集团公司档案管理标准

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1、集团公司档案管理标准目　　录1适用范围12管理职能23管理内容与要求24档案编号规则71适用范围1.1本标准规定了公司档案管理的职能、管理内容与要求。1.1.2档案指总公司及各子公司运行、管理及业务开展过程中形成的有价值的所有证照、文件、资料及报表等纸质（或电子）档案。各公司应按照《档案分类分级管理表》所规定的档案管理职责，按照本办法管理档案。各子公司根据档案管理分级可以在本办法框架内，针对本公司的实际情况制定档案管理办法。1.2本标准适用于集团及各子公司的档案管理。1.2.1子公司为集团下属北京、广州、深圳管理型公司及生产

2、型企业。2管理职能2.1公司办公室、财务部及人力资源部是公司档案管理的归口管理部门，设档案专责人员负责公司档案的日常管理工作。集团公司法务部2010－08－01第2版集团公司档案管理标准2.2档案管理部门负责公司文书、合同、会计、声像等档案及资料的管理工作。3管理内容与要求3.1对集团下属子公司的档案工作实行指导和监督。3.2负责组织集团档案目标管理工作，使档案管理达到与集团管理相适应的水平。3.3集团档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全。3.4管理内容3.4.1归档管理3.4.1.1在工作中形成的具有保存价值的文件材

3、料（含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料），都应当及时归档。凡属应归档的文件材料，各有关部门应按公司制定的集团档案归档范围，由档案负责人员收集齐全、完整、准确，并进行整理，于规定时间前（一般情况下当日须归还）按照归档要求移交到档案室办理归档手续后集中统一管理。3.4.1.2归档的文件材料必须齐全、完整、准确。3.4.1.3归档的文件材料必须准确地反映公司生产、投资和经营管理等方面的情况。3.4.1.4归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。3.4.2.归档范围和管理期限3.4.2.1归档范围、立卷类目，保管期限集团

4、公司法务部2010－08－01第2版集团公司档案管理标准按《公司档案分类表》规定。3.4.3档案分类公司档案根据其形成特点分为九大类。即公司设立变更、董事会及股东会、法务及审计、行政管理、经营管理、财务会计、人事劳资、电子类档案、党建信息及内部刊物共设九个一级类目，其详细信息见附表。在实际工作中如果有些档案难以归入上述九个大类时，可根据需要增设一级类目（详见《公司档案分类表》）。3.4.4档案保管3.4.4.1接收档案必须认真验收，并填好移交清册。3.4.4.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的

5、文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，统一立卷，不得分开。集团公司法务部2010－08－01第2版集团公司档案管理标准卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期

6、填上以示负责。案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写或黑体打印粘贴，字迹要工整、清晰。如遇同一份文件需在不同卷中存档，可将文件原件存入与其关系最密切的卷中，其他需要存档处可在卷首目录中标明该文件原件的存档处，以便查找。3.4.4.3档案要专柜存放，排架要科学，便于查找。3.4.4.4胶片、照片、磁带的保管，要有特制的密封盘，按编号顺序排列在专用柜内。3.4.4.5要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破坏和载体变质的档案，要及时进行修被和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要填写清楚。3.4.5图纸的修改、

7、补充3.4.5.1修改已归档的图纸，要有经分管领导批准的图纸修改、补充通知单。3.4.5.2修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“括改”或者发送“变更通知单”，“杠改”、“括改”时应在修改处标注“修改标记”。3.4.5.3修改内容较多时，应绘制新图代替，原来的图纸作废。采用新图纸列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图纸的编号，根据需要另行保管。3.4.6档案保存期限集团公司法务部2010－08－01第2版集团公司档案管理标准3.4.6.1对有长远利用价值的档案应永久保存。3.4.6.2对在一定时期内

8、有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。3.4.6.3凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。3.4.6.4销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司分管领导审批并报送有关档案管理机关备案，销毁档案时，要严格执行保密规定，指定专人监督，监销人应在销毁