多媒体技术在档案管理中的运用

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1、多媒体技术在档案管理中的运用黄翔李康于启云指导教师徐忠勇【摘要】随着时代的发展，信息对整个社会的进步显得越来越重要，大规模开发档案信息资源成为时代发展的必然，而如何高效率开发档案信息又不会对档案信息造成破坏成为研究的方向，而使用多媒体技术正好能解决了这方面的问题。【关键字】档案管理多媒体技术发展档案信息作为国家信息资源的重要一部分，对国家信息保存十分重要。同时随着时代信息的发展，信息的重要性与口倶增，人规模开发档案信息资源成为时代发展的必然。在档案管理中运用多媒体技术，为社会需要提供了具有针对性、时效性、主动性、广泛性的档案信息，并I

2、I为进一步提高档案信息资源的开发利用和管理捉供了技术上的巨大支持。对于多媒体这个基本概念，〃多媒体〃一词是指采用了音频和视频功能的软硬件技术,它包括了数字音响，全动态图像，超媒体连接.也就是说，多媒体是一种结合文字、声音、图像、动画和视频影像的交织组合C而多媒体技术是指将多种不同类型媒体集成输入到一个系统中去，形成相互联系和配合的有机整体，可在人机交互控制下对其进行处理和利用的综合技术。形象地说，多媒体技术是利川计算机将多种媒体信息以数字化的方式集成在一起，使计算机具有表现、存储和处理多种媒体信息的综合能力。它是一种跨学科的综合技术，

3、随着吋代的发展现在已逐步应用于档案管理工作中，对提高档案管理水平后很大提高。多媒体技术在档案管理中应用的开始交互性是多媒体应用有别于传统信息交流媒体的主要特点Z—。传统信息交流媒体只能单向地、被动地传播信息，而多媒体技术则可以实现人对信息的主动选择和控制。档案信息传统的模式是纸质形式，现在大多数档案馆的档案信息仍是以纸质档案为丄,但随着时代科技的发展，档案馆的信息化程度越来越人，对于数字化的档案信息，人们希槊以更好的方式来展现它，于是人们想到了利用多媒体技术来处理档案信息。这样处理后的档案信息便会拥有交互性，这样对于多媒体技术处理过的

4、档案信息，人们不再是被动的观众,你可以控制，可以交互作用，可以让它按你的需要去做。在一个报告中，你可以不管那些无用的东西而直接进入重要的数据，可以将感兴趣的全世界的报告和图片收集汇编到一起。这就是多媒体的力量和它与传统媒体(如书木和电视)的区别所在。于是多媒体技术开始档案管理中逐渐使用。二、现在多媒体技术在档案管理中的应用多媒体技术在档案信息管理中的应用多媒体山于能用多种感官接收信息,所以它给我们带来i种全新的感觉，转变了档案管理工作的枯燥、乏味、单一。同样，在档案信息管理中应用多媒体技术，改变了旧的工作方式，使传统的档案信息管理手段

5、发牛根本性的变化。多媒体技术的运用，使档案产牛的方式有所改变，从而改变了原有档案的载体形式。随着多媒体技术广泛应用于教学、科研、牛产、管理等工作领域，将会有大量的多媒体档案信息产牛。这样档案的前身将以机读文件和机读资料为主要形态，必然使档案以机读形式存在，如磁盘、光盘、传真件等。这些新型档案材料的管理与纸质载体档案的管理方式有很大的不同，下面介绍下多媒体技术带来的好处：(1)改变了目前文本档案与声像档案分开管理的界限多媒体技术的应用，使图、文、声像等各种档案实体集中管理，使视听一体化，为各类档案的再现提供了生动活泼的表现形式，这使得档

6、案信息的表现形式更加丰富，使得存储的档案信息内容不再单一，改变H前文本与声像档案分开管理的界限。（2）使得档案实现无纸世界成为可能多媒体技术利用数据压缩、光盘等海量存贮技术，可以存储大量信息，这使得档案实现无纸化成为可能，如果再配以宽带网络传递，各级各类档案部门通过信息联网，可实现数据共享，为档案的远距离服务提供了方便。各类多媒体档案信息通过网络高速传递，这不仅大人提高了档案的有效利川，还可使上下级之I'可有效的沟通，为远距离利川档案节省了时间，提高了效率。（3）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人力多媒体具有强人的图像、声音编

7、辑功能，可对声像档案进行高保真录入、播放输出以及多种检索服务等，实现快速查询，从而减少文件往來时间，节省人力物力。还可对目录格任意组合打卬输出，进行主题词主动标引，口动进行文件组卷等，可使档案管理人员从繁琐单调的工作中解放出來。（4）增加了档案信息的保密性多媒体技术的运用，使档案信息更加准确，保密性更高。多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案材料输出为能被电脑处理的数据，同吋避免了复印机对档案原件材料的损害，避免了复卬过程中可能出现的泄密情况以及利用者在查阅时翻阅其他文件的可能性。（5）提高档案信息管理能力简化归档程序是提高档案信息

8、管理能力的途径归档一直被视为档案丄作的起点。每年综合档案室都要接收大批的档案文件入库，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量大、任务繁重，基层档案工作人员大部分时间和精力都耗费在归档工作上。而多媒体技术的广泛应