excel对养老保险缴费管理的探讨

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1、Excel对养老保险缴费管理的探讨笔者所在林场从1991年11月起参加职工基本养老保险（1996年6月补办投保手续并缴费），养老保险业务由财务科和劳动人事科共同管理。个人应交费由劳人科计算上报批准后，下发给各单位代扣代交财务科，财务科收款后上缴自治区林业保险管理所。几年来，只在财务科“其他应收款”下设“养老保险”明细目记录收费情况。结果，每人应交、已交、欠交费没有个详细的数据。经常有职工来闹事，说是多交了保险费，要求退还。1999年5月，我们着手清查历年缴费情况。在清查工作中，发现有些单位只代扣而不上交，所扣款自己存着吃利息；有些人

2、根本就没交；有些单位上交代扣款时没有附交费人员名单。针对现状，我们在银行开设了保险专户，做到保险基金专款专用，明确只有收到款项时，才能算交费。运用Excel为每个职工设立个人缴费明细表，作为“养老保险”明细账的附表。这样经过清查，追收欠费，填写《机关事业单位职工养老保险手册》并发给职工核对签名，同时通过各种渠道和途径大力宣传参加职工养老保险的意义，使职工转变观念，提高了对参加养老保险的认识。使养老保险个人应交费的收缴难度降到了最低处，养老保险管理工作也步入正轨。在对职工养老保险个人交费管理方面，取得如此成果，得益于Excel工作表的

3、有效运用。下面将此个人缴费明细表的设计、编制、公式设计、使用方法等具体介绍如下。一、设计目标与账簿对应，简单明了，易于操作，直观实用，能随时查询。二、本表的设计与编制本表分四部分（见附表）：第一部分为基本情况，含：“单位代码”，人员所属内部单位，可以随着人员内部单位变动而变动。“微机编号”，每人固定一个编号，与保险手册中编号一致。“投保标志”，根据一定规律编制，其中小于20为在职人员，大于20则为不在职人员。“序号”，反映各人在职情况，由公式自动给出。“姓名”及其他认为必要的基本情况。基本情况部分，可以与其他有关职工管理方面的程序通

4、用。第二部分为各年缴费情况，含：“年应缴费月数”，“上年月均工资总额”，“缴费比例”，“个人月应缴费”，“个人年应缴费”，“个人年已缴费”，“累计个人应缴费”，“累计个人已缴费”，“累计个人欠缴费”。第三部分为各年缴费详情，含：各年度各月份分栏显示。第四部分为附加表，为方便管理而设计的统计表。本表可与上级年初核定的缴费名册相呼应。三、本表的公式设计行设计：第一行为表名。为方便工作，合计数署于表前，即第4行。D4单元格键入公式：=COUNT（D5：D960），显示所有在职人数。AI4单元格键入公式：=SUM（AI5：AI960），显示

5、个人应交费合计。将AI4公式复制到其余各栏：将光标定位于AI4，将鼠标指针放到右下角，呈黑＋字时，按住左键往右面拖曳到所需位置即可。列设计:“序号”显示在职情况,D5单元格内键入公式：=IF（E520，″″，1），表示假若E5大于20，D5为空白，否则等于l。使用填充柄（拖曳填充法）将公式复制到所需的末行。“个人月应缴费”等于相应年度“上年月均工资总额”“缴费比例”，AN5单元格内键入公式：=ROUND（IF（AL5=″″，0，（AM50．02＋0.04）），l），表示假若AL5为空白，则AN5等于0，否则等于AM5乘2％，积数末

6、见分进角后保留一位小数。使用填充柄将公式复制到所需的末行。“个人年应缴费”等于“应缴费月数”“个人月应缴费”，AO5单元格内键入公式：=AL5AN5，使用填充柄将公式复制到所需的末行。“个人年已缴费”等于第三部分相应年度各月缴费的总和，AP5单元格键入公式：=SUM（BX5：CK5），使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人应缴费”等于前面各年度“个人年应缴费”加本年度“个人年应缴费”，AQ5单元格键入公式：=AI5＋AO5，使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人已缴费”等于前面各年度“个人年已缴费”加本年度“个人年已

7、缴费”，AR5单元格键入公式：=AJ5＋AP5，使用填充柄将公式复制到所需的末行。“累计个人欠缴费”等于“累计个人应缴费”减“累计个人已缴费”，AS5单元格键入公式：=AQ5－AR5，正数表示欠缴数，括号内数据表示预交数。使用填充柄将公式复制到所需的末行。连续几栏（行）使用公式时，可一次复制公式，先选定要复制的这几栏（行）拖黑，用拖曳法统一复制。四、本表的实际运用平时按“微机编号”排序，临时使用可按具体需要重新排序。在合计行下插入一空行，使用筛选方式，单击工具栏“数据”——“筛选”——“自动筛选”。在筛选方式与“姓名”间拆分窗口，单

8、击工具栏“窗口”——“拆分窗口”，或“窗口”——“冻结拆分窗口”，光标在拆分窗口的右面活动，以调整屏幕所显示内容。单人交费时，采用查找方式在“姓名”栏直接查找，将光标定位于姓名栏，同时按[Ctrl]＋[F]键，输入所查找姓名，按[Al