【精品】档案管理办法1[1]0

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1、汇丰集团档案管理办法一、总则为加强汇丰集团档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案,为集团发展服务，特制定木制度。公司档案是指公司从事经营、管理以及其他齐项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理是一项经常性、系统性、专业性T作，必须按照科学化、规范化、制度化的要求进行•正规管理。档案管理采取统分结合原则，实行分级管理。档案管理由集团行政部主管，各部门及各分公司协作配合，形成有机的紧密配合的档案管理体系。二、归档范围集团档案资料归档范围主要包括：集团所有资产的证件类，即公司所有注明具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的各种

2、证件（女n：公司的房产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、工商营业执照、组织机构代码证、国税地税登记证及施丁装修合同、预算等）。集团各中心、部门及各分公司在n常经营活动中形成的文件资料，以及具有利用和保存价值的文件、照片、录咅、录像、电子文档、光盘等。其归档负责部门及归档范围是：1、董事长董事长个人档案（DSZ）：董事长个人名义的房地产资料、车辆管理资料、保险、身份证件（复卬件）等。集团行政部按照董事长要求收集规整厉交档案管理员归档。2、运营中心行政部（XZ）：集团所有资产的证据，女口：公司开办和变更的申请、审批、登记、注册、公司章程、公司名誉证据、商标、、资金存折等方面的文件

3、材料。公文类：包括：集团形成的各种规章、制度、决策、会议纪耍、申请、批复、通报、报告、通知、函等。反映集团主要工作活动的总结、计划、重要工作记录（表单）等。超规定费用的审批请示表、公司流动资金使用记录、公司办公用品的使用记录、车辆行驶记录、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、公司的请示与上级机关的批复、公司的各种规章制度,实施细则程序文件，照片、录音、录像等、公司重要设备档案，如车辆档案、各种办公设备、通讯设备、电脑、消防保安器材使用说明书等。档案管理员按照档案管理办法规定收集整理后归档。3、战略发展中心人力资源部(RZ)：劳动合同、劳动工资、人事事务、对员工教育培训方面的文件

4、材料、人员任免文件资料、关于员工奖惩的文件资料。(人事档案由人力资源部门指定专人管理，在员工离职手续办理完毕后的三个月内由集团公司行政部档案室归档)预算管控部(YS):4、财务屮心会计部(KJ):财务管理的各种帐册、报表、凭证和文件材料。计划与统计工作文件材料。(会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向集团公司行政部档案室归档)资金5、信息技术屮心(XJ)：集团公司所有报表的存放光盘、声像、电子化的档案(电子文件必须随其对应的材料一同归档)。6、投资置业(TZ)：项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣T后三个月内各项冃资料员统一整理

5、后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向集团公司行政部档案室归档。7、商贸事业部人事行政部(RX)：公司与有关单位签订的合同、协议、客户档案、业务合同及其他法律事务方面的文件材料。西安公司三、档案的收集管理集团行政部是档案综合管理部门，负责集团公司文件材料的收发、收集和归档管理。负责对各部门、各分公司档案管理的协调工作。集团行政部设档案室和档案管理员(可兼职)，负责档案资料的归档督促和H常管理工作。档案收集坚持各中心部门收集、管理文件材料制度，各中心、事业部须建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，各中心、事业部应指定专人归档立卷，统一报送集团行政部归口管理。

6、1、凡集团总部缮印发出的公文，一律由集团总部行政部统一收集管理。2、由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。3、会议文件出会议主办部门收集归档。4、档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。5、档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。档案整理（-）分类1、证件类编号方法：（1）证件由字母ZJ表示与文件类相区别。（2）证件的原件、复印件分别以英文的第一个字母表示，如原件用字母M表示、复印件用字母C表示（3）最后为证件的顺序号，顺序号前自动加A,例：ZJ-M-AOOE（4）特殊注释：在复印件

7、屮，证件的原件与复印件均已归档并能一一对应的在顺序号前加A例：ZJ-C-AOO1,证件的复印件已归档而原件暂未归档的在顺序号前加B例:ZJ-C-BOO12、文件类进行再次分类：（1）一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为八个部门，以各部门的名称來代表。（2）二级分类：（按照文件类型划分）一级类目：公司所有资产、证据类（用字母A表示）A1：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产等。A2：合同、协议二级类Eh公文类（用字母B表示）B1：政府机关下发的命令、