企业声像档案管理工作的重要性及相关策略探讨

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1、企业声像档案管理工作的重要性及相关策略探讨声像档案的材料一般都是利用感官材料和磁性材料制成的，这类档案在保存上受多种因素的制约。企业要想将声像档案完整的保存下来，不仅仅是根据声像档案自身的特点对其进行有效管理，还需要制定健全的声像档案管理体制、高度重视声像档案管理、提高声像管理人员的素质等，以便更好的为企业服务。　　企业声像档案管理工作中遇到的困难　　一、缺乏健全的企业声像档案管理体制。就目前来看，一些企业的档案管理制度并不是很健全，虽然一些企业有一些档案管理制度，但是由于在落实过程中缺乏相应的保障措施，声像档案管理并没有得到有效的保护

2、。再加上一些企业的声像保管人员经常变动，声像档案的相关内容不能有效的描述出来，致使一些声像档案仍处于自由管理状态，失去了其时效性。　　二、企业对声像档案管理工作重视程度不够。一些企业的领导和相关人员对企业声像档案并不是很了解，认为企业声像档案就是上级下达的红头文件，对企业活动中留下的照片、光盘及磁盘并不是很重视，在活动完成之后，并没有将相应的声像资料归档。还有一些企业员工认为自己在企业活动中拍摄的照片是自己的资料，与企业无关，自己有权对其进行处理。正是因企业领导对企业活动中声像材料的忽视，才使得企业声像资料得不到有效的保护，特别是在人员

3、流动的过程中，声像资料经常会出现流失的现象。　　三、对企业声像档案缺乏有效的管理。声像档案管理并不是一件很容易的事，毕竟声像档案的相关材料是由感官材料和磁性资料制成的，它对环境的要求非常的严格，它不仅要求环境是恒温、恒湿的，还要求所处的环境能够防磁。但是一些企业并没有注意到这一点，而是按照纸质档案的管理方式将其放在文书柜中或是与其他形式的档案混合在一起，这就使得照片褪色、底片变质、磁片受损现象时有发生，有时还会给企业带来一定的损失。　　四、企业声像档案管理人员素质相对较低。由于一些企业声像档案管理工作的不重视，使得一些声像档案管理工作人

4、员对其也不重视。当企业发现声像档案对公司的重要性时，开始对未接受过专门培训管理人员进行专业的培训，但是因培训的时间较短及声像档案管理人员素质的限制，对声像档案管理专业知识的掌握程度并不是很好，致使其在管理过程中，不能及时对档案进行归档，一定程度上影响了声像档案管理工作的顺利进行，也影响了其寿命。　　五、企业声像档案缺乏完整性。企业声像档案是具有较强完整性和特殊性的，但是常因为管理上的混乱，使其不能更好的为企业服务。企业声像档案时候，特别是影响在归档的时候是需要相应的文字说明的，照片和底片是需要同时归档的。但是就目前现状来看，许多企业并没

5、有按照相应的规定对照片和底片进行及时的归档，其影像的文字说明也不能和影像中的口型相对应，这就降低了企业原始的录像的使用性能。　　解决企业档案声像管理工作问题的策略　　一、建立健全的声像档案管理体制。企业应该建立健全的声像档案管理体制，实现对声像档案的统一管理。企业在声像档案管理工作中应该明确各企业部门及工作人员在工作活动中形成的声像档案都应该移交给企业声像档案管理部门，进行统一管理，以保证档案的完整性。同时企业应该按照国家的相关规章制度制定相应的规范，并结合企业自身的特点制定相应的规章制度，以保证档案工作的顺利进行。在声像档案管理中出现

6、人员流动，流动人员在离职时应该将自己的工作全部移交给现在的影响档案管理人员，以保证档案管理的时效性。　　二、加大对声像档案管理的重视力度。企业领导作为企业的最高领导者应该高度重视企业声像资料的管理，加大对企业声像管理工作的宣传力度。只有完整、规范的声像资料，才能更好的反映企业形象和企业文化价值。因此，企业领导必须高度重视企业的声像资料，并加大其宣传力度，使企业上下能够意识到声像资料的重要性。只有企业领导高度重视企业声像资料的管理，企业员工和相应的声像资料管理人员，才能重视声像资料，才能更好的保管和利用声像资料。　　三、加大对档案的保护力

7、度。企业应该从声像档案的永久和长远的保管角度出发，结合企业的实际发展状况，对其进行有计划、有步骤的管理，并不断的改善声像档案的保管条件，根据声像档案材料的特殊性，配置一些符合其保管要求的档案设施设备，以达到防潮、恒温、防磁等要求。在保存的时候，可以将声像档案卷成卷，放入专门为其提供的防磁柜中单独保存。同时要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，使声像档案的寿命得以延长。由于声像档案对保存环境的要求多，对于那些常利用的，可以利用光盘将其保存起来，这样不仅方便，还能使照片和底片得到永久性保存。对那些不常利用的录像带进行定期的复制，对那些磁性

8、材质的档案应该定期进行检查，一旦发现问题就应该采取相应的措施，以延长其寿命，对于那些已经发黄的照片和编制的胶片应该及时进行修复，以避免企业损失。　　四、提高声像档案管理人员素质。声像档案管理人员在企业管理过