测绘成果及资料档案管理制度

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1、测绘成果及资料档案管理制度档案管理工作程序一、档案工作的基本程序一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。二、档案工作各环节的工作程序1收集：收集是档案管理的起点和开端，是整个档案管理工作的基础。1．1工作内容：a收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导，个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文件材料。b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。c收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴

2、定书。安装调试时的原始记录，技术操作规程等文件材料。d收集会计凭证、帐册、报表。1．2工作步骤a文档从收文和自制文件材料形成起，做好分类收集工作。b科档从接受工程开始，由科技部门下达工作令，明确建档计划及要求和责任者。c档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。d档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。e归档时必须填写交接清单，交接无误后签名盖章以示负责。1．3质量要求a收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。b制成材料要优良，字迹线条要清晰，归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书写

3、。c归档材料必须是原件，归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。d归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。2整理2．1工作内容a将收集来的文件材料按各类归档制度的要求，进行整理，使归档材料达到标准化、规范化、程序化。、b对组成的案卷进行分类、编号，建立起固定的存放秩序。2．2工作步骤：分文件材料组卷和案卷整理二部分：a文件材料的组卷步骤：将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。b案卷整理的步骤：

4、分类排列——编案卷目录——编档号。2．3质量要求a分类要正确，卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律，保持文件之间的有机联系。b装订要整齐、牢固、美观，便于保管查阅和利用。c案卷的封皮(封面和背脊)，目录(卷内目录和案卷目录)备考表，填写要完整、清晰、正确，题名要简洁明了。d编号(档号和页号)要符合各类档案的标准规范要求。3鉴定3．1工作内容分初始鉴定和后续鉴定二个阶段，主要任务是：a对档案的完整性、正确性，系统性和外观质量，签署质量等方面进行检查。b对其保存和使用价值进行鉴别，确定保管期限。c编

5、制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。3．2工作步骤a成立鉴定小组，以总工为主。b制订和修订各类档案的保管期限表。c具体鉴定：(1)初始鉴定：收集时首先鉴定是否有保存价值，归档后再按其价值大小确定保管期限。(2)后续鉴定：定期对已过保管期限的档案进行再鉴定，确定其存毁问题。d鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。e审批及处理，对科研、工程项目成套销毁后，应留有痕迹，选有关材料(如总图、说明书、鉴定报告等)做成简易档案，作历史凭证。3．3质量要求a鉴定档案的价值，要用全面的、历史的、发展的观

6、点，防止片面性和实用主义。b鉴定的方法，一般采用直接鉴定法，逐份逐张地鉴定档案。c鉴定结论正确，销毁档案手续齐全。4保管4．1工作内容和步骤a首先将整理好的案卷，按分类要求存入档案柜，有醒目的标志。b对存放档案的柜进行编号，绘制库房布置图和档案存放示意图。c对库存档案要定期清理，检查其完整情况，借出的档案要及时催还。d对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。e做好库房温湿度记录，并及时调整库房温、湿度。f搞好库房及其周围的环境卫生。g要制订档案的保管、保密和销毁制度。4．2质量要求a库房要有温度控制，

7、做到“三分开”，达到“七防”要求。b装具要符合标准，存放科学合理，排列整齐，标引醒目，调阅方便。c要符合安全和保密要求。5统计5．1工作内容和步骤a掌握家底，全面统计各门类各种载体档案的数量，b做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。c做好档案日常借阅人次和数量统计。d做好档案复制、修改、复印、数量统计。e做好档案发挥效益情况的统计。f每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。g经常开展统计分析，了解动态，不断提高档案管理水平。

8、5．2质量要求a统计工作要做到准确、及时、科学和连续。b统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31号]要求和行业主管部门提出各种统计的要求。c各类目录和帐册的登记要字迹清楚，统计准确，做到帐物相符。6编目与检索6．1工作要求：编目与检索是互相关联的，编目工作是编制检索工具的依据。具体要求：a通过编目工作反映整理成果，固定排列次序，b通过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。6．2工作内容和步骤a编制卷内目录。b编制案卷为单位的