文书档案建档规范

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1、四、文书档案建档规范1总则1.1为加强中国科学院文书档案的建档工作，提高归档文件的质量，充分发挥文书档案在反映单位主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，制定本规范。1.2本规范提出了文书档案建档工作的基本要求和管理职责，规定了文件材料的归档范围和质量要求以及归档文件的分类与整理、档案接收等。2规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。D3JT22-2000(归档文件整理规则)。DA/Tl—2000(档案工作基本术语)3术语3.1立档单位(fondsconstituting

2、unit)构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。3.2文书档案(administrativearchives)指具有保存、利用价值，并已经归档的文件材料。3.3文件(record；document)国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。3.4原件(originaldocument)最初产生的区别于复制件的原始文件。3.5复制件(copy；duplicateddocument)与原件内容相同的复制品。3.6文稿(draft；manuscriot)文件起草过程中形成的历次稿

3、件，可分为草稿和定稿两种。3.7文本(text；version)同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。3.8手稿(manuscripts)作者手写或打字等方式制作的原稿。3.9归档文件(archivedrdes)在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。3.10件(douccument)归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。3.11归档文件整理(arrangementofarchivedfiles)将归档文件以件为单位进行装订、分

4、类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。4基本要求4.1单位应将文书档案建档工作列入各职能部门的工作内容和管理职责。    4.2兼职档案人员年度考核、晋职晋级时，单位应要求综合档案室提供归档情况。5管理职责5.1院档案主管部门5.1.1制定文书档案工作规范，对文书档案建档工作提出要求。5.1.2负责对院属单位文书档案建档工作进行监督、检查及业务指导。5.2单位主管领导5.2.1加强对本单位文书档案工作的领导，把文书档案工作纳入议事日程。5.2.2落实文书档案建档工作所需的工作条件。5.3单位职能部门5.

5、3.1负责协助综合档案室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作。5.3.2参与本部门归档文件材料保管期限的划分。5.4综合档案室5.4.1负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》。5.4.2检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目。5.4.3督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。5.4.4负责审定归档文件材料保管期限的划分。5.5兼职档案员5.5.1负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。5.5.2负责本部门归档文

6、件的整理、归档。5.5.3对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。6文件材料归档范围和质量要求6.1归档范围6.1.1凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。6.1.2院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、B。6.2不归档范围中国科学院文件材料不归档范围详见附录c。6.3质量要求6.3.1归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。6.3.2归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档

7、。6.3.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。6.3.4未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。7．归档文件的分类与整理7.1归档文件的分类中国科学院归档文件一般采用年度一问题(机构)一保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。7.2整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。7.3保管期限的划分保管期限分为永久、长期(16—50年)、短期(15年以下)三种。(当国家对保管期

8、限有新的规定时，执行新规定。)7.4归档文件的整理方法7.4.1归档文件的整理单位归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件，也可各为一件；正文与附件为一件，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册(本)为一件；来文与复文为一件，也可各为一件。7.4.2修整有破损的文件，应对