档案管理办法[1]

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1、广西创新港湾工程有限公司档案管理办法北大纵横管理咨询公司2003年9月目录第一章总则1第二章纸质档案管理2第三章声像档案管理3第四章档案查借阅管理制度4附件一、部门档案管理人员的职责1附件二、档案资料立卷归档规则1附件三、声像档案整理、保管规则1附件四、光盘档案管理细则1附件五、光盘标签2附表一、计划工作资料单3附表二、查（借）阅文件资料申请单4附表三、借阅档案催还单4附表四、打（复）印文件资料申请单5附表五、领用文件资料申请单5附表六、档案交接清单6附表七、声像器材借用申请表6第一章总则第一条为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。第二

2、条档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。第三条档案管理的基本原则及要求：一、归档原则1．集中保管：公司各档案材料由办公室集中保管。2．主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和办公室主动催收相结合。3．详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，标著清楚，以便分类归档。二、交接原则1．员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；2．档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案

3、材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表六）第四条档案管理的组织机构及责任划分档案管理实行集中管理。办公室集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。一、办公室办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括：1．收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。2．档案材料的保管和销毁；3．档案材料的借阅、催还；4．指导部门档案管理人员的工作；5．领导交办的其他档案管理工作。二、部门档案管理人员1．各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。1．部门档案管理人员在办公室的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。第

4、五条档案管理分类对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。第二章纸质档案管理第六条纸质档案的内容纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。第七条档案的收集档案的收集按照以下两种情况执行：1、需要经办公室流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出办公室之前，先交办公室归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经办公室流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：事先登记A.部门在每年制定工作计划时均要同时注明各项任务要产生的档案目录清单，并不得出现明显漏报，在制定完工作计划3天内必须报送办公

5、室，办公室秘书根据部门上报的情况，结合以往工程或工作情况和历史经验，编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，下发各部门执行；B.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；C.对于公司部门会议文件，各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记，办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件；事后查收A.办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案；B.各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料；C.对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部

6、门经理进行责任处理；A.对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。第八条档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。第三章声像档案管理第九条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。第十条声像档案资料的收集一、收集范围1．反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料；2．各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；3．公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；4．其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；5．其它具有保存价值的声像

7、资料。二、收集方法及要求1．事先确认制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表）2．严格审核经办人经部门经理审核后，交办公室主任审批后，办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书，办公室秘书登记后借出器材；3．积极催收、严格检查、验收A.对到期未及时交还器材并同时上交所