《秘书职能》word版

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1、第七章秘书职能(上)  秘书职能，就是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。它从总体上规定着秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。简言之，秘书职能回答的是秘书人员大体上应“做些什么”和“做得怎样”的问题。总体来说，秘书的基本职能是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。具体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。 第一节：辅助决策职能随着我国改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的不断完善，整个社会的管理体制正在发生着一系列深刻的变化。决策作为组织管理的中心正逐步向科学化、规范化

2、发展。由于现代管理日趋复杂，各级组织的决策者或领导人无论从才干上还是精力上，都无法在决策过程中仅凭个人的努力胜任其责，必须充分发挥各种辅助力量的作用，比如智囊团、顾问团以及各种咨询机构等。其中，秘书作为领导的左右手，由于具有显著的职位优势，独特的视角优势，明显的层次优势和突出的沟通优势等，在辅助领导决策的过程起着重要的作用。辅助决策已成为现代秘书的主要职能之一一、辅助决策的涵义辅助决策，是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。具体来说就是在决策的过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）经验和精力等方面

3、给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将是个人主观、盲目甚至武断的行为。因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到。作为辅助决策的主体，秘书在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用。二、秘书辅助决策的特点由于秘书特殊的职能地位，秘书辅助决策有着自身的特

4、点，具体表现在以下几个方面：（一）.全面系统和随机辅助相结合秘书不是专门研究决策的智囊人物，而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、哪个因素出现问题，都能立即协助领导人分析问题和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅助决策与随机性地辅助决策的有机结合。（二）决策辅佐与实施辅助相结合秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体地从实施决策的各步

5、骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。（三）超脱性辅助和参与性辅助相结合秘书的辅助决策，从某种意义上说，是超脱于决策的权力与责任的。但是秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程，秘书的工作成效、事业与期望、功过与报酬，无不与决策的成败有着密切的关系。这就形成了秘书超脱性辅助与参与性辅助的有机结合。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；又不同于“局外人”、“第三者”对决策的议论

6、。秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。三、辅助决策原则秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策，必须遵循以下基本原则：（一）定位原则在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，做到“谋”而不“断”。这是因为决策的主体是领导者，决策是领导者的权力与责任，秘书人员作为决策的辅助力量，只能充当领导者的参谋与助手，绝无决断的权力和义务。因此，强调发挥秘书人员在决策中的参谋作用，并非意味着“谋”、“断”不分。任何喧宾夺主或反客为主的思想和行为，都有碍

7、于秘书参谋作用的发挥。（二）超前原则决策，不论是战术性决策还是战略性决策，也不论是程序性决策还是非程序性决策，都是对未来行动抉择。可以说，它是规划未来、影响未来、推动未来的行动。因此，决策制定特别是决策执行中的随机性、可变性和风险性是客观存在的。为了实现决策的科学化，提高决策的可靠性，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓超前原则，就是要以预见的眼力和预测的本领，多考虑未来的需要，多提供未来的信息，多拟定防范措施。（三）系统原则决策是一项系统工程，它要求决策者和决策支持者必须考虑决策所涉及的整个系统及其与之相关的系统，以及构成各个系

8、统的相关环节，以免做出顾此失彼、因小失大的错误决策。根据这一原则，秘书人员在辅助决策时，要有全局观念和整体思维能力；善于观察和把握决策的内外部环境以及各种关系的发展和变化；要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作，