声像档案建档规范

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1、ZKY中国科学院标准ZKY/B002－5－2006声像档案建档规范2006－05—23发布2006－06—20实施中国科学院发布前言本规范根据《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》的有关规定制定，为《中国科学院档案管理工作标准》的组成部分。本规范为第一次制定。本规范由中国科学院办公厅提出并负责解释。本规范由中国科学院批准。本规范起草部门：中国科学院办公厅。本标准主要起草人：李丽云、岳楠、李婉月、杨福平。ZKY/B002-5-2006声像档案建档规范1总则1．1为加强

2、声像档案的建档工作，提高声像档案的质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，更好地发挥声像档案的作用，制定本规范。1．2本规范规定了声像档案工作的管理职责，明确了声像档案的形成、整理、归档、移交、保管和借阅工作的要求与方法。2规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。GB/T11821-2002照片档案管理规范DA/T15-95磁性载体档案管理与保护规范GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范3术语声像档案（audio-visualarchives）在各项工作和社会活

3、动中直接形成、具有保存价值，并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。4管理职责4．1立档单位管理职责：本单位声像档案工作由主管档案工作的领导负责，明确本单位声像档案的形成、归档、管理和检查等工作的岗位职责、工作程序，落实声像档案建档、管理等工作所需经费和工作条件。4．2综合档案室管理职责：指导、监督、检查本单位声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作，负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。4．3声像材料形成部门（或人）管

4、理职责：接受综合档案室的业务指导和监督，负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作。5归档范围在各项工作和活动中形成的具有保存价值的声像材料均应收集归档，归档范围参见附录A。6收集与归档要求6．1照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像一致。6．2数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。6．3归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。6．4数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封

5、存保管。6．5归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确。7整理7．1声像档案材料的分类应遵循其自然形成规律，全宗内声像档案一般按载体类别-问题（年度）进行分类，并保持分类方案的稳定。立档单位应依据院声像档案的分类原则自行制定本单位的分类方案。7．2声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。7．3声像档案的保管期限应参照与其相关的文书、科研、基建等类型的档案保管期

6、限表确定；按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。7．4胶片照片的整理7．4．1胶片照片的整理按专题或事件进行组册，册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。7．4．2胶片照片档案材料的编号：照片册号：在分类方案的最低一级类目下按照片册排列顺序进行编号。照片号：由照片册号和册内照片张号组成。整理照片时应在每张照片的背面标注其照片号。底片号：同一保管期限内底片的排列序号。底片号应写在胶片乳剂面边处。7．4．3照片、底片册的规格及芯页各项内容的填写要求按照《照片档案管理规范》（G

7、B/T11821-2002）标准执行。7．4．4编制照片档案目录，填写册内备考表，参见附录B的表1、表2。7．5数码照片的整理7．5．1数码照片的整理在分类方案的最低一级类目下按事件建立文件夹，存放一组联系密切的数码照片。7．5．2对同一事件的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号，即数码照片号，由分类号-事件顺序号-照片顺序号组成。7．5．3按归档年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录（参见附录B的表3）、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日

8、期、制作者、光盘类型（CD-R、DVD）等。7．6其他载体声像档案的整理7．6．1除胶片照片档案外，录音录像带、电影胶片、光盘（含数码照片光盘）等载体的声像档案都要放入相应的载体盒内保存。7．6．2拟写归档文字说明：录音带、录像带等磁性载体材料的文字说明应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长（时间）等事项；光盘等载体存储的声像档案材料应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者、光盘类型等事项；电影胶片（