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1、高校数字档案资源建设内容与管理的研究一、背景随着计算机、网络技术的发展和普及,信息的生产、存储和传递的方式发生了翻天覆地的变化。数字信息资源以传统信息资源难以比拟的优势逐渐成为信息资源的主体。国内高校大多建校历史悠久,历史遗留下来的档案丰富,原始记录性强,进行高校档案数字资源建设将具有一定的历史价值、科技价值和文化价值,可以实现管理高校档案的信息化、规范化、标准化和科学化,更好的保护与抢救珍贵的高校档案。二、数字档案资源建设的内容进入数字时代,以计算机、网络为载体的信息资源以几何级的速度产生、传播。档案信息资源具有独特的价值,承载着国家、民族、社
2、群以及个体的过往历程。数字资源建设,就是运用数字化的技术手段,将文字、图像、声音、动画等多种形式的信息,进行数字化的处理和加工,同时对已经形成的数字信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织,使之形成可资利用的数字信息资源体系的全过程。数字资源建设内容一般包括数字资源建设规划、数据库建设、网络信息资源的开发和组织、电子资源的购买、数字资源的整合等内容。高校数字档案资源建设,基于互联网、计算机,以档案数字化为主体,以文本、图片、音频、视频等各种形式记录,构建反映高校文化和历史进程的资源库。高校档案馆数字资源的,主要在于两个层面:馆藏档案的数字化,包括
3、档案目录数据库、档案全文数字化、数据库的建设等;电子文件的采集和接收,包括各类型电子文件及其元数据的收集和接收、专题数据库的采集、互联网上其他具有档案价值的信息下载等。高校数字档案资源建设具有非常广的拓展性,基于内容丰富的数字资源体系,可以进行多种形式的再开发,形成多种多样的衍生产品,进行学校文化教育、学校形象宣传等。高校数字档案资源建设主要包括以下几个方面:(1)馆藏档案的数字化成果馆藏档案的数字化成果是将接收归档资料进行数字化处理形成的数字资源,以及经加工获得的二次文献、三次文献等开发产品的数字资源。档案馆数字资源建设的重点内容就是馆藏的内容
4、的数字化。高校档案馆开展数字资源建设,首先必须致力于馆藏资源的数字化。高校档案馆保存了大量的归档资料,这些资料有的以电子版直接提交档案馆,有的以其他保存方式提交然后被档案馆进行数字化处理。(2)归档部门提交的电子文档高校各个部门归档的电子文档包括各种电子文件、图纸的数字化光盘以及各种数据资料。档案材料具有原始性,在归档后内容不能更改。在材料内容进行数据化处理的过程中,材料数据所包含的信息等内容都要与非数据化的原件保持一致。所以说,数据化的过程是根据馆藏内容来分批逐步实现数据化,归档部门不断移交电子文档是对数字档案资源的不断补充。(3)档案馆专门数
5、据库档案馆提供各项服务,需要建立专门数据库,同时需要在工作中维护、更新数据库。专门数据库大致包括:文件数据库、教学学籍管理数据库、科研项目数据库、基建项目数据库等。(4)档案馆日常工作所形成的数字资源高校档案馆在日常工作中会形成大量的管理文件、文档资料、电子传真等材料以及单位参加或组织的会议、活动所形成的具有保管意义的数字资料。三、数字档案资源建设的管理(1)建立和维护数据库档案工作人员根据相关的分类标准整理档案输入专门的信息数据库,最后形成数据库。数据库不仅包括所有的档案信息还要包括在信息整理中形成的有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。数
6、据库建立起来以后,依靠网络技术实现档案数字资源交换、利用。(2)数字档案资源的质量控制档案馆馆藏是当前数字档案馆信息资源建设的基础。档案馆馆藏丰富,其中很大一部分无法得到有效有用,若能予以数字化,通过网络实现有效共享和利用,就能成为当前数字档案馆信息采集最主要的。馆藏档案数字化的质量控制一般有以下几个方面:1、馆藏数字化的质量控制,在进行馆藏档案数字化进程时,档案管理部门应根据实际情况,制定严格的数据质量验收指标。档案馆验收人员必须对数字化档案信息进行全面进行验收,确保数字化档案信息的完整、准确。2、电子文件接收的质量控制,高校数字档案馆档案信息
7、资源的重要是学校各部门、单位形成的电子文件。为确保进馆电子文件的真实性和完整性,必须重视进馆电子文件的鉴定工作。对于不符合技术标准规范的电子文件,要求立档单位重新发送;对于无须进馆的电子文件,坚决拒收。(三)数字档案资源的安全机制为保证数字档案的信息安全,我国已经制定并公布了一些相关法律,如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》,《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等。档案工作部门应建立一整套科学、合理、严密的管理制度,对每份电子档案均实行“全过程管理”,从每一个环节解决信息失真的隐患。数字档案信息的不安全因素贯穿于其
8、形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。必须建立一整套科学、合理、严格的制度规范,在完善监督机制的同时,保证制度规范的严格执
