“收文”与档案关系的思考

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1、“收文”与档案关系的思考一　由档案的属性来分析“收文”　　　　什么是档案?在档案部门保存的“收文”是不是档案?有专家认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”。也有专家指出，“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”。1988年实施的《中华人民共和国档案法》规定：“档案是指过去和现在的机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像”。档案界有关专家以不同的角度提出了多种结论，但对其统一的认识是基本趋同的，这就是档案是“直接形成的原始记录”。是

2、具有研究和收藏价值的原始文件资料。这是档案最基本的特点和属性。本文提出的“收文”概念亦称收来的文件。如有上级部门发来的批示、批复、指示和通知，以及基层部门送来的请示报告、信函、内部刊物和资料等等。“收文”与档案的区别就在于“收文”在社会活动中不是直接形成的文件，以上级部门发送文件为例，文件到了各级基层往往被转换成更多数量的复制文件。不可能是唯一性的，所以“收文”不能称之为档案。　　　　二　由档案的基本价值来分析“收文”　　　　档案以其原始性和唯一性而体现了其基本价值。有例为证：据青岛档案信息X有这样的记载，浙江发现过一份清代的“大学文凭”。即在浙江省东阳市虎鹿镇孔宅村有一张保

3、存完好的“恩贡单”。它是1883年(清光绪八年)12月30日，清政府督学部院发给国子监监生孙灿的，相当于现在的“大学文凭”，这件历经近120年的难得历史文物，现由孙灿的玄孙孙忠老人珍藏着。颇具研究和收藏价值。显然这就是一份典型的档案资料。也就是说，档案可以作为以原始性和孤本性为特点的珍贵资料来区别于“收文”和其他文献信息的重要标志。以档案部门为例，除了大量的收存档案外，也保存着大量与档案有关的文字资料的“收文”或者是“收文”正本。因为在一般情况下，在一个固定的地域范围内，对收到的各种形式的文件资料往往会被转入档案部门保存，以方便查找和利用。但这并不意味着转入档案部门的“收文”

4、一定会转化成档案。同时，大量的复制性“收文”文件转入档案部门，也会给管理工作带来一定的难度。鉴定档案的标准要从原始性和唯一性上来分析确定。而不以其保存的时间、地点等来人为的指定。随着信息时代的到来和现代化工具的利用，人们查找“收文”的途径更宽泛，档案部门也会结束将“收文”作为“档案”保存的历史使命。档案的唯一性和基本价值也会越来越明晰。　　　　三　由档案的形成来分析“收文”　　　　档案的形成是直接的。档案形成者的主体一般是指国家机关、社会组织和个人等。档案直接形成的原则一是直接制作形成的。二是不是所有文件都能转化为档案。直接制作形成的档案不需要任何的人为的因素，不存在任何转化

5、的问题。而文件资料作为归档案的标志和界限为：(1)完成各个处理程序的文件；(2)具有查证和利用价值的文件：(3)按照特定的规律集中处理保存的文件。“收文”是间接形成的文件，所以不具备转化档案的条件。只能按照一定的条件和原则作为归档文件来保存。所以说，“收文”不属于档案的范围。　　　　四　从档案的形态来分析“收文”　　　　档案的形态包括多种形式，据史料记载，档案一词始于明末清初。从载体形式上，从古代的龟甲兽骨、竹木板块，发展到现代的声电、胶片、影像。从档案的记录方式上，由刀刻、手写、印刷，发展到电脑制作。档案的品种也丰富多彩，从古代的诏、谕、奏折，到现代的协会议记录、日记、手稿

6、和信函等。无论从载体形式上还是记录方式，以及品种，都是直接形成的。而“收文”则是单一的文字资料或文件的“受文者”，所以不可能作为档案来保存。　　　　五　档案与“收文”的关系　　　　“收文”既不是直接生成的，也不是原始材料，为什么在一定的范围内，可以作为“档案”来归档保存呢?笔者认为，“收文”虽不是档案，但与档案密切相关，尤其是一些落实政策和执行政策的“收文”文件，档案部门作为归档文件来保存，会为有关单位和个人查证提供了方便。虽然把这些“收文”作为归档文件来保存无形中给“档案的形成提供了一定的附加条件，但“收文”文件形成档案的唯一性和原始性原则不容置疑。　　是档案、作为档案和归

7、档保存是三个不同的概念。“是档案”明确以原始性和唯一性为基准，也就是说，由直接生成的原始资料都是档案。只要是档案，无论时间的长短，无论归档与否，无论是否经过整理，无论是集中还是零散保存，无论是保存在有关部门还是保存在个人手中都属于原始档案。只要是档案，就没有任何附加条件。反之，不符合这个标准的不能称之为档案。　　“作为档案”是指某些不是档案事体的范畴而被作为档案来处理，这也是收文被作为档案保存的主要原因之一。“归档保存”就是把有价值的文件资料以特定的档案管理形式保存起来。一是方便特定的区域人群查找资料方