文书档案管理的数字化管理模式探索

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1、文书档案管理的数字化管理模式探索文书档案管理的数字化管理模式探索署名：查荣（杨凌职业技术学院，陕西杨凌712100）简介：查荣（1973年6月），女，陕西长安人。杨凌职业技术学院党政办公室，档案馆员。主要从事高校档案管理及研究工作。.17.8651658：为了能够有效地对文书档案进行管理，深入地剖析了数字化管理模式在其中的应用。首先，分析了建立文书档案数字化管理模式的必要性；接着，总结了目前文书档案数字化管理所面临的问题；最后，提出了完善文书档案数字化管理的对策。关键词：文书档案；数字化；管理模式随

2、着经济的不断进步，文书档案的管理模式也应该不断更新。整理和收集文书档案的电子文件，不断推行电子化管理方法，是目前文书档案管理需要解决的主要问题，进而能够提高文书档案的管理水平。文书档案的数字化管理模式主要是应用不断发展的数字化技术，比如，数字压缩、文件扫描、影音文件以及视频文件等，通过文字识别技术获得图片文件，并且利用先进的存储管理手段将图片储存于数据库中，有利于对文书档案的及时检索，同时凭借X络技术实现文书档案的数字化管理。基于数字化管理模式的文书档案管理模式可以实现X络共享和文书档案的远程传递，

3、可以建立起及时、快速、精确、全面的数字化档案管理系统，从而能够实现文书档案的智能检索，最终能够提高文书档案的利用率。一、文书档案数字化管理的必要性（一）文书档案数字化管理是信息交流的基本要求。目前经济正在飞速发展，文书档案的使用需求不断增加，在各部门之间进行文书档案的交流日益频繁，因此，人们需要一种更加便捷、有效的途径获得各类所需要的文书档案，需要文书档案管理部门能够建立一种有效的文书档案数字化管理模式，从而能够实现部门之间文书档案的信息共享。目前，数字化技术水平飞速发展，并且在很多领域得到了广泛的

4、应用，所以，文书档案的数字化管理是文书档案信息资源管理的关键。（二）文书档案的数字化管理是档案管理现代化的主要模式。随着信息技术的不断深入，文书档案的管理应该紧跟时代前进脚步，不断地进行文书档案的信息化管理模式的创新，极大地提高文书档案的管理效率，转变传统的文书档案管理的模式，因此，文书档案的管理模式应该顺应时代的发展方向，充分地发挥出文书档案信息资源管理的功能。数字化管理模式文书档案现代化管理的关键方法，是文书档案管理和信息技术、X络技术、多媒体技术等现代化数字技术相结合的产物，在文书档案管理应该

5、得到全面的推广，这样才能真正地促进文书档案信息管理的创新发展，能够有效地满足各部门对文书档案的实际需要[1]。二、文书档案数字化管理所面临的问题文书档案的数字化管理模式是提高档案现代化管理水平的主要方式，文书档案数字化管理的模式中，档案管理机构在进行文书档案管理的过程中投入了大量的人力、物力，并且对文书档案进行了非常烦琐的数字化加工处理。数字化加工需要将文书档案通过图片扫描的方式转换为电子文档，并且将电子文档录入到数据库中的某个路径下，文书档案的需求者可以通过相应的路径检索到自己所需要的档案信息。然

6、而文书档案管理机构在对文书档案进行数字化管理的过程中没有关注文书档案数字化信息的元数据，缺乏对文书档案数字化信息的管理，因此，文书档案数字化管理面临着许多问题需要进一步地解决。（一）文书档案的形式多样，整理和储存困难目前，各部门的文书档案内容比较繁多，形式也多种多样，假如还利用传统的档案管理方法对其进行分门别类地管理，流程会非常复杂，而且管理效果也不够好，同时一些档案管理工作人员需要花费较多的时间对众多的文书档案进行管理，文书档案管理的水平无法达到要求。传统的文书档案管理模式存在着比较大的缺陷，由于

7、文书档案的数量较多而占用较大的空间，如果文书档案的储存环境不佳，可能会导致文书档案的损坏，因此在数字化管理方法上还没有得到进一步的发展[2]。（二）文书档案的数字化管理所需要的软件技术发展迅速。文书档案数字化管理的基础保障是文书档案管理的配套设施、管理软件以及操作系统，这些因素是文书档案能够进行灵活录入和检索的前提。目前，信息技术不断发展，计算机的升级速度惊人，因此，经常出现文书档案的管理软件和计算机硬件之间不兼容的现象，经常产生无法读取文书档案信息的情况，一些情况下，新的软件无法使用，因此，这一方

8、面给文书档案管理提出了新的挑战。（三）文书档案信息安全性容易受到影响。在信息化条件下，虽然文书档案信息管理便利性得到了较为明显的体现，但是其信息安全性同时受到了一定的威胁。在X络环境下，文书档案信息保密性和安全性受到影响的主要是原因有以下两点：一是文书档案信息管理人员自身素质不高，其安全意识和保密意识较弱，特别是对于一些向公众发布的信息缺少严格审查和管理。在缺少计算机安全知识和X络安全知识的情况下，操作人员的信息管理操作程序不规范，数据备份不及时等，从而造成文书档案信