集团公司档案管理规定

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1、集团公司档案管理规定为保证公司文件、资料及工作文案的完整性、保密性、可再利用性，特规定以下管理规定，以便各分公司遵照执行。凡公司各部门、各分公司职能或职权范围内产生的、使用的或引用的文件、资料及工作文案，均属档案管理规定的有效范围。第一条档案管理部门集团在办公室下设专职的档案管理员一名，负责1.档案管理制度起草和修订；2.档案的收集；3.档案编码和归档；4.档案借阅管理；档案管理员对交付的文件资料及所有重要凭证的完整可再使用性负责。档案管理员对下列违反本规定的情况，给公司档案造成损失的，必须及时向办公室主任汇报，并做出相应的处罚：(1)不按本规定

2、执行，完整及时并符合规范要求交付档案的；(2)未经审批，私自借阅或盗取档案资料的；(3)借阅档案后，档案受到毁脱残缺的；(4)未按要求归档，造成无法查找的；(5)擅自复印眷抄的。第二条档案分类公司按档案来源及重要性对档案进行分类，对不同类别的档案在收集、保管和借阅等方面均采取不同的管理办法。详细内容可参见《＃＃集团档案分类及清单》。第三条档案管理凡属＃＃集团档案管理范围内的资料和信息，均应在规定期限内由经手人或操作部门整理后交由档案管理员统一管理，超过期限而职能部门仍需留用的，可到档案管理员处备案、复印或存档后再行借阅。各成员单位和管理部门应指定

3、人员，负责本单位档案资料的整理工作，按本规定定期清理并向档案管理员移交。正常情况下，每年向档案管理部门清交案卷管档人员必须按本规定规范，装订档案，清理目录，装袋交付公司档案管理部门。本部门产生的文案，交其它职能部门核结算，作为凭证的，由其它能部门负责归档。档案管理员应对各成员单位和管理部门的档案整理工作加以指导并对相关程序加以规定。1.文件的整理和分档(1)职能部门应检查文本及附件是否完整，如有短少，应予追查；(2)由于合理抽件，文件无法归档的，应有职能部门主管签字确认；(3)文件处理手续是否完备，如有遗漏，应退回有关部门补办；(4)与本档案管理

4、规定范围无关的文件，不得夹带在文件中；(5)文件的分档应按本文所列文件分类分为ABC类三级，先以部门区别后，按种类分别归档，不得混淆；(6)发现本文规定范围以外的，又认为确有保存价值的，按D类存放；(7)作为文案无保存价值的，如仍有使用价值，应退回使用部门；2.档案管理员编制档案名称及目录表3.档案的保管集团为档案管理专辟单独的空间，并配以必要的器具，档案管理员应对档案的分类、归档、保管和借阅等操作负责。4.档案的调阅(1)各职能部门有权随时调阅本部门归档的资料，但无权更抽增补已归档的档案；(2)本部门需要调阅以上已归档的文案，必须按借档手续办理

5、；(3)借阅或复印非本部门的资料，应由办公室批准；第二条保存期限档案的保存期限指的是从档案归档后的日期开始计算的时间。具体期限要求如下：A类永久保存；B类十年以上；C类一年以上；文件有效期自有规定的，按规定时效到期后，按以上规定执行；合同执行期有规定，按诉讼时效结束后，按以上规定执行；规章制度由档案管理部门永久保存，使用部门视情况保存。第一条档案的销毁。已归档案超过本规定年限，不可能再使引参考的，由成员单位或管理部门主管向档案管理员发出销毁通知单，经办公室批准后，实行销毁。附：＃＃集团档案分类及档案清单＃＃集团档案分类及档案清单A、B、C分类＃＃

6、集团的档案共分为A、B、C三类，其内容分别如下：1.A类(1)集团及各成员单位身份资格文件证书(2)集团及各集团的董事会决议以及与董事会相关的文件资料(3)集团及各成员单位不动产所有权状及债权凭证类(4)集团及各成员单位收集或收到的政府及行业部门的规范性文件及颁发证书类(5)集团及各成员单位列入文件控制序号的文件(6)集团及各成员单位设备、技术、电脑、软件所产生的数据文件及文献(7)集团及各成员单位对外交往的协议、合同、承诺、凭证等文件(8)年度计划、预算、决算报告及财务报表，各类审计报告2.B类(1)重要的会议材料，包括会议的通知、报告、总结、

7、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等(2)上级相关发来的与本集团有关的决定、决议、指示、命令、规定、计划等文件资料(3)集团及各成员单位对外的正式发文，以及与有关单位来往的文书(4)集团及各成员单位的请示资料及上级机关的批复文件(5)集团及各成员单位主要职能活动的报告、总结(6)集团及各成员单位的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报(7)集团及各成员单位有关信访工作资料(8)集团及各成员单位与有关单位签订的合同、协议书等文件资料(9)集团及各成员单位人事任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件资料，员工劳动、工资

8、、福利方面的资料(1)集团及各成员单位历史沿革、大事记及反映本集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等C类。各成员单位及管理部门部门资料名