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1、企业声像档案管理工作的重要性和措施现代科学技术迅猛发展,企业在现代化管理工作中的信息量与日俱增,产生了大量新型载体的声像档案。这些声像档案最能直观、形象地展现其发展轨迹,是企业历史的再现,为企业的持续发展提供了再生和增值资源的价值。但有些人认为声像档案不能直接产生经济效益,不属于资源范畴。企业声像档案的作用和价值究竟有多大,它还存在哪些问题,怎样妥善保管好和充分开发利用它,现我就自己几年来在声像档案管理工作中的一点心得,做一简述。 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料
2、为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个企业档案的重要组成部分。 声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平,需引起有识之士的关注。 一、声像档案管理存在的问题: (一)声像设备没能有效利用 许多设备存放在各部门或个人手中,没有合理利用。有的设备使用人员不明确或频繁变动,设备不能有效地利用,造成一些重要活动没能及时摄录,档案没能完整保存下来,给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 (二)摄录人员专业知识及技能水平普遍较低,档案
3、意识不强,声像档案难以及时完整归档。 产生声像档案的第一形成者,关系到声像档案是否齐全完整,是声像档案的第一责任人。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现,有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片文字说明不清楚。本来是很珍贵的照片,却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧,相当一部分单位都是"一盘带子反复用",原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案,管理不规范,当档案部门去收集时
4、,往往不愿交。究其原因,主要是档案意识不强,对声像档案管理缺乏重视。摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作,并决定着声像档案的数量和质量。一般都是兼职,专业工龄短、专业知识及技能普遍较低。在工作中我发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等,认为拍完、录完就算完成任务了,不需要归档保存。有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态;另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁,送往新闻中心就算完了,怎么处理这些声像档案属于个人
5、行为。由于这些同志缺乏全局观念,档案意识不强,仅考虑个人或本部门工作方便,致使部分声像档案长期在个人或部门内部保存,不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整,造成声像档案的失控或流失,致使单位档案不齐全完整,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 (三)保管条件差,声像档案难以长久保存 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。有的单位设置了声像档案室,却将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣。 (四)收集渠道不
6、畅,声像档案馆藏匮乏 声像档案是保存企业档案并向企业提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或处室内部,没有集中统一到档案馆管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存,难以及时完整归档统一管理,致使基层档案室声像档案不齐全,档案馆的声像档案也就没了。源头没控制住,加之征集措施不得力,渠道不畅。 (五)区域性重大活动档案失控,声像档案流失严重 每次单位组织重大活动,召开重要会议,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案馆(室)却找不齐这些原始档案。分析
7、原因:一是多个单位同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。转 二、认识声像档案的重要性,采取措施,加强声像档案管理: (一)加强宣传,提高意识,争取领导重视 搞好档案工作不仅是档案
8、主管部门的
