多媒体网络技术在企业档案管理中的应用研究

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1、多媒体网络技术在企业档案管理中的应用研究：随着高新技术的不断发展，多媒体X络技术迅速地渗透到人类生活的方方面面，在企业档案管理中，应用多媒体X络技术理论方法，可以充分的开发利用企业档案信息资源，提升管理水平，为企业带来经济效益和社会效益。　　关键词：多媒体X络技术；档案管理；问题；对策　　：G270.7：A：1007-9599(2011)20-0000-02　　MultimediaNetent　　ChenHao　　(SichuanYa'anVocationalandTechnicalCollege,Ya'an625000,China)　　Abstract:IS(企业管理信息系统)的广泛应用，档

2、案管理系统将依托多媒体X络的现代化跨上了一个崭新的台阶。多媒体X络技术应用于企业档案管理中有以下几个优势：一是有效控制电子文件归档。电子文件通过“先归档后出图”的流程，避免纸质图纸与电子图归档不一致的情况出现，有效保证电子档案的完整性和准确性，而且极大地改变了电子文件被动接收归档的局面；二是简化归档手续。多媒体X络技术管理可免除归档者奔波找人签字、审核等层层手续，利用扫描技术将专业负责人的签名由手转为电子签名，形成法律效用，足不出户，省时省力；三是减少档案的差错率。利用多媒体X络技术管理档案，先由档案中心审核电子文件，如果有错误当即反馈给当事人，若无差错即可归档，这样做保质保量，减少纸张浪费，

3、又可节能增效。　　（四）建立企业高素质档案管理队伍　　为了适应企业发展的需要，满足企业档案管理工作的要求，必须不断加强档案人才队伍建设，这是企业向前发展的前提。这对档案人员专业素质提出了越来越高的要求。为了建立企业高素质档案人才队伍，必须从以下几个方面做出努力。一是注重档案专业人员选配。企业的改革和发展使档案管理工作面临范围广、内容新、任务重、责任大的挑战，所以要选择热爱档案工作，政治思想素质高，有高度责任心，有创新能力和钻研精神的工作人员，建立档案管理队伍，确保高效地完成本职工作；二是注重留住、引进高素质人才。企业不仅要注重留住现有高级职称的档案人才，而且又要注重引进复合型的人才，并且要合理

4、调整档案管理工的专业结构、年龄结构；三是营造浓厚的学习氛围，注重培养人才，满足企业发展的需要。企业要有计划，有目标地培训、选拔人才，采取自学和专业培训相结合，政治学习和业务学习相结合的方式，尽快培养和建立一支适应现代化发展管理的高素质企业档案管理队伍。　　三、系统建设中应重视的几个问题　　（一）选择好软件开发商　　技术条件在开发多媒体X络档案管理系统工作中占据重要位置，在这项工作中技术水平要求高，因此在选择软件开发商时要有充分的准备，做好充分的事前调查。进行系统开发工作前，要进行深入的调查研究，对开发商的规模以及售后服务等情况有所掌握。这方面应当算则选择科技能力较强、以及有先关方面经验的开发商

5、，在地域选择上，应当优先考虑本地区的开发商，为系统运营之后的维护管理等工作提供便利，如具体情况确实需要选择条件比较好的异地开发商，则应签订合同时，加入有关方面条款便于日后的协商，避免发生矛盾。　　（二）了解自身需求与档案录入　　需求在软件公司与档案管理部门扮演者纽带作用。在进行多媒体X络档案管理系统系统开发工作之前，档案管理人员要与软件技术人员进行充分的沟通，从而共同拟订档案管理系统的各个环节。这就要求档案管理人员首先对业务流程进行熟悉掌握。其次是要了解国家有关档案工作和计箅机信息系统管理的法律法规和业务技术标准，只有这样才能使X络多媒体档案管理系统更加全面、系统、规范、满足档案管理的需求，当

6、档案管理系统建成后，能发挥多大作用，与档案数据库是否丰富有着非常重要的关系。由于目前企业档案部门人力以及财力资源有限，在进行数据库建设的时候没必要将所有档案信息统一数字化，可以有计划、有重点的进行档案数据化工作。　　首先应对档案信息进行充分的了解，对企业档案利用率进行调查，并优先录入利用率高的档案信息；通过与各个部门相沟通，全面了解常用、急需的档案进行优先录入；珍贵的档案和照片等声像信息也应优先录人。　　在进行档案的录入前，应拟订相关计划和目标，并依照计划，将数据录人指标下达给档案人员，以便更有有效执行档案的录入任务。这样进行有计划的系统录入，就能形成一定规模的档案数据库。　　（三）X络多媒体

7、档案信息安全保密问题　　应加强对使用档案的用户进行统一管理。管理对象包括档案系统管理员，档案管理员，以及一般用户等，每位用户只有被赋予相当权限滞后，才允许进入范围操作。对于档案机读目录下的链接电子档案，应当进行审核和筛选，对有需要保密的电子档案，不能与机读目录进行链接，只提供目录。　　四、小结　　利用多媒体X络技术，提升档案管理水平，是企业更新档案管理观念，探索新的档案管理手段，转变档案利用服务方