公司内部文件格式标准规范

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1、文件名称湖南泰谷生物科技股份有限公司公司内部公文格式标准规范（试行）文件编号湘泰科字2012[015]号编制部门行政部修改状态第1次修改共9页编制人彭俊杰发布日期2012.12.15实施日期2013.1.1审核人：日期：批准人：日期：公司内部公文格式标准规范（试行）1.目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。2.适用范围总公司及子公司各部门3.内容3.1公司文件格式要求：3.1.1红头文格式3.1.1.1文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中3.1.1.4主送

2、机关的字体：四号宋体、黑色3.1.1.5正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.6附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.7作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐3.1.1.8日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○”3.1.1.9注释的字体：小四号宋体、黑色3.1.1.10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色-9-3.1.1.12印发说明的字体：四号宋体、黑色印章上不压正文，下压日期3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管3.1.2规章制度文格

3、式3.1.2.1文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗3.1.2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字3.1.2.4主题词/呈/发：宋体小四号字3.1.2.5行间距：1.5倍（未定义文档网格）3.1.2.6页边距：上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝3.1.2.7公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”3.1.2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称3.1.

4、2.9公司文件机密程度说明（详见附件1）3.1.3请示文格式3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字3.1.3.3落款/日期为四号宋体字3.2公司文件编号要求3.2.1发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“[]”括入；序号编虚位（即1编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。3.2.2部门代码说明：部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部Q

5、H、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ-9-、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部HQ。3.2.3发文字号的种类及使用规定：3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件2）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号：湘泰科字[2012]X号3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。（详见《工作联络制度》）3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3）3.2.3.4部门

6、名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号：TGQS-部门代码[2012]X号3.2.3.5公司会议纪要的文号。（详见《会议管理制度》）4.附则本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。湖南泰谷生物科技股份有限公司2013.1.1-9-5.附件附件1：公司文件机密等级说明附件2：公司发文模板附件3：管理制度发文模板附件4：内部请示模板附件1：公司文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共

7、五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；文件等级分类保存期限举例说明管控要求1:一般文件3年或文件有效期1.1日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的；1.2有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部联络单；1.3有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单；1.4有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联络单；1.5政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉