海南省纸质档案数字化技术规范

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1、海南省纸质档案数字化技术规范（试行）　　为规范我省纸质档案数字化工作，提高纸质档案的数字化质量，维护档案实体和档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）等相关法规标准，制定本规范。　　1.范围本规范规定了我省纸质档案数字化的各项要求。本规范适用于我省各级国家综合档案馆（室）进行纸质档案数字化转换工作。机关、团体、企事业单位纸质档案的数字化工作可参照执行。2.术语本规范所称纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。源

2、版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。源版数字副本的衍生品是指对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件。　　3.项目管理　　3.1全程管理-17-　　应对纸质档案数字化项目的准备、扫描、处理、移交接收等阶段实施全程管理，对数字化工作的安全、标准、质量、进度等进行有效控制。　　3.2制定数字化工作方案　　应对数字化对象基本情况进行调查摸底，以此为基础并根据本规范提出数字化项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。数字化工作方案应包括安全保密措施、项目管理要求、技术标准、工作文档管理要求、数字化

3、成果移交要求等内容。采取委托加工方式的数字化项目，数字化工作方案应明确数字化成果的计算标准。　　3.3数字化对象审批　　对纸质档案数字化对象实行审批制。尤其是委托加工方式的项目，要有档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表的签署《纸质档案数字化审批书》（附录A表A１）　　3.4数字化工作文档管理　　应明确纸质档案数字化过程中形成的工作文档的整理、归档、移交等管理要求，并与全宗卷共同保管。应归档的数字化文档包括：数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案数字化借用档案登记表、数字化工作登记表、纸质档案数字化加工流程单、纸质档案数字化数据质检登记表、纸质档案数字化数据质检验收登记表、纸质

4、档案数字化项目验收移交清单等凭证性文件；采取委托加工方式的数字化项目，-17-还应包括项目招投标文件、中标通知书、项目合同等。　　3.5档案安全管理　　为保证档案数字化成果是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理，各制作环节应有当事责任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案原件与档案信息安全。　　对进行数字化的档案原件，最大限度减少数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形体变化。未解密的档案不得采取委托加工方式进行数字化。对采取委托加工方式进行数字化的，对其服务、系统及整体设备，必须对承包单位进行资格审查，并采取使用国产计算机产品、硬盘

5、整体验收移交或低级格式化、加强数字化现场安全管理等措施，防止档案原件数字副本外流。　　4.流程管理　　纸质档案数字化全程共有10个基本流程，包括借卷、拆卷整理、目录著录、档案扫描、图像处理、OCR转换、质检、还原入库、挂接、数字化成果验收移交等。整个环节管理过程，需填写《纸质档案数字化加工流程单》（附录A表A4）。　　4.1借卷-17-　　严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理借卷手续，案卷逐卷（以件为单位的逐件）清点后出库，重点档案逐页清点出库，并填写《档案数字化借用档案登记表》（附录A表A2）。　　4.2拆卷整理　　4.2.1档案整理主要包括拆除扫描对象装订线及加固件、平整页面

6、、编制页码、修复老化和破损程度高的页面、登记特殊页面等内容。平整页面时不得破坏档案原件固有形态，不得强行撕破档案页面。没有编页码的应重新编号，并统一采用铅笔编号或油墨打号机打号。已经编有连续并清晰可见页码的，不再重编页码。案卷内存在页码缺漏现象时，应登记跳号情况，不再重编页码。一份文件在卷内排列位置不连续，应调整件内页面排列顺序，并就受影响部分重新打号。卷内存有钱币、邮票、照片、地图、证书等特殊材料的页面时应予以登记。　　4.2.2老化、破损页面先进行修裱，再进行数字化扫描；　　4.2.3准确区分扫描件与非扫描件。按要求将同一案卷的档案区分为扫描件和非扫描件，并分别装入临时文件袋中，

7、同时注明清楚。属同一份文件材料的集中存放，做好标识；无关和重复的文件要放入非扫描件。在区分的过程要做好《数字化工作登记表》（附录A表A3）登记。　　4.3目录著录-17-按照《档案著录规则》（DA／T18)的要求进行著录，建立案卷级、文件级目录数据库。数字化之前已经建立了文件级目录数据库的，应在数字化过程中进行核对、确保目录数据准确无误并与纸质档案一一对应。　　4.4档案扫描　　4.4.1每份文件中，只扫描文件正文、附件等。草稿、重复件及无关材料不扫描；能