人事档案管理中的不足及解决方法

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1、人事档案管理中的不足及解决方法【摘要】人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出人们经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。因此，人事档案必须保管好，管好、用好人事档案，对人力资源开发起着重要作用。【关键词】人事档案；管理；问题；对策一、人事档案管理中存在的不足1.部分单位在档案硬件设施上投入不足。档案室本来应是管理规

2、范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。2.部分单位领导对人事档案管理工作不够重视。这种情况由来已久，这些领导总是将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，在他们看来，人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只

3、要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视人事档案管理工作，具体表现在实际工作中，就会出现档案工作没计划，档案工作没安排，与此同时还会出现在场所、经费、人员上没有保障的现象。1.人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象出现。体现在收集归档的材料方面。就会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的，

4、如大部分单位搞的鉴定、考核和评价材料，套话多，费话多，不能准确反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。二、解决方法1.建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫。1.收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术

5、晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。2.加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。每2-3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。3.加快现有人事档案目录数据库的建设。水文事业发展至今，各个单位都

6、有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响。（一）有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉，方面的

7、最新信息。（二）有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。（三）有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在局域网内部进行数据共享，从

8、而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。在曰后有关干部职务聘任及技术晋升时，都要用到个人相关时期的考核表及评审表，需要查找、撤出、复印，然后和其他相关材料装订成册。这无形之间都造成了大量人力、物力、财力的浪费。（四）有利于信息的完整、准确和及时更新人事档案信息化后，档案管理人员就会降低劳动强度，大大提高工作效率。一方面档案管理人员会第一时间保证人事档案信息的准确和完整，另一方面会及时更新档案信息，方便领导调阅，为组织人事部门科学决策提供准确信息。三、总结我们