pdm新感觉之二

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1、PDM新感觉之二

2、第1文档管理真的那么廉价吗？在研修班上，来自航天企业的专家，就PDM如何满足档案管理要求提出疑问，讨论结果表明，长期以来供应商对这方面的需求缺乏准确把握，大多数用户在他们的导向下自己放弃了档案管理的传统和立场，将文档管理局限于PDM系统之内，仅仅满足于对文档的创建、检入、检出、发布和变更操作以及电子仓库功能的实现上。事实上文档管理应该覆盖其整个生命周期，而其生命周期不管是在空间上还是在时间上都超出了PDM的范围，有必要延伸到档案管理领域。1.文档管理和档案管理初略比较工程师在P

3、DM中完成文档的创建、发布，然后将电子文档提交到档案管理部门，如果发生更改，通知档案管理部门。更改过程有的是由工程师执行更改，档案管理员核对，有的是由档案管理员执行更改，工程师核对。无论创建、发布、存档还是更改，都是首先由工程师在PDM中启动流程，主动权在工程师手里。2.存在的问题目前，关键问题在于对文档或文件有效性、一致性、完整性的鉴别及其更改控制。1).归档一致性PDM中“归档”和档案管理中“归档”具有不同的含义，从而导致操作步骤及归属的不一致。2).文档有效性基准在电子文档和纸介质文档之间

4、以哪一个为有效性基准；在图档管理对象和档案管理对象之间又以哪一个为有效性基准。过去一般以纸介质和档案管理对象为基准，但是现在在新技术面前遇到了很大挑战，比如三维模型只有电子文档，没有纸介质文档；几乎所有企业内创建的产品电子文档都首先是PDM的文档管理对象，然后才是档案对象；电子文档的有效取决于设备和应用软件的支持，一个没法打开的文件是无效的。3).更改控制*更改一致性文档归档之后，所有的不一致几乎都是“更改”引起的，表现为更改结果和更改令的要求不一致、在不同介质上的更改结果不一致。*更改权限现行

5、的档案管理无论是手工还是计算机系统，与PDM中更改权限控制机制都不一样，在PDM中权限的授予和撤销容易实现，但是正因为此，使得档案管理人员不得不对这种控制的结果表示担忧。*更改流程启动在PDM之内，结束却在PDM之外，相互之间严重脱节。3.有关研究和方法对于问题的研究应该从PDM和档案管理两个方面来努力，但是从查阅到的有限的资料来看，档案管理方面无论是对于问题的洞察和研究分析都要超前一步，他们已经提出了一些颇具实际指导意义的原则和思路：*电子文件所占比例越来越大，最后可能取代纸质文件，但是在这之

6、前两者共存，共存的形态表现为双套制或双轨制，双轨制更先进合理。*前端控制，档案管理向前端延伸，在文件生成的时候就开始介入，由被动管理变成主动管理。*对电子文件“原则”仍然有效，用的真实性证实电子文件内容的真实性。*档案管理流程改造。*与企业产品管理系统衔接，接收有效数据。*“源数据自动化”原则，一方面在文件和元数据产生的地方（即源头）一次性获得有关数据；另一方面收据收集工作尽量利用自动化手段，如系统自动生成等。*仍然必须强调制度保障的作用PDM方面对如何满足档案管理需求的研究好像很少，仅从祁国宁

7、教授新著《图解PDM》看到相关介绍，由于十分难得且篇幅不长，故将整节抄录如下（图略）：通常情况下，在6至12个月以后，产品数据的使用频率将会明显降低，此时就可以将这些产品数据存入光盘档案库中，这样可以减轻硬盘驱动器的负荷，并满足产品数据长期存档的要求。为此，必须将PDM系统与档案库系统集成在一起。通过一个通用的接口，电子数据档案库就可以像系统一样与PDM系统进行集成。在进行存档时，Cax文档从PDM系统的File-Vault中被读出来以后，传送到档案库系统的目录中，然后，档案库管理软件将该文件写

8、到一个可读写光盘上。PDM系统通过数据交换文件将必要的信息通知档案库管理系统，这些信息包括文档编号、对象类和对象ID等。当某个文档（如工程图）可以以多种格式（如IGES、TIFF、CGM）存放时，需要用到后两种信息。被存档文件的元数据保存在PDM系统中。作为存档的标记，在文档对象中可以将某个属性置成文档被存档。对于那些被存入档案库系统的产品数据，必须能够通过PDM系统进行查询，必要时可以从档案库中输出。因此，必须向有关人员提供进入PDM系统和档案库系统的入口。上文提到的某航天企业，正在积极探索P

9、DM和档案管理系统集成应用全面解决方案，他们请国内著名档案管理专家对PDM“系统描述文档”进行了评价，评价报告认为对需求把握比较准确，但是指出“现有PDM系统功能设计在产品文件全生命周期的管理上有欠缺，主要是长期管理视角的不足”。报告中对电子文件迁移、组织结构、业务规则、各类角色操作权限、工程更改过程等有关问题的妥善解决表示关注。个人观点个人认为解决PDM如何满足档案管理要求的问题的关键是：*供应商要正视需求的客观存在，不能推托或回避。*建立和完善相关制度，重新明确责任和权限。PDM文档管理和档