《文件控制程序》word版

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1、宁波湖编物业管理有限公司章节号4.1文件控制程序版本1/0页次1/51目的对与公司质量体系有关的文件，包括适当范围的外来文件，以及国家、省、市、行业的法律、法规、标准等进行控制，确保各相关场所的使用文件为有效版本。　　2适用范围　　适用于与质量体系有关的文件控制。　　3　职责　　3.1总经理负责批准发布质量手册，程序文件；　　3.2管理者代表负责审核质量手册，程序文件；批准各部门工作手册；　　3.3各部门负责各自业务范围内工作手册的编制、使用和保管；　　3.4办公室负责质量手册，程序文件及其他相关文件的编制，负责所有质量体系文件（包括外来的文件）的总体控制，包括分类、编号、更改、整理、发放和

2、存档等工作。　　3.5各部门文件管理人员负责本部门与质量体系有关的文件的发放、收集、更改、整理和归档。　　4　程序　　4.1质量体系文件的制定、审核、批准　　4.1.1文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。文件的制定、　　审核、批准按下表规定执行：序号文件类别编制审核批准01质量方针、质量目标总经理总经理总经理02质量手册办公室管理者代表总经理03程序文件办公室管理者代表总经理04作业指导书（工作手册）各部门部门负责人管理者代表05质量记录表格各部门部门负责人部门负责人06外来文件管理者代表管理者代表　　4.1.2文件经审核批准后，列入《受控文件清单》中，存入软盘的文件也由文件管理

3、员进行归档登记。宁波湖编物业管理有限公司章节号4.1文件控制程序版本1/0页次2/54.1.3质量体系文件编号办公室负责将文件按如下方式分类编号：A．质量手册(包括程序文件)：HW-ZS-1-2002注：HW为“东海物业”的拼音缩写、“ZS”为质量手册的拼音缩写、“1”为质量手册的版本号、“2002”为年代号。B．工作手册（或作业指导书、管理制度等）：HW/管理处代号-工作手册类别-文件顺序号-年代号HW/JT—BA—01—2002表示：湖编物业公司笑哈哈管理处，保安工作手册第一个文件，2002年发布实施。注：工作手册类别按下列规定：BA—保安CG—车辆管理BJ—保洁LH—绿化XF—消防ZG

4、—综合管理BG—办公室GL—管理处WX—维修C．外来文件不单独编号，以原文件编号为标识。D．质量记录表格a.程序文件中质量记录编号QR-标准条款代号-顺序号QR-7.3-01表示设计和开发控制的第一个质量记录b.工作手册中质量记录编号QR-类别代号-顺序号QR-XF-01表示消防管理的第一个质量记录4.2文件的评审与更新必要时，办公室组织人员对文件进行评审，各部门结合平时使用情宁波湖编物业管理有限公司章节号4.1文件控制程序版本1/0页次3/5况，必要时予以更新与评审，经再次批准后发布实施。4.3质量体系文件的发放4.3.1质量手册分受控和非受控两种版本。非受控质量手册可提供给客户，其余的质

5、量体系文件均为受控，发放至公司内各相关部门及认证机构。4.3.2公司办公室按照经管理者代表审批的《文件发放、回收记录》，将文件和《文件发放、回收记录》发放给各部门文件管理员，由各部门文件管理员发放到使用人员，登记发放编号，做好发放签名工作，并将《文件发放、回收记录》交回公司办公室，应确保在使用处可得到适用文件的有效版本。4.3.3当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到公司办公室办理更换手续，填写《受控文件补领、复印申请单》，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。4.3.4当文件使用人将文件丢失后，应按规定办理申请补发手续，但必须在补发申请

6、中作出说明。文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。4.4文件更改和修订状态4.4.1质量体系运行过程中导致质量体系文件的更改，由各相关部门提出更改及原因，并填写《文件更改申请单》，按4.1条款审批后交办公室文件管理人员。4.4.2文件的更改一般由原审批部门、人员审批，如因特殊原因改为其他部门、人员审批时，该部门、人员需获得所需依据的背景资料，以保证更改的适宜性。4.4.3办公室文件管理人员接到经更改的文件后，在《受控文件清单》及文件的“版本”栏目中按4.4.5条规定做好修订状态标识，按《文件发放清单》一一进行更改。4

7、.4.4质量体系文件的非受控版本，不受更改的控制。4.4.5文件更改后的修订状态，采用版本/修改状态号（1/0、1、2…）来识别，（1/）表示第1版，阿拉伯数字0、1、2……表示未经修改、第1次修改、第2次修改……。版本与修改状态之间的关系：每一版可允许修改10次，当超过10宁波湖编物业管理有限公司章节号4.1文件控制程序版本1/0页次4/5次时，全部文件由第1版换成第2版。4.5文件应保持清晰，易于识别4.