对高校学籍档案管理工作的思考

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1、对高校学籍档案管理工作的思考摘要：高校学籍档案管理是高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，针对高校学籍档案管理中面临的问题和挑战，如何加强和完善高校学籍档案管理工作，使其制度化、规范化，科学化，值得思考。关键词：学籍档案管理工作对高校学籍档案管理工作的思考摘要：高校学籍档案管理是高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，针对高校学籍档案管理中面临的问题和挑战，如何加强和完善高校学籍档案管理工作，使其制度化、规范化，科学化，值得思考。关键词：学籍档案管理工作思考随着我国高等教育大众化进度的加速和高校教

2、育体制改革的不断深化，高校在校学生人数在不断增长，办学规模在不断扩大，办学档次在不断提升，高校学籍档案管理作为高校教学管理、学生管理和档案管理的重要组成部分，如何加强和完善，使其制度化、规范化，科学化，是当前高校学籍档案管理工作面临的新问题和新挑战。1.学籍档案管理工作的内涵学籍档案管理工作是以学籍为中心所开展的档案管理工作，贯穿在学生入学到毕业的整个期间，是对学生的入学资格、在校学习情况及毕业资格的审核与管理；是对学生在校期间直接形成的不同载体的学籍档案材料收集、整理、录入、立卷归档。学籍档案是保存利用价值的历史

3、记录，具有原始性、真实性、信息准确性、可靠性等特点，具有重要的参考价值和凭证作用，它是学生在校期间全过程形成和积累真实地反映，有利于学校、个人及社会了解学生、掌握相关信息。同时也反映了学校各机关、系的教学、科学实验和管理情况，为学校人才培养、接受上级各类评估检查提供了可靠的材料。主要包括：1.学生学籍信息档案的管理，如：新生录取名册、新生入学登记表、学生名册、学籍管理卡片及新生电子注册、学生学年注册、学历电子注册等。2.学生学籍异动处理和考核违纪处理的管理，如：学籍变更材料(休学、保留学籍、复学、转专业、退学、开除

4、等)。3.学生在校期间成绩的管理，如：学生成绩单、外语四、六级统考成绩、计算机等级考试成绩、职业技能鉴定考试成绩等。4.学生毕业信息档案的管理，如：学历电子图像信息采集、毕业资格审核、毕业生登记表、毕业证号、证书发放及补办毕业证明书等。5.学籍管理制度的建设及校风、学风建设活动等，如：各种奖惩、奖学金、助学金、心理健康教育、社会实践、党团组织等材料。2.学籍档案管理工作中存在的问题2.1学籍档案管理人员队伍建设问题。多数高校各系由兼职档案人员负责文件资料的收集、整理工作，由于兼职档案人员工作杂，任务重，没有经过专业

5、岗位培训,档案意识不强，仅靠自身学习、实践摸索，没有过硬的专业能力和管理素质，因而在对学生档案处理和评价时，兼职档案管理人员自身也认为档案管理并不是很重要，使档案管理工作的开展受到一定的影响。2.2档案信息储存分散、各部门缺乏沟通。由于部分高校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，系拥有学生成绩的原始记录，学生处记录学生奖励、处分等信息，形成多头管理，使得档案管理的整体性发挥有限。这些部门缺乏有效的沟通协调机制，信息管理缺乏统一的规划和部署，而且各自的管理制度和标准也不统一，造成学籍管理就难以准确快速地建立学籍信息库

6、，使学生的信息资源不能共享。另外，学生的许多档案材料都来源于各部门，由于各部门对档案工作重视程度上的不同，致使学籍档案材料不能及时地按照档案工作的要求进行收集、分类、整理、归档，导致学生信息材料不完全，档案内容单一，并且对档案资料真实度核审以及监管难度加大。2.3学籍档案管理手段落后。当前很多高校学籍档案管理方式大部分以手工为主，工作量大，效率低，重复劳动多，准确性不高。计算机管理也仅限于学生基本信息及简单的检索查询，档案信息资源涵盖不全，没有真正对档案信息进行深加工，不能从根本上改变档案利用低等问题。此种管理手段

7、已满足不了学籍档案管理现代化发展的需要。2.4学籍档案管理制度宣传力度不够。学籍档案管理是针对每个取得学籍的学生进行的各方面管理，可以说关系到每个学生的切身利益。因为宣传制度的工作力度不够，可能导致许多在校学生对学籍档案管理制度的不重视或一知半解，甚至一些管理人员和教师也认识不够，给学籍档案管理带来了一些不必要的麻烦，例如：新生学籍信息学生本人确认和班主任（辅导员）核查的随意，导致到学生毕业前进行毕业基本信息校对时才发现信息不准确，才开始办理修改信息的佐证材料，给办理毕业手续带来麻烦。3.切实加强和完善学籍档案管理

8、工作3.1健全规章管理制度，严格执行学籍档案管理制度学籍档案管理关系到学生切身利益，建立健全学籍档案管理制度，是开展学籍档案管理的可靠保证。高校学籍档案涉及面广，因此必须严格制定各项工作程序，细化工作流程，各相关部门应加强协调，做好建档、归档、查阅、利用各个环节的衔接工作；要建立健全收集整理、检查审核、归档转交、保管保密与管理职责等各项规章制度，克服各行其是