对规范高中学籍档案管理问题的若干思考

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1、对规范高中学籍档案管理问题的若干思考摘要：学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的，对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录。尤其是对于即将升入大学或即将步入社会的高中毕业生，这将是一份极为重要的信息资源，是录用学校或单位深入了解学生的重要依据。因此，本文通过分析高中学籍档案的管理工作特点、流程及方法，针对学籍档案管理过程中应注意的问题进行探讨，以期通过本文的阐述促进新形势下学校发展需要，提高档案管理的现代化，使学籍档案真正发挥其应有的作用。关键词：学籍档案；高中；管理；制度中图分类号：G

2、42文献标识码：A文章编号：1009-0118(2011)-12-0-02一、高中学籍档案的管理工作特点(一)学籍档案的分散性一是材料形成来源的分散性，中学生的学籍档案来自教务处、政教处等各科室；二是材料形成时间的分散性，一般来说，学籍档案的形成时间都比较长，一份高中生学籍档案的形成从入学登记到毕业要经过三年的时间。（二）学籍档案的变动性学籍档案产生形成的周期较长，学生学籍情况处于不断的变化中，比如有的学生考试可能从补考到及格；有的可能从受处分到取消处分；有的可能从休学到复学等，这些变化都要及时做好记载，以便

3、准确反映学生的学籍情况。（三）学籍档案的丰富性学籍档案的内容十分丰富，包含了学生在校期间的各种表现及相关情况，主要包括：1、新生入学通知书、新生录取名册、考生登记表、入学成绩；2、新生报到注册材料、学生登记表、学生成绩登记册；3、学生升学、休学、复学、退学、转学的报批材料；4、学生思想品德评定、奖惩、加入党团组织的材料等。（四）学籍档案的私密性每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况，如姓名、照片、出生日期、成绩记录、品德评语等，这些都属于个人隐私，在一定的范围内需要保密，要按照有关规定进行管理，以免出现不必要

4、的麻烦。（五）学籍档案利用的频繁性根据调查显示，学籍档案是学校档案中利用最频繁的，其利用人次占86%以上。学生报考高校、证书丢失、出国等，均需利用其在校期间的学籍档案。正因为学生学籍档案具有一定的私密性、利用率又高，所以更加要求学校采取措施加强对学生学籍档案的管理。二、高中学籍档案管理的流程与方法（一）学籍档案管理的流程学籍档案的日常管理包括收集、保管、整理和归档等四个环节。归档文件的收集是档案工作的基础。做好学籍档案的基础工作，即注重原始数据和资料的日常积累。收纳日常的管理记录，如录取资料、培养资料、成绩资

5、料等。档案的形成有一定的过程和时段，因而文件之间有自然的时间联系。一份学生的个人学籍档案有明确的起始时间和终止时间，起点是入学时间，终点是离校时间，学籍档案的形成以时间为进程。其归档范围涵盖学籍异动、在校成绩、毕业审批，是求学者在整个学历中各培养环节的文字记载，是整个学业状况的真实记录。在学籍管理制度中以学年或学期为时段，划分学业状况和学籍异动，因而每一时段或每一环节都应有相关的数据信息（如成绩）和文字信息（如奖惩记录）留存。学籍管理是对学生在读期间进行的全程记载和审核，考虑到动态可变的因素，可适当拓宽档案收

6、集范围，在归档时有所择取，有利于纵向记录学籍过程。根据归档范围集中起来的文件材料，应按照学籍档案管理规则的要求，对其进行系统的整理。经过对文件材料的选取、核准，有针对性地为后续工作做好准备。整理也是对归档材料做有序的排列及必要的加工。刖后关联的文件材料依序排列在一起，按照其自然形成脉络，保持其历史联系，正文材料在前，附件材料在后；按照排列顺序，依次编写页号。这样有利于卷内文件材料之间的连接，使档案文件清晰完整。（二）学籍档案管理的方法归档文件目录是由不同条目按照一定的规则排列而成的，条目是通过对归档文件内容和

7、形式方面的特征进行记录后获取的。例如，毕业审批材料包括：学籍表、课程成绩单、实践报告，自评表议书等。目录项目基本包括了构成一份文件的主要部分，概括了归档文件内容和形式方面的各种特征，查询所提出的主要检索要求基本涵盖其中，能够为查询者提供较为完备的检索渠道。由于归档文件目录是检索的途径，因此其条目必须与归档文件实物一一对应，否则就会出现误检，造成学籍档案利用的困难。学籍档案记载学生的自然状况、入学成绩、学籍变更、在校成绩等信息，其中的文字说明应与学籍管理条例相对应。学籍档案中的原始数据多采用表格形式（如学籍表等

8、），一般为预先制定的统一表格，明确统计范围。电子本或纸质本在表格设计上都应便于填写和使用，应当附有表格项目相关说明，在数据采集的源头建立规范格式，为学籍档案的归档立卷做好前期准备。学生个人的学籍档案所包含的项目及每一页内容都须有相应的填写和编制要求。即使某一页没有内容，也要标记为“此项无内容”，作为空白页保存，确保没有缺漏项目。在操作上做实每一项数据材料，避免随意化，力求做到规范有序并不断完善，以便