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1、PDM新感觉之二
2、第1文档管理真的那么廉价吗?在研修班上,来自航天企业的专家,就PDM如何满足档案管理要求提出疑问,讨论结果表明,长期以来供应商对这方面的需求缺乏准确把握,大多数用户在他们的导向下自己放弃了档案管理的传统和立场,将文档管理局限于PDM系统之内,仅仅满足于对文档的创建、检入、检出、发布和变更操作以及电子仓库功能的实现上。事实上文档管理应该覆盖其整个生命周期,而其生命周期不管是在空间上还是在时间上都超出了PDM的范围,有必要延伸到档案管理领域。1.文档管理和档案管理初略比较工程师在P
3、DM中完成文档的创建、发布,然后将电子文档提交到档案管理部门,如果发生更改,通知档案管理部门。更改过程有的是由工程师执行更改,档案管理员核对,有的是由档案管理员执行更改,工程师核对。无论创建、发布、存档还是更改,都是首先由工程师在PDM中启动流程,主动权在工程师手里。2.存在的问题目前,关键问题在于对文档或文件有效性、一致性、完整性的鉴别及其更改控制。1).归档一致性PDM中“归档”和档案管理中“归档”具有不同的含义,从而导致操作步骤及归属的不一致。2).文档有效性基准在电子文档和纸介质文档之间
4、以哪一个为有效性基准;在图档管理对象和档案管理对象之间又以哪一个为有效性基准。过去一般以纸介质和档案管理对象为基准,但是现在在新技术面前遇到了很大挑战,比如三维模型只有电子文档,没有纸介质文档;几乎所有企业内创建的产品电子文档都首先是PDM的文档管理对象,然后才是档案对象;电子文档的有效取决于设备和应用软件的支持,一个没法打开的文件是无效的。3).更改控制*更改一致性文档归档之后,所有的不一致几乎都是“更改”引起的,表现为更改结果和更改令的要求不一致、在不同介质上的更改结果不一致。*更改权限现行
5、的档案管理无论是手工还是计算机系统,与PDM中更改权限控制机制都不一样,在PDM中权限的授予和撤销容易实现,但是正因为此,使得档案管理人员不得不对这种控制的结果表示担忧。*更改流程启动在PDM之内,结束却在PDM之外,相互之间严重脱节。3.有关研究和方法对于问题的研究应该从PDM和档案管理两个方面来努力,但是从查阅到的有限的资料来看,档案管理方面无论是对于问题的洞察和研究分析都要超前一步,他们已经提出了一些颇具实际指导意义的原则和思路:*电子文件所占比例越来越大,最后可能取代纸质文件,但是在这之
6、前两者共存,共存的形态表现为双套制或双轨制,双轨制更先进合理。*前端控制,档案管理向前端延伸,在文件生成的时候就开始介入,由被动管理变成主动管理。*对电子文件“原则”仍然有效,用的真实性证实电子文件内容的真实性。*档案管理流程改造。*与企业产品管理系统衔接,接收有效数据。*“源数据自动化”原则,一方面在文件和元数据产生的地方(即源头)一次性获得有关数据;另一方面收据收集工作尽量利用自动化手段,如系统自动生成等。*仍然必须强调制度保障的作用PDM方面对如何满足档案管理需求的研究好像很少,仅从祁国宁
7、教授新著《图解PDM》看到相关介绍,由于十分难得且篇幅不长,故将整节抄录如下(图略):通常情况下,在6至12个月以后,产品数据的使用频率将会明显降低,此时就可以将这些产品数据存入光盘档案库中,这样可以减轻硬盘驱动器的负荷,并满足产品数据长期存档的要求。为此,必须将PDM系统与档案库系统集成在一起。通过一个通用的接口,电子数据档案库就可以像系统一样与PDM系统进行集成。在进行存档时,Cax文档从PDM系统的File-Vault中被读出来以后,传送到档案库系统的目录中,然后,档案库管理软件将该文件写
8、到一个可读写光盘上。PDM系统通过数据交换文件将必要的信息通知档案库管理系统,这些信息包括文档编号、对象类和对象ID等。当某个文档(如工程图)可以以多种格式(如IGES、TIFF、CGM)存放时,需要用到后两种信息。被存档文件的元数据保存在PDM系统中。作为存档的标记,在文档对象中可以将某个属性置成文档被存档。对于那些被存入档案库系统的产品数据,必须能够通过PDM系统进行查询,必要时可以从档案库中输出。因此,必须向有关人员提供进入PDM系统和档案库系统的入口。上文提到的某航天企业,正在积极探索P
9、DM和档案管理系统集成应用全面解决方案,他们请国内著名档案管理专家对PDM“系统描述文档”进行了评价,评价报告认为对需求把握比较准确,但是指出“现有PDM系统功能设计在产品文件全生命周期的管理上有欠缺,主要是长期管理视角的不足”。报告中对电子文件迁移、组织结构、业务规则、各类角色操作权限、工程更改过程等有关问题的妥善解决表示关注。个人观点个人认为解决PDM如何满足档案管理要求的问题的关键是:*供应商要正视需求的客观存在,不能推托或回避。*建立和完善相关制度,重新明确责任和权限。PDM文档管理和档
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