《文秘》—常用事务文书的拟写

《《文秘》—常用事务文书的拟写》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、常用事务文书的拟写◆传真◆备忘录◆事务性通知◆邀请信◆感谢信◆贺信◆请柬技能要求：通过本节的学习，能够★在具体公务中正确选用传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺信、请柬★准确拟写传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺信、请柬知识要求：通过本节的学习，掌握★事项性通知(事务通知、会议通知)的知识与拟写★礼仪文书的知识与拟写一、传真1、概念：传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。2、特点：1）真实，既传送的是文书原件的真迹；2）便捷，即操作便当，传

2、递迅速；3）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文字的改动和错漏。天地公司传真收件人：钟宜单位：寰宇运输公司抄送：传真号：（021）123456发件人：初萌日期：2006/6/15传真号：（010）654321电话：（010）654322页数：共1页主题：联系仓储运输□紧急□请审阅□请批注□请答复□请传阅寰宇运输公司：我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关仓储运输事宜。天地公司（公章）2006年6月15日√这是一份传真首页，标题通常是“公司名称+文种”。正文的首部写明收件人姓

3、名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下方印有公司名称，地址及公司的标志图标。二、备忘录1、概念：备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体内部人员之间的交流。在英文中“备忘录”通常缩写为menmo。2、特点：1）形式灵活多样，它一般装订成溥册，或放置案头，或随身携带；2）写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒，备忘的作用即可。发给：初萌———秘书发自：施

4、林———行政部经理日期：2006年1月6日内容：总经理来京行程安排总经理将于2006年1月8日星期一到达北京，并将于1月10日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。注意事项：在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。三、事务性通知1、事项通知事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理。（1）事项通知的适用范围当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这种通知，如成立、合并、撤销、调整某一

5、机构，启用新的印章，更换单位名称，更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。（2）事项通知的写法这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实在，使对方不仅能了解到有关情况动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作有所推动和改进。这类通知的特点是实用性强，时效性短，政策性弱。不用于发布法规，也不用于批转公文，多是针对一些临时性的事务，只起告知和沟通的作用。这类通知在形成时大都不编发文号，用过之后，也无须立卷归档。2．非正式公文类通知１）启事型通知这种通知与启事相近。当需要把一些临时发生的情

6、况和准备采取的措施告知有关单位和个人时，多使用这种通知书，如《ＸＸ办事处关于报送２００５年卫生工作总结的通知》。２）凭证型通知这种通知既起告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用。其行文对象都是与某一事项有关的单位或个人。比如，某单位要主持召开一个全省乃至全国范围内的学术讨论会、产品鉴定会等，总要事先向有关单位或个人发出通知。一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为其参加会议的凭证。3、会议通知写好会议通知的关键是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次地补充通知，又

7、免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。1）把召开会议的根据、原因写清楚，是急需解决工作中的某一问题，还是上级布置了一个新的工作任务。2）把会议名称写清楚，是代表会、座谈会，还是协商会、工作例会。3）把会议的主持单位（主持人）写清楚，是领导机关主持，还是办公部门主持，还是主管部门主持。4）把会议的内容或主要目的写清楚。5）把会议的起止时间写清楚，如果会议结束的时间难以确定，也一定要把会议开始的时间写清楚。6）把与会人员写清楚，会议通知中的与会人员有两种：一种是直接

8、点出具体与会人员的姓名，一种是给与会人员划定一个范围和界限，如果是干部会，可写“召开副科级以上干部会议”，如果是党干部会，可写成：“召开党员干部会议”。7）把对与会人员的具体要求写清楚。常见的有这样一些内容：与会人员需要准备哪些公文、材料、证件等。8）把联系电话（联系人）、联系电话写清楚。会议通知发出后，收到通知的单位或个人在准备赴会过程中，由于各方面原因，可能还会遇到一些不太清楚的问题，这就需要通过电话、电传、书信或当面询问等形式向会议主