高校档案管理工作现状分析及其对策

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1、高校档案管理工作现状分析及其对策高校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中汇聚而成具有保存或参考价值的原始记录,它反映了学校在各个历史时期的管理工作、教学情况和科研水平,在学校工作中起着重大的作用。充分利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平,做好学校档案管理,对教育、教学和教研活动,起着十分重要的作用。一、高校档案管理工作的重要作用(一)高校档案是学校的历史载体高校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、优秀课堂教学与教学实践记录、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学

2、研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校教职工的德、能、勤、绩,汇集了最原始、最可靠的大量信息。同样,高校档案真实客观地记录了学校的发展各个历程,是学校重要的信息资源,对学校的综合管理及发展具有重要的推进作用。(二)高校档案是学校的教学总结高校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的积淀,具有很大的开发和利用价值,对高校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和发展情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。二、高校档案管理工作的现状分析现阶段,很多高校对档案管理工作不够重

3、视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:(一)档案管理意识淡薄,利用率不高。长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在高校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。(二)档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大一般高校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过专业培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。(三)硬件设施不达标,档案资料不全高校档案应客观完整

4、记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求的库房,容易造成档案缺失或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全等现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。三、加强高校档案管理工作的对策(一)提高认识,加强对档案工作的领导,完善档案管理工作体系长期以来,高校档案工作发展缓慢,究其原因,关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面,高校档案工作始

5、终没有得到应有的重视。因此,高校领导需更新观念,提高对档案工作重要性的认识,加强对高校档案工作的领导,把档案工作纳入学校发展的议事日程和整体规划,在人力、物力、财力上给予大力支持;建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案实体分类方案》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进高校档案管理工作发展。(二)大力加强高校档案人才队伍建设面对新形势、新情况,高校档案工要树立强烈的事业心,增强责任感,以改革的思路,开拓的精神、发展的眼光、求实的作风,加强学习,联系实际,与时俱进,学以致用。同时,学校要通过培养、引进

6、和人才流动等方式,优化档案工作人才队伍结构,建设一支具有较高专业素质和综合实力,管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队,这是把高校档案事业做大做强的重要基础和有力保障。(三)积极推进档案信息化建设,努力实现高校档案的现代化管理高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作人员要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感,把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好。(四)加大档案开放力度,深度开发与利用档案信息资源高校档案部门应当加大高校档案资源的开放力度,完善档案开放制度,简化利用手续,丰富利用形式,扩展服务范围,

7、提高服务水平,最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发,提供档案信息资源的增值服务,满足社会需求,以服务求发展。(五)全民参与,增强档案管理工作意识通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工

8、作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。