大型国企工程项目前期文件创新管理模式初探

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1、大型国企工程项目前期文件创新管理模式初探：由于工程项目前期文件具有形成时间跨度大、保存较分散和管理滞后等特点，对其进行管理是行业内的一个难点。为了更好地适应信息化环境，笔者所在的一家大型国企通过分析自身工程项目前期文件管理中存在的问题，结合信息技术的发展，采取制度和流程保障措施，提出了按盒管理的新模式，显著提升了该大型国企工程项目前期文件的管理质量和效率。关键词：工程项目按盒管理档案管理一、引言笔者所在单位是一家大型国企，重视档案工作是该单位的一贯传统。1978年12月，在成立之初，该大型国企就设立了专门的档

2、案资料工作机构。1986年6月，该大型国企形成了布局全面、分层合理的档案管理X络。经过三十年的实践发展，该大型国企在档案管理方面形成了一套比较全面成熟的模式，尤其是工程项目档案管理，一直处于行业领先水平。这家大型国企实行工程项目技术资料和档案一体化管理，使得形成的档案可溯、可控和可靠。工程项目前期文件的管理是工程项目档案管理的基础，做好工程项目前期文件管理工作，是保障工程项目顺利开展的前提。工程项目档案管理中前期文件的管理一直是行业内的一个难点。由于前期文件形成时间跨度大、保存较分散、管理滞后等原因，其管理质

3、量和效率一直难以保证。近期，该大型国企在前期文件的管理实践探索中，有了新的突破，提出了全新的“按盒归档”的管理模式，有效提高了前期文件的管理质量和效率。二、工程项目前期文件研究综述本文的工程项目前期文件不仅指项目开工前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件，还包括项目竣工验收文件。工程项目前期文件主要包括12大类：立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计基础文件，设计文件，建设工程竣工备案文件，专项竣工验收文件，生产技

4、术准备及试生产文件，结算、决算文件，总结、后评估报告、竣工验收会议等文件和房地产权证。在中国全文数据库中以“前期文件”为主题进行检索，共检出51篇文章，剔除内容重复和弱相关文章，得到17篇文章。这些文章主要内容涉及前期文件的四个方面：形成、定义及内容、管理和控制。一是，从前期文件的形成来看，具有形成不确定性、[1，2]文件分散性、[3，4]时间跨度大[5]和双重性[6]等特点。双重性是指前期文件具有文书档案和科技档案双重属性。前期文件的形成特点是导致其管理困难的主要原因。二是，从前期文件的定义及内容来看，前期

5、文件的定义目前主要参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）中的定义，即指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。姚兰和高宇华界定前期文件的主要内容包括立项报批文件，建设用地、征地、拆迁文件，工程建设许可、备案文件、开工审批文件，合同及招投标文件，勘察、测绘、设计文件，以及财务审计文件等。[7，8]三是，从前期文件的管理来看，任红提出，前期文件的管理存在重项目建设、轻文件管理，文件管理漏洞多，文件收集与项目建设不同步等问题，[9]包括按“件”

6、管理和按“卷”管理两种方式。徐继铭也提出，应将项目前期文件、项目管理文件和项目竣工验收文件等材料，以“件”为整理单位，其好处在于简化了整理环节、提高了归档质量；保持了档案原貌、延长了档案寿命；弥补了工作中可能出现的归档遗漏问题；提高了工作效率，档案利用更加安全方便等。[10]这种管理模式是基于前期文件的双重属性，具有一定的合理性，但是成套性是科技档案区别于文书档案的主要属性，如若对前期文件实行按件管理，不利于保持工程项目档案的完整性和成套性。四是，从前期文件的控制来看，丛巧克指出，前期文件控制存在档案意识不高

7、、文件控制不足等问题。[11]王金荣认为，应通过建立文档管理制度、建设信息管理平台、文档部门积极参与项目各阶段建设等方式来加强控制。[12]加强对前期文件的控制能力是解决其管理问题的关键。综上可知，当前对工程项目前期文件的研究侧重于基础性问题研究，比如形成特点、定义及内容、管理等，缺少解决问题方法等方面的应用研究。本文提出按“盒”管理的解决对策，弥补了前人研究的不足，具有一定的积极作用，有力地推动了工程項目前期文件的规范化管理。三、大型国企工程项目前期文件现有管理模式分析在按盒管理模式提出之前，该大型国企工程

8、项目前期文件采用按“卷”管理的方式，其工程项目前期文件主要由投资管理部负责归档，投资管理部将其形成的项目文件分为经济类和技术类，分别由内设的两个部门负责整理归档。档案室设专门负责人对接投资管理部，定期接收投资管理部形成的项目文件，再按照项目对应的区块进行分发，由相应的档案整编人员按要求立卷归档。在立卷管理时期，形成的项目文件以纸质文件为主。这种管理模式理论上能够遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件的