对高校合同规范化管理的探讨

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1、对高校合同规范化管理的探讨随着高校的不断发展，高校与社会各行业的联系与协作日益增多，为了保障和维护高校的合法权益不受侵犯，防范财务风险，需要对各类经济行为通过合同管理来进行规范。高校的合同主要内容包括基建工程与修缮项目（含设计、监理、施工等）、物资设备采购、教材和图书资料（含电子图书资源）采购、大宗物资采购、低价易耗品的定期采购、绿化工程及维护业务、学生大宗保险业务、捐赠、资产出租出借、对外投资、合作办学、教科研的横向课题、校企合作等其他涉及经济内容和涉及学院权益的事宜。高校合同管理能有效预防合同

2、纠纷，减少腐败，促进党风廉政建设，提高资金的使用效益。同时对合同管理的规范化要求，作为对高校领导干部的考核内容，实行一票否决制，也是推进依法治校，依法理财，实现学校管理与运行机制的制度化、规范化、程序化的客观要求，对创建和谐校园有着十分重要的意义。　　一、高校合同管理中存在的问题　　（一）合同签订主体混乱，缺乏合同管理机构　　高校合同管理涉及的多个部门，如基建工程与修缮项目（含设计、监理、施工等）牵涉到基建处与后勤管理处；资产出租出借、对外投资牵涉到后勤管理处；物资设备采购、大宗物资采购、低价易耗

3、品的定期采购牵涉到资产设备处；教材和图书资料（含电子图书资源）采购牵涉到图书馆；合作办学牵涉到招生就业管理处；教科研的横向课题牵涉到教科处；校企合作牵涉到各系部等等，造成谁都能以部门名义对外签合同，一旦出现合同纠纷，谁都不承担责任，谁都负不起责任，最后由学校承担责任，同时多部门对外签合同，往往给合同的收集、归档管理造成了难度，给学校财务管理带来了风险和损失。如我校仅中国移动的捐赠合同就分别与学工处、团委、招就处、后勤与产业处、信息中心签订六个不同内容的合同，十分混乱，缺乏合同管理的主体，给学校的利

4、益带来了损失。　　（二）合同缺乏流程管理，内部牵制不到位　　合同管理是全过程的系统性行为，合同的管理分为制度、流程、表格、文本、档案几个方面的管理，流程管理又分为合同准备阶段管理、合同签约管理、合同履约管理、合同履约后管理。合同从订立前常出现对对方单位资质和履约能力审查不够；合同签署中出现合同没有经过承办部门、财务、基建审计等部门联合会签，重大金额没有经过律师对合同主要条款的审核等；合同签订后出现没有部门能监督合同的履行情况，如合同是否按时完成，完成的质量如何，是否有合同纠纷发生等；合同履行结束后

5、，没有主管部门将合同全部收集归档、妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料等等，结果给学校造成不必要的财务风险、税务风险以及法律纠纷等。　　（三）合同文本混乱，缺乏规范化的格式文本　　很多高校由于缺乏合同管理主体机构，合同大多由各合同承办部门签订，合同的格式五花八门，专业性差，往往忽视违约责任、争议解决等条款的约定，导致最终给学校带来利益损失。如有些合同仅限于口头搞“君子协议”，不签订书面合同；有的即使是书面合同，也不注意合同中的一些主要条款的约定及违

6、约处理的约定；更有甚者为了便于应付管理部门的审查,对于同一个项目,往往还要签订“正规合同”和“私下合同”两份,“正规合同”形式正规,内容合法,但双方并不真正履行,“私下合同”在形式上不完备,实际上属于不平等合同,会给高校的利益带来很大损失,并容易造成合同纠纷。　　二、高校合同管理规范化的具体措施。　　（一）加强法制观念，重视合同管理人员的培养　　1、高校领导应充分重视学校的合同管理，加强对合同的宣传和教育力度，强化全校教职工的合同意识和法制观念，举办关于《合同法》、《专利法》、《科技合同法》、《商

7、标法》、《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律法规讲座，使教职员工能够熟练地使用这些法律法规，这样就能支持和理解合同管理工作，自觉遵守规章制度。　　2、合同管理是一项专业性强、知识面宽、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作，因此对合同管理人员的选择和培养显得尤为的重要。学校可以根据实际情况，定期或不定期组织合同管理人员进行合同相关法律法规知识的专业培训和职业道德培训。通过培训使合同管理人员掌握合同订立与管理的技巧，培养其职业素养，促使高校合同管理人员的业务水平不断提高，保证合同的签订质量

8、。　　（二）建立健全合同管理制度体系建设　　1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校对各类合同的签订、履行和管理工作的规范，是全面推进依法治校，切实维护学校合法权益内部合同管理的基本准则。在制度中对合同管理的机构以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、变更、纠纷、责任等每一个工作环节均做出明确规定，明确对于涉及经济内容的合同，达到规定金额的项目必须经过正常的招投标程序后，才能进入合同签订程序，规范签订主体，严禁以职能部门或院系名义对外签订合同。　　2、要建立与合同管理制度相配