上半会计业务座谈会会议纪录

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1、100年度上半年會計業務座談會會議紀錄時間：100年5月18日地點：本院學術活動中心二樓第一會議室主席：林主任世杰列席人員：本院計算中心、學術事務組、公共事務組、人事室等業務相關人員出席人員：本院各所處/室/中心兼辦會計人員記錄：王惠斐壹、處長致詞(略)貳、主席報告(略)參、會計室二科報告一、茲因本院部分單位對於採購案件之授權與監辦分工等相關公文程序存有疑義，爰將院方會計與各所會計監辦分工及各類採購案件之公文簽核程序整理如下：採購案件分類（依採購金額大小區分）監辦人員核准授權與監辦公文形式備註說明小額採購採購階段所方會計所內簽核承辦採購人員得不通知會計人員監辦。通知者，得不派員。驗收階

2、段所方會計所內簽核承辦採購人員得不通知會計人員監辦。通知者，得不派員。逾公告金額十分之一，未達公告金額採購階段所方會計所內簽核驗收階段所方會計所內簽核分批或部分驗收由所內簽核及所方會計監驗100—200萬元案件採購階段院方會計所內簽核，開會通知單通知院方會計監辦驗收階段一次性驗收院方會計所內簽核，開會通知單通知院方會計監辦部分驗收金額100萬元以下（例如：80萬元）院方會計所內簽核，開會通知單通知院方會計監辦院方會計得依不派員監辦規定，奉准後不派員。部份驗收金額100-200萬元（例如：140萬元）院方會計所內簽核，開會通知單通知院方會計監辦200萬元以上案件採購階段院方會計報院方核准

3、，公文由院方總務組簽會會計室監辦驗收階段一次性驗收院方會計報院方核准，公文由院方總務組簽會會計室監辦部分驗收金額100萬元以下（例如：60萬元）院方會計報院方核准，公文由院方總務組簽會會計室監辦院方會計得依不派員監辦規定，奉准後不派員。部分驗收金額100-200萬元（例如：150萬元）院方會計報院方核准，公文由院方總務組簽會會計室監辦部分驗收金額200萬以上（例如：380萬元）院方會計報院方核准，公文由院方總務組簽會會計室監辦二、年度預算執行調控作業(一)、具體措施項目措施說明一、妥適編造歲出分配預算，作為預算執行之控管基礎。1、各工作計畫經常門分配預算（不含人事費）數，上半年比例不得

4、低於45％。2、各工作計畫資本門分配預算（不含營建工程）數，前三季比例不得低於80％。本院年度歲出分配預算，執行期程均偏重於下半年，尤其第四季分配比例幾達四成，明顯偏高，致使許多採購案件拖延至年度即將結束才執行，不僅易讓外界產生本院有消化預算之觀感，亦為鉅額年度預算保留之主要成因。二、定期編製預算執行概況表，檢討收回未使用之分配預算。1、編製全院各工作計畫預算管控報表，三大領域管控至所處（分支計畫），主題計畫管控至研究計畫（PI計畫），學審計畫控管至分支計畫，重要科目（如國外旅費）可管制到三級，提供預算控管人員參考。2、於第2季結束後，檢視各計畫前6個月之執行概況，除有特殊理由，未使用

5、之分配預算，由院方收回統籌調撥運用。3、於第3季結束後，辦理各單位年度預算預估賸餘調查，由院方統籌調用，以支援經費不足之單位。1、院方或各所處管控之「主題計畫」經費，可於會計系統中分配至各PI計畫，並可依PI計畫為單位，隨時掌握該等計畫經費之使用情形。2、為使各單位確實依計畫實施進度辦理預算分配，並依分配預算數執行，避免採購案件延宕，造成年底鉅額保留或經費賸餘。3、為使本院預算能適時提供跨所處橫向調配，以提升資源之使用效益。三、精確掌控全院出國經費執行概況。1、每年7月起按月敦促出國經費未使用數偏高之單位，填報賸餘數交由院方統籌使用。2、系統自動化以電子郵件警示出國人員核銷出國旅費及提

6、交出國報告之期限。1、為加強「國外旅費」運用效率，避免所處新增計畫有出國經費需求時，未能先就所內預算作有效使用，即先尋求院方予以協助，造成本院「國外旅費」預算平時看似不足，年度決算卻有大量賸餘情形。旅費項目包括國外旅費、國外教育訓練費、大陸地區旅費、大陸地區教育訓練費。2、防止出國人員逾期核銷出國旅費及提交出國報告。四、強化院統籌經費之執行控管。所處申請院方統籌經費須提出需求概算明細表（如附表），奉准後，依核准額度及計畫代碼，將各科目預算分配數鍵入系統，以管控執行進度，按季簽報。避免所處申請院方統籌經費奉准後，有未依申請項目支用，或甚未動支，進而影響院方統籌經費使用效益之情形。五、年度

7、預算執行狀況作為來年概算籌編審查之參據。1、於年度結束計算各單位預算執行率時，由各單位主動提供之賸餘經費視為已執行預算，可提高該單位執行率，且該單位爾後有經費需求時，院方將列為優先考量。2、對於決算賸餘金額較大，或執行率偏低之單位加以檢討，除有特殊理由，將適度調降以後年度預算規模。為鼓勵各單位將賸餘經費繳回院方統籌運用，提升全院預算執行效率。(二)、所（處）配合事項項目說明一、於會計資訊系統增加「PI計畫代碼」欄位，研究計畫下尚有子計畫者，分配