上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范

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1、上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范为了规范、科学、合理的开展纸质档案数字化工作，使档案信息资源准确、方而、快捷地提供共享利用，以满足学校对档案的需求，现参照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)，并结合本馆实际，制订本技术规范。一、本规范的适用范围本规范规定了纸质档案数字化的主要技术要求。本规范适川于采川各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。二、纸质档案数字化的基本原则：纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利川，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。1.规范性原则：所有档案信息必须按照规定的

2、技术要求、文本格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准，在特定技术参数方面适当调高。2.安全性原则：在档案信息数字化过程屮要确保档案原件的安全、确保数字化档案信息的內容与档案原件相吻合、确保档案信息内容不泄密。3.效益性原则：在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案，包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。三、纸质档案数字化对象的确定：应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。1.保护至上，分步实施原则2.需求导向，急川先上原则3.剔除无用，避免浪费原则四、纸质档案数字化技

3、术要求1.扫描档案的总体要求：每张图片应在200%的查看比例下，字迹、边框淸晰，图片上加有水印专用章、图片顺序号与案卷的页码号-•致；2.扫描均为24位色彩色模式。分辨率要求：历史档案：＞400dpi;非历史档案：＞200dpi。数码相机拍摄档案的分辨率要求：相机的像素设定应相当于或大于分辨率200dpi;分辨率的设定应以“每张图片应在200%的查看比例下，字迹淸晰、完整”为原则；若有特殊情况导致影响扫描图像的利用和阅读的(包括图像的清晰度是否理想、图像大小是否合适)，可根裾实际情况作以凋整：1.对于所扫描图片原始文件，按照相应的规格，在保存时，应按照图片的最髙品质保存；对于

4、压缩、处理后的图片，应保证图像的清晰、可读。2.图片宽度一般设賈为430-600像素,每幅图片的宽度和长度最大分别不得超过1000像素；图片大小设置为90-150K,最大不得超过150K;图片尺、r和大小的设定原则应按照档案信息管理系统的要求来设定。3.图形图像的存储格式为：JPG、PDF；图像文件OCR转换后的存储格式为：DOC或XLS；PDF格式的文件内部顺序应与相应的案卷页码顺序保持一致。4.加工方应提供三套图像数据光盘。一套为初始图像；另一套为加入水印后的图像;还有一套为初始图像的PDF格式的文件。此外，光盘的品牌、型号、规格等指标参数必须经档案馆认定；5.各个门类的

5、档案在加工处理上可能存有异同，相异之处，应按本门类档案的特有属性来加以区别对待，并按事先约定的特殊要求和程序来处理。加工方在移交图像之前，应对图像偏斜度、清晰度、失真度、排列顺序以及是否漏扫等方面进行检查，不符合质量要求的，应重新进行图像的扫描或处理。五、纸质档案数字化工作流程及具体要求纸质档案数字化的基本流程主要包括：档案借山、档案整现、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。1.档案交接，出库登记：(1)档案调出库房应由双方共同清点案卷数量，仔细查看每个案卷，对于案卷有否破损、残缺、漏页、缺页、有无卷A目录、页码是否连续，装订是否牢固，有否

6、破损等情况均记录备案，并作为档案再入库验收的依据；(2)档案数字化外加工(即扫描或翻拍、图像处理)的数a,—般一次5()卷左右。档案离馆之前，应办理交接手续，由档案馆档案保管利用室主任和加工方法人代表共同签字后，方可离馆；(1)由档案馆派出代表与加工方共同将待数字化外加工的档案护送至加工场地，以确保档案之安全。1.拆除案卷，区分类型：(1)拆卷前，先检杏卷内文件是否编有页码。未编页码的，用铅笔编写在单面村料的右上角、编制双面书写的文字材料时正面编写在右上角，反面编写在左上角；(2)如发现卷内FI录和卷内实际分页不符，整理人员校核后用铅笔修改错误的页码；(3)拆卷时，要首先去掉

7、金属物。对于必须裁页才能扫描的文件，在经档案管理人员同意后方可用裁纸刀沿文件原有折痕细心裁切，不得徒手撕裁；拆卷后的所有案卷一律平放，不得竖放和侧放；(4)按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正文的文件可以不扫描原稿。正式文本中的定稿(文件处理签及定稿中有领导人亲笔批示和审改内容的除外)、成批统计报表中的重复性填表说明文字、有正式转发件(发文)的被转发件(收文)等无须列入数字化处理的对象。2.分清类型，分类扫描：根据档案幅面的大小(A4、A3、A