百年老店吴裕泰的信息化之路

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1、百年老店吴裕泰的信息化之路

2、第1北京吴裕泰茶叶公司是具有悠久历史的老字号茶叶集团，以生产、加工、供应各个门店零售茶叶为主，副营茶社，地域涉及北京市内主要地区及门头沟、通州等远郊区县。公司拥有一个外库（大山子）、一个内库（柳芳）、30多家连锁店、员工100多人，经营品种300余种，年销售额6600万元，其中位于王府井、北新桥的三家直营店的销售额占公司总销售额的60%以上，单店销售额达30多万元。在企业通过ISO9002认证后，为了满足企业日益扩大的规模及连锁经营的特点，加强企业在市场中的竞争能力，提高经济效益，全面实现计算机

3、管理，达到信息共享、统一管理就显得尤为重要。需求分析为通过信息化手段实现管理创新，吴裕泰积极寻找信息化的服务提供商，并于2001年10月开始与联想集团接触。经过前期的咨询和需求调研，双方达成了共同推进吴裕泰信息化建设的备忘录--《吴裕泰茶叶公司信息化建设项目合作备忘录》，吴裕泰委托联想提供信息化解决方案。吴裕泰茶叶公司管理结构如下图：在本次信息化建设中，主要涉及公司管理层、培训部、行政人事部、财务部、营运部、采购部、配送部等七个大部门，还涉及门店。下面将详细介绍每个部门主要负责的业务内容。公司管理层：负责整体的业务监控与公

4、司战略的制定，在本次信息化建设中主要体现为领导查询的功能。培训部、行政人事部：主要负责公司的人力资源管理，包括的内容有：档案管理、工资管理。以及培训事宜。采购部、营运部：主要负责的工作有原料茶的采购、原料茶及成品茶的质量检验、茶叶的拼配、原料茶及成品茶的定价、结算5个业务。并且还要负责管理直营店和加盟店。在以后的业务流程描述中将详细描述。配送部：主要负责的工作包括：执行业务部门的加工拼配；对各个门店进行产品的配送；实物的库存管理，包括采购入库、销售出库、其他出入库及盘点业务；存货的核算四个业务。财务部门：负责公司的财务管理

5、包括资金、费用、利润等。每个月的票据量为200张。开发部：开发自营店，发展加盟店，加强对公司营运设备器材的维护与保养工作，保证所有设备器材符合营运标准。各个门店：负责实际产品的销售。各主要业务的管理模块梳理如下：1)采购管理采购管理是指与采购行为直接相关的一些活动的管理，主要包括以下功能子模块："请购检验"：是采购之前的一个环节，由茶叶公司开出请购单，供应商把自己的样品茶叶送到公司检验。茶叶公司收到供应商的茶叶样品后录入请购单中，由业务部门进行质检。如果产品合格录入到分成包商调查表，不合格不予录入。送检验的茶叶剩余部分作为

6、赠品入库。"采购订单签批"：业务部门根据分成包商调查表确定茶叶供应商，采购数量根据公司实际业务需求制定，填写采购订单。然后采购订单交给经理签批，经理可以否决订单的任何一条采购信息，并且可以根据实际需求修改采购数量。"收货质检"：采购订单发送以后，供应商把货品送到配送中心。配送中心根据实际收货数量开出收货单,配送中心在收货中抽小样送到业务部门进行检验。业务部门对小样进行检验后，在收货单据中填写检验结果，批示处理结果。"减斤降级"：这就是在收货质检以后业务部门批示的两种处理方式。减斤处理就是对实际收货数量减去相应比例数量后修改

7、收货单入库。降级处理就是把茶叶的等级做相应的降低后修改收货单再作入库。"退货"：对于检验完全不合格的茶叶，开出退货单，修改收货单。"实收入库"：根据实际情况收货入库。2)销售管理销售管理指和公司销售业务相关的一些模块的管理。"总部销售"：内部销售，指总部与直营店以及和加盟店之间发生的内部销售活动，流程与细节同库存管理中的调拨流程。详见调拨流程。批发流程，指总部对客户的批发销售，具体流程与细节同门店销售流程。详见销售流程。"商品调价"：由业务部门开出调价申请单，在申请单中具体叙述对哪些商品，数量，日期，原因等详细说明。然后由

8、经理进行审核与签批，如果调价申请批准，则修改系统中的商品综合信息表中的相关信息。如果不被批准，保持原来单价不变。"门店销售"：由门店制定销售订单，根据客户的要求开出发票（或者不需要）。在由门店开发货单传至配送中心，配送中心开出库单，商品出库。"销售退货"：此销售退货指门店与总公司之间的销售退货，由门店开出退货申请，然后由相关主管人员对退货单进行审核。如果审核否定的话，单据取消，但会留底。如果审核通过的话，门店开出库单，在配送中心开出收货单，然后再检验入库。3)库存管理库存管理指与库存相关一系列公司运做流程。"调拨"：总店的

9、调拨填写A类调拨单，需要对门店的库存查看后填写。门店的调拨用B类调拨单，需要经过总部签批以后才可进行。总部查看门店库存以后，开出调拨单，门店出库，配送中心收货检验入库。门店调拨的话，调拨单由配送中心进行审核，根据配送中心相应的库存状况，修改门店的调拨单，内部销售出库。"采购入库"：根据收货检验的情况进行