崇高的职业道德以及保密意定期及时清理很有必要。一般来说，每个科技项目的查识等这些良好的政治素质，还要有过硬的业务素质，做到新内容都会有一个从保密到公开的过程。项目内容在立熟知档案管理工作的具体操作程序，以及查新工作的流程项和鉴定查新的时候是需要严格保密的，但到后来通过和环节，能够及时收集查新项目的有关材料并完好的保管，申请专利、发表著作等方式获得知识产权、推向市场后，在日常

8、工作中能积极探索查新档案的开发利用，挖掘查新项目内容的保密要求就降低了，科技查新项目本身的这档案的潜在价值，更好的为科研服务。一特性为查新档案的清理提供了可能性。3.1.3电子文档的保护。在电子文档保护方面，应我站的清理做法值得借鉴：对于纸质档案，在归档五采取加密技术防止档案信息泄露；通过访问控制（包括年以后可只保留查新合同和查新报告，因为合同