《文件控制程序》word版

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1、莆田市东南纸业工贸有限公司文件控制程序文件编号：QP-001实施日期：2010年04月01日受控状态：分发号:654321序号更改实施日期更改章节号更改审批单号更改人版本编制审核批准文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次2/41目的：对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2范围：适用于与质量管理体系有关的内部文件、外来文件和资料的控制。3职责：3.1质量手册手册由行政部负责编制，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由各职能部门负责编制，管理者代表审核，总经理批准。作业指导书由各职

2、能部门编制、审核，管理者代表批准。3.2文管负责质量体系文件及外来文件的编号的发放、更改、回收及正本保存与管理。3.3行政部负责组织对现有体系文件的定期评审。4工作程序：4.1质量体系文件和资料的编制、审核、批准、按下列规定执行序号文件类别组织制定审核批准1质量手册行政人事部管理者代表总经理2程序文件相关部门管理者代表总经理3作业指导书相关部门相关部门负责人管理者代表4记录表格相关部门相关部门负责人管理者代表5外来文件外部机构确定文件有效性外部机构4.2质量体系文件和资料的保管、分类、编号4.2.1各类文件按4.1规定编制完成后，由管理者代表负责组织各分管部门参加对文件的适

3、用性、符合性进行会审、批准。批准后的文件需要修改或更新时，要再次批准。4.2.2经公司审批的质量体系文件和资料均应交行政部管理。4.2.3文管负责将收到的质量体系文件和资料按以下4.3规定进行编号。4.3文件编号和版本规定4.3.1质量手册的编号质量手册编号：QM-001其中：QM是质量手册英语缩写;001表示顺序号；4.3.2程序文件编号如：QP-001文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次3/4其中：QP是管理体系程序的英语缩写；001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、…010等。4.3.3作业

4、指导书编号如：WI-001其中：WI是作业指导的英语缩写。001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、…010等。4.3.4记录编号如：R-XX-001-01其中：R是记录的英语缩写。XX-001表示相关的程序文件或作业指导书的编号。01表示顺序号，用两位数字表示如02、03、…10等。4.3.5外来文件的编号如，W-001-2008其中：W是外来文件的前面的字母001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、…010等。2008表示2008年收到的。4.3.6文件的版本由1.0→1.1→1.2……1.5版次,换版为2.0→2.1→2.2……2.5依此类推,大部分修

5、订时由原审批人确定是否换版。4.3.7记录表单的版本由1.0→1.1→1.2……1.5版次,换版为2.0→2.1→2.2……2.5依此类推。4.3.8文件编写的格式1．目的2．范围3．职责4．工作程序4．1---4．1．1---a)---1)---文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次4/55.相关文件6.记录4.4文件的发放、领用、借阅和复制4.4.1质量体系文件分为“受控本”和“非受控本”，“受控本”仅限于公司内部和审核机构使用；“非受控本”为某种需要提供给公司以外的组织或个人使用。4.4.2文管制定“受

6、控文件清单”，确定发放范围，经主管批准后，按清单统一分发，在“文件发放、回收记录”上登记，并将要分发的文件封面加盖红色“受控文件章”，并给出分发号，收文者应在“文件发放、回收记录”上签字。4.4.3文件的领用a)文件使用者应在“文件发放、回收记录”签名后方可领用文件；b)因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；各部门分发号如下：c)因丢失而补发的文件（质量手册、程序文件、作业指导书），应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；d)发放部门作好相应发放签收记录。4.4.4文件的借阅、复制借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件借阅、复制记录”，

7、由管理者代表审批后向文件管理人借阅、复制。复制的受控文件必须按4.4.2规定由文管办理发放手续。4.5文件和资料的保管4.5.1质量体系文件和资料的原件由文管负责保存。文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。4.5.2已分发的质量体系文件和资料由文件持有部门指定专人负责保管。任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.5.3文管每季度对各部门文件保管情况进行检查，确保公司各部和使用最新版本的文件和资料。当文件更新后，相应的“受控文件清单”也应予以更新。4.5.4计划、采购文件