会计电算化内部控制探讨

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　　会计电算化内部控制探讨会计电算化工作的普及和深入给企业带来方便、快捷的同时，也给企业内部控制带来了极大的冲击。内部控制的好坏直接决定着电算化会计信息系统能否安全、可靠的运行，严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。为提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行就必须制定和实施的一系列控制方法和措施。　　一、会计电算化信息系统对内部控制的影响　　1.控制对象变化　　在手工会计系统中，是以对人的控制为主；但在电算化系统中，大部分处理由计算机完成，审查、复核等控制被削弱，财务人员只负责原始数据的编码、审核与输入、输出会计报表的分析，这样，内控对象由单一人工控制转变为对人与计算机的控制。　　2.控制重点转移　　实现会计电算化后，内部控制的重点转移到原始数据的输入方面。电算化系统下，一旦原始数据在输入中发生错误，计算机无法识别，只会将错就错地进行记账、编制报表等后续工作，自动处理数据的准确性，完全依赖于原始数据输入的准确性。 　　2.数据存储方式改变　　在手工方式下，会计信息以账、证、表等形式存储在不同的纸张上，很难不露痕迹地加以修改或伪造。但实行了电算化后，会计信息是以数据库文件的形式保存在磁光介质上，数据、文件等很容易被伪造、复制和修改，而不会留任何痕迹，另外磁或光介质对保存环境要求高，容易损坏，一旦损坏难以恢复。　　4.安全性及保密性问题　　现有的软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象，数据库呈开放状态、易于打开，电脑的系统数据和会计信息资料有面临被不留痕迹的浏览、修改的风险；计算机硬件系统存在物理性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因将导致会计数据的丢失；各种各样的病毒也对安全系统造成威胁，甚至导致系统的瘫痪。　　二、控制措施：　　1.强化操作权限意识，明细岗位责任 　　在会计电算化信息系统中，会计业务处理大部分由计算机完成，人为控制减少，削弱了会计审核功能，为保障会计信息的真实可靠，必须制定相应的组织和管理控制，从会计工作的特点入手，对系统中的各类人员进行严密分工，首先将业务授权、执行、保管和记录等不相容职位进行分离，其次是财务部门电算化岗位内部的职责分离，软件开发人员不能有记帐、修改、审核等权限；会计主管掌握操作人员的权限确定权，电算主管享有电算系统最高级管理权限，负责制定相关的管理制度，进行权限授予，管理操作信息的安全；电算系统维护员负责系统和设备的维护；操作员负责凭证的录入与复核工作，保证账务处理的真实与合法。各岗位通过相互稽核、相互监督和相互制约来减少错误和舞弊的可能。　　2.加强计算机硬件、软件管理　　计算机的软件和硬件是会计电算化工作的基础，只有做好软件和硬件的维护工作，减少计算机故障的发生，才能保证电算化工作的顺利进行。会计部门应设立系统维护岗位，负责系统的硬件设备和软件的维护工作。为了能够实现实时安全监控，必须设立“防火墙”，控制会计账套数据库的进出，在传输数据时进行加密，防止数据在传输过程中被泄漏、篡改或伪造，通过访问控制，身份识别等措施限制非法访问；控制一些软件的安装，尤其是数据库系统软件，以防止利用数据库系统打开账套数据库，进行非法处理，拒绝一切无关人员使用计算机。　　在会计电算化系统运行与维护过程中，企业还应重视对计算机病毒的防范，安装正版杀毒软件，切断“病毒”入侵的可能途径。采用具有强制备份的功能和一旦文件被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段的软件，关键性的硬件设备采用双系统备份。机房内用于动力、照明的供电线路与计算机系统的供电线路分开，配置安全供电系统、防辐射和防电磁波干扰等设备。 　　3.建立上机操作登记制度　　利用财务软件的权限控制功能，采用设置密码、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等手段来对上机操作进行控制。开机后，操作人员不能擅自离开现场，如需离开，应退出工作界面，等回来后重新登录；各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整真实的原始凭证；对输入的数据如有疑问的，应及时核对，不能擅自修改；发生输入内容有误的，需按系统提供的功能加以改正，并且系统只能提供留有痕迹的更改功能，对已结账的凭证与账簿以及机内账簿生成的报表数据，系统不能提供更改功能，修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正。建立输出授权制度控制，只有具有相应权限的人才能执行输出操作；打印输出的资料要进行登记，资产的文件输出要经过有关人员授权，并经过有关人员审核签章。完成操作后，必须做好数据备份和系统安全处理，方可退出电算化系统；用操作日志记录每天的操作时间，操作内容、操作人员姓名、故障情况等，定期打印“计算机操作日志”并妥善保管，以备日后查询。　　4.建立健全档案管理制度 　　企业应根据电算化会计档案的特点，做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。需要存档的必须有会计主管和系统管理员的签章，定期对所有档案进行备份，备份的磁盘介质应贴好明细标签归档，存放在安全、洁净、防潮防磁的地方，指定专人妥善保管、尽量存储于两个空间位置不同的地方分别保管。磁盘介质原则上不予外借，如有必要，可采取复制的办法借出。如果原件借出，必须严格进行登记并告之其使用办法，收回时应严格检查存储内容的完整性及安全性。文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记。　　5.强化内部审计　　审计人员应定期对会计电算化系统的各个环节进行核查监督，以防舞弊行为的发生。对会计资料定期进行检查，主要检查全计电算化账务处理正确与否，是否遵照会计法规行事，审核签字是不是符合本单位的内控制度要求，凭证附件是否完整等。审核计算机内部数据与书面资料的一致性，监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。　　6.坚持以人为本的原则，有效实施内部控制　　会计电算化系统的实施主体是“人”，无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，都只是形式，发挥不了其应有的作用。因此在制定制度的同时，应加强执行力建设，重视人在内部控制中的主导作用，坚持以人为本的原则，有效实施内部控制。激励会计人员不断加强自身的职业道德教育和技能培训，努力使自己成为兼具会计专业知识和计算机知识的复合型人才，以适应电算化系统实施人机控制的要求。 　　企业应从实际工作出发，建立和完善更为科学的电算化内部控制制度，充分发挥会计电算化的高效性及准确性，不断提高会计工作水平和会计信息的质量，确保企业财产的安全完整，为企业经营决策提供完整的信息，创造更高的效益。