探析档案管理的发展趋势

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1、探析档案管理的发展趋势　　摘要：信息化时代，利用电子信息手段实现档案管理现代化是必然趋势，其不仅有助于提升档案管理的效率和质量，还能更好地实现对档案资源的保护和档案信息的共享。文章以新时期的档案管理工作为研究课题，基于信息化角度，探讨档案管理在新时期实施信息化管理的意义及具体的优化策略，以求使档案管理工作能跟上时代发展步伐，满足社会发展需要。　　关键词：档案管理；信息化；趋势　　中图分类号：G271文献标识码：A　　作为各类信息资源的主要载体，档案管理工作长期以来都是各行各业不可或缺的重要事项。传统的档案管理主要是针对纸质档案而言，管理人员将各

2、类信息资源分门别类后装订、收录、保存，即可完成档案管理事宜。新形势下，随着信息资源在各行各业生产、发展过程中所起到的作用愈加重要，档案作为信息资源尤其是历史信息的主要载体，其重要性和地位也变得愈加重要。为满足信息资源快捷、迅速实现共享的需要，也为满足信息化发展的需要，实施档案信息化管理是新时期档案管理工作发展的必然趋势。　　一、档案信息化管理的内涵　　对各行各业而言，档案是记录其历史发展轨迹的宝贵资源，通过查询档案可以从中窥探出某个时期某行业及自身发展的真实面貌，因此，档案管理工作无疑处于重中之重的地位。传统的档案管理工作主要以人为管理方式为主

3、。随着时代的发展与信息技术的进步，档案管理工作的方式也发生巨大改变，档案信息化管理则正是在此背景下所产生的一种新的管理档案方式。档案信息化管理的内涵，即是与传统人员管理方式相对的一种创新的管理方式，是在国家行政部门统一组织、规划下，利用现代信息技术手段，实现对档案信息的记录、分类、收录、归档等。　　简而言之，档案信息化管理就是从过去重视档案实体管理向如今重视档案信息资源管理的一种新方式。通过信息化手段实现对档案的管理，可以??现对档案信息资源的系统加工和处理，同时利用互联网和相关应用，即可轻松实现档案信息的随时随地查询与分享，有效推动了档案管理

4、工作的现代化进程。　　二、档案管理信息化的重要性及意义　　在新的历史时期，信息化、网络化带来档案管理新的发展机遇，但也带来新的任务、新的使命及新的挑战。面对新机遇、新挑战，档案管理工作从传统走向现代，从单一迈向多元，从实体管理转向信息服务，既是发展的必经历程，也是发展的必然趋势。　　1.档案信息化管理是我国现阶段工作的重要内容　　档案事业发展的“十二五”规划中提到：“加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设……打造一站式档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。”经过这几年的发展，当前我国档案数字化管理规模逐

5、渐扩大，其中包含的内容、涉及的信息资源面愈来愈广，信息资源的记录载体的种类也愈加多样，从传统单一的文书档案，向图片、视频、音频等过渡。这些变化都是基于信息化技术发展、推广与运用的前提之下而产生的。在今后的发展中，档案信息数字化、档案管理信息化必将逐步推进和完善。档案信息化管理作为现代化档案管理业务中的主要内容，其重要性和地位也将得到确立和认可。　　2.档案信息化管理有助于进一步完善档案标准规范体系建设　　传统视域下以纸质文书为主的档案管理标准规范已经较为健全，但在信息化时代，这套适用于纸质文书档案的标准规范放置于数字化档案管理工作当中，则表现出

6、较为明显的不适用性。为此，需重新审视和制定信息化时代下的档案信息化管理工作标准规范，尤其是需要改进其中明显不适应信息化环境的标准规范。推进档案信息化管理过程中，会涉及多种文档管理软件的运用，此类软件往往具有高效性、便捷性的特点，因此此类软件的推广运用，才会成为档案按“件”管理工作直接推动力。　　此外，信息化环境下的档案管理工作，可以轻松实现“一体化”“一站式”管理目标，管理者只需在控制端对电子档案进行集中、系统管理，就可有效解决传统模式下档案管理工作中所存在的档案积压、档案移交困难等问题。由此可见，推进档案信息化管理无疑有助于进一步完善档案标准

7、规范体系的建设。　　3.档案信息化管理能提供更多有效的资源及服务　　进行档案管理工作的初衷和落脚点在于为社会提供更多的信息资源和服务。众所周知，档案管理工作点多面广、纷繁复杂，以传统管理模式进行档案管理，无疑会消耗大量的人力、物力、财力，且大部分档案管理事宜属于重复劳动，需大量占用档案管理人员的时间。但是，档案管理工作对于任何单位而言，又都是一项不可或缺的重要工作，因此不能忽略。　　传统档案管理的高耗性与档案信息资源的有效性两者之间成为相互对立的矛盾体。信息化技术、手段在档案管理工作中的应用，则很好地破解了以上“僵局”。档案管理人员通过信息控制

8、端即可实现对档案的查询、分类、归档、共享，省去了机械、繁重的体力劳动，成功实现将人从琐碎的档案管理事务中解脱出来，既不影响档案管理工作的质量，又可极大