对涉密档案管理模式的探索研究

《对涉密档案管理模式的探索研究》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、对涉密档案管理模式的探索研究摘要：针对涉密档案利用过程中存在的问题，在对保密管理与涉密档案管理对比分析的基础上，提出了将保密管理融入涉密档案管理的思路，并给出了信息化条件下涉密档案利用的措施，从而达到既实现涉密档案的充分利用、又能满足保密要求的目的。中国4/vie　　关键词：档案管理；涉密档案；保密管理；信息技术　　1引言　　涉密档案是指涉及国家秘密或权利人商业秘密的档案。这类档案由于对知悉范围的限制，往往重管轻用，甚至只管不用，使得其价值难以发挥[1]。另外，管理上的不完善，还可能导致国家秘密或商业秘

2、密被知悉范围以外的人员知悉，让国家安全和利益受损，使权利人利益损失。为了有效解决上述两类问题，本文尝试将保密管理有机融入到涉密档案管理之中，使涉密档案在满足保密管理要求的前提下得到充分的利用，发挥其应有的作用[2]。　　2研究对象　　2.1保密管理的概念。保密管理就是保守秘密，使之不被泄露，其保护的对象是国家秘密或商业秘密。国家秘密是指关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项[3]。商业秘密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的

3、技术、经营信息[4]。国家秘密和商业秘密的共同点：一都具有秘密性；二都关系权利主体特定的利益或权益；三都必须采取相应的保密措施加以保护[5]。同时，两者又有区别：一涉及利益不同；二所有权性质不同；三定密主体不同；四确定程序不同；五处置权限不同[5]。　　2.2涉密档案管理的概念及分类。涉密档案管理是指对涉及国家秘密或商业秘密的档案的管理和利用。按照国家秘密和商业秘密的相关管理规定，国家秘密分为绝密、机密和秘密三类[6]，商业秘密分为核心商密和普通商密两类[7]。所以涉密档案可分为绝密、机密、秘密、核心商

4、密、普通商密五类，见图1。　　3保密管理与涉密档案管理对比分析　　以下分别从管理的目的、对象、模式、环节和架构方面对两者进行对比分析：　　3.1两者在管理目的上存在一致性。保密管理工作的一项重要原则是“既确保涉密信息安全，又便利信息资源合理利用”，而档案管理的主要目的是“对档案资源有效利用与开发，使其充分发挥社会效益和经济效益”。所以，在推进涉密档案资源的合理利用时，保密管理与涉密档案管理的目的是一致的，这使得两者有了共同工作的方向。　　3.2两者在管理对象上存在统一性。涉密载体既是保密管理的对象，也是

5、涉密档案管理的对象，它是指记录了国家秘密或权利人商业秘密的纸介质（纸质文档）、光介质（光盘、胶片等）、磁介质（磁带、硬盘等）和电介质（优盘、SD卡、CF卡等）。只是涉密档案管理侧重的是对原始资料的留存、保管和利用，而保密管理侧重的是对记录有涉密信息的各种载体的管理。管理对象上的一致性使得两者有了相同的抓手。　　3.3两者在管理环节上存在交叉性。从保密管理的视角来看，涉密档案的管理涉及涉密载体的标密、定密、制作、收发、传递、使用、复制、保存、维护/维修、销毁、运输等环节[7]。从档案管理的视角来看，涉密档

6、案的管理可以分为三个阶段八个环节：三个阶段是指涉密档案入库前、入库管理和出库后；八个环节是指涉密档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目/检索、编研和利用[8]。在涉密档案产生时，存在涉密载体的定密、标密、制作、复制、销毁、收发、保存、传递、使用和建账等管理环节；在涉密档案搜集、整理、鉴定时，又有涉密载体的移交、签收、使用、保存、传递和建账等管理环节；在涉密载体保管、统计、编目/检索、编研和利用时，又存在涉密载体的移交、签收、保存、传递、解密、使用、复制、降密/解密、维护/维修、建账等管理环节；在涉密载

7、体销毁或迁移时，还有涉密载体的销毁、运输和移交等管理环节，见图2。两者在管理环节上的交叉性，使得实际业务相互交融、密不可分。　　3.4两者在管理架构上存在相似性。涉密档案作为一类特殊的档案，其管理也必然遵循档案管理的相关要求。保密管理和档案管理虽然分属不同的专业领域，但在宏观管理层面却有着相似的架构，对比如下：　　3.4.1都有国家立法支撑。保密管理有《保密法》、档案管理有《档案法》，并且分别都有相应的实施办法。同时，《档案法》在第十四条明确要求涉密档案的管理和利用、密级的变更和解密，必须按照国家有关保

8、密的法律或行政法规的规定办理，这也为涉密档案的管理提供了依据。另外，保密管理过程中形成的重要档案也应按照《档案法》的相关要求进行管理。　　3.4.2都有专门的组织机构进行管理。保密管理部门不仅是一级行政机构，而且也是其所属组织机构保密委员会的常设办事机构；档案管理部门更是“一套人马、两块牌子”，既是行政管理机构，也是档案管理部门。　　3.4.3都有固定的活动时间。每年的5月是我国的“保密活动月”，国家保密局都会部署相应的活动要求和重点工作；