shaqp01p01体系文件的结构和编写规则

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1、登录No.:体系文件的结构和编写规则SHAQP01P01V.1.0制定FL2002年5月13日上海阿尔卑斯电子有限公司批准审核编制2002.5.13余观华2002.5.13寺林2002.5.13倪金兴1.0目的本文件作为《文件控制程序》的支持性文件，提供程序文件的一般性结构和编写规则。2.0范围本文件适用于第二层次程序文件的编制。第三层次的文件推荐使用本规则。3.0职责各部门文件编制人员在编写适用范围内的文件时应遵守本规则。品质保证部负贵对文件结构和编写规则的符合性检查。4.0文件的结构4.1慨述部分4.1.1封面封而应有文

2、件名称、文件番号、文件版本标识、公司名称、登录NO和文件编制、审核、批准等内容。4.1.2文件名称名称应位于正文的页眉和封面。4.1.3文件番号体系文件番号组成方法如下：SHA□□□□□□□__-nn"T—子程序顺序号（阿拉伯数字），oi,02…文件主管部门代码顺序号（阿拉伯数字），01,02…文件分类公司代码a.文件分类:质量手册一QM:质量体系程序文件一QP。环境手册一EM;环境程序文件一EP。b.文件主管部门代码：管理部G采购部C计划部H营业部Y生产部s技术部J品质保证部P财务部W4.1.4文件版本号V.□L修订码，从

3、“0”开始版本码，从“1”开始4.2正文部分4.2.1目的说明文件的用途。4.2.2范围基本表达方式：“本文件（程序）适用于4.2.3定义为可选要素。体系文件中采用的术语在现行国际标准、国家标准或其它标准中未规定，并且在不同的语境中有不同的解释，或者不是一看就懂的，应进行定义。在一个文件中定义过的术语，其它文件可以引用，但不应重复定义。4.2.4职责程序文件应明确规定程序的执行者。4.2.5程序程序文件应说明由谁來做、做什么、什么时候，在哪里，使用什么材料、设备和文件、怎么做、怎么记录以及记录如何保存。如果用一个文件描述，篇

4、幅太长或不方便，可以用子程序文件。程序文件的措辞。规定类，“应……”，“不应……”；建议类，“宜……”，“不宜……”等。4.3补充部分4.3.1相关文件列出与本程序文件相关文件的番号和名称。有二个以上相关文件时应追加序号。序号由章节号和顺序号组成。如“6.1”，“6.2”等。4.3.2附录为可选要素。附录由编号和标题组成。序号由文字“附录”和大写英文字母“A、B、C……”构成。如“附录A”、“附录B”等。序号按正文提及的先后排序。正文提及的措辞方式：“遵照附录B”，“见附录C”，“参见附录A”等。附录的文体应与正文保持一致。

5、4.3.3附表指程序要使用的记录表。附表由标题和番号组成。附表在正文中应提及。正文提及的措辞方式：“见附表1”，“见附表2”等。记录表番号组成方法：□p□□□□□□□-□了TT—记录表保管年份I记录表顺序号（阿拉伯数字），01，02…——子程序顺序号（阿拉伯数字），01，02…文件主管部门代码主程序顺序号（阿拉伯数字），01，02…文件分类a.前5位参照程序文件番号组成方法。b.记录保管年份参照《记录控制程序》。长期保存时，该位缺省。c.主程序记录表子程序顺序号缺省。4.3.4更改记录版本NO修订NO改订（版）日期修订页码体

6、系文件吏改单NO5.0编排格式5.1封面样式参见附录A。名称由多个要素组成时，各要素之间应空一个字符的间隙。如“搬运贮存包装和防护交付管理程序”。5.2正文和补充部分5.2.1样式样式参见附录B5.2.2层次划分和编号按章、条、段和列项划分：a.章是按内容划分的基本单元。应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。编号应从“目的”一章开始，一直到附表结束。每一章应有标题。b.条是章的细分。应使川阿拉伯数字从1开始对条编号。本文件规定最多应使用三个层次的条，即第一层次的条（如3.1），可分成第二层次的条（如3.1.1，3.1.2等）；第

7、二层次的条（如3.1.1）,可分成第三层次的条（如3.1.1.1,3.1.1.2等）；。c.同一层次中有二个以上的条时才可设条。第一层次的条宜设标题。第二层次的条不一定设标题。但同一章或同一条中，同一层次的条如无标题，应统一。d.段是章或条的细分。段不编号。e.列项。如对段中某个句子细分，可用列项。列项用小写拉丁字母作为序号。如需对某项再细分，则用“1）,2）……”引出。5.2.3章、条、段、列项的编排章、条的编号顶格排。编号与标题或文字之间空一个字间隙。章的标题占二行。段的文字空两个字起排，回行时顶格排。列项的编号空两个字

8、起排，编号与文字之间空一个字间隙。回行时空四格排。5.3页码从首页起，到附录页结束编页码。页码填写在每一页的页眉中。附表不编页。5.4字号和字体页别文字内容字号和字体封面文件名称和番号二号黑体封面公司名称三号宋体封面版本号五号宋体封面其它四号宋体目次目次三号黑体目次目次内容五号宋体前言（引